獨立學(xué)院二級教務(wù)管理存在的問題與對策

馬香品

（1.西安科技大學(xué)高新學(xué)院，陜西 西安 710109；2.西北大學(xué) 經(jīng)濟管理學(xué)院，陜西 西安 710069）

獨立學(xué)院經(jīng)過十多年的探索，現(xiàn)已得到了有效的發(fā)展，全國303所獨立學(xué)院的辦學(xué)規(guī)模日益擴大。[1]以筆者所在學(xué)院為例，由建校之初的200余學(xué)生、10余名教職工，發(fā)展到今天的1.5萬余名在校生、600余名教職工。辦學(xué)規(guī)模擴大，要求獨立學(xué)院由以增加學(xué)生人數(shù)、提升教學(xué)設(shè)施為主的外延式發(fā)展轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕴岣呓虒W(xué)質(zhì)量與經(jīng)營水平為主的內(nèi)涵式發(fā)展模式上來。以前粗陋、簡單的教務(wù)管理模式已不能適應(yīng)獨立學(xué)院的發(fā)展需要。因此，實行二級教務(wù)管理體系，是獨立學(xué)院發(fā)展過程的必然選擇，是提高教學(xué)管理水平、教師教學(xué)質(zhì)量和學(xué)生學(xué)習(xí)效果的客觀要求。

所謂二級教務(wù)管理，就是實行大學(xué)（學(xué)院）、二級院（部、系）分級管理教務(wù)工作等高校管理模式，其宗旨是通過降低管理重心，下放管理權(quán)利，調(diào)整管理跨度，規(guī)范管理行為，對學(xué)院教育資源重新整合和優(yōu)化配置，形成院、二級院（部、系）兩級教務(wù)管理層次，建立起學(xué)院宏觀調(diào)控、以二級院（部、系）為中心的高校教務(wù)管理機制，促進學(xué)院教學(xué)資源的整合和發(fā)展，激發(fā)二級院系的工作活力，提高教師的教學(xué)水平與學(xué)生的學(xué)習(xí)效果。

獨立學(xué)院與公辦院校、民辦院校的二級教務(wù)管理從模式到內(nèi)容皆有所不同。文章通過筆者的管理實踐與調(diào)研，結(jié)合現(xiàn)代教務(wù)管理理論，分析了當(dāng)前獨立學(xué)院二級教務(wù)管理存在的問題，提出了完善二級教務(wù)管理的有效措施。

一、獨立學(xué)院二級教務(wù)管理的地位與現(xiàn)狀

從管理學(xué)的角度來講，組織的管理水平和工作效率的高低，直接影響該組織的工作質(zhì)量及事業(yè)發(fā)展。所以，二級教務(wù)管理水平的高低，也必將直接影響著獨立學(xué)院的教學(xué)水平與發(fā)展能力的高低。因此，獨立學(xué)院應(yīng)將二級教務(wù)管理作為學(xué)校的中心工作來重視。

就獨學(xué)學(xué)院教務(wù)管理模式的現(xiàn)狀來看，多數(shù)獨立學(xué)院的教務(wù)管理已由母體院校完全托管模式，通過半托管模式，發(fā)展到了獨立管理模式；[2]多數(shù)獨立學(xué)院的二級學(xué)院（部、系）已是教學(xué)實施的主體管理機構(gòu)。二級學(xué)院（部、系）教務(wù)管理的職責(zé)范圍有：落實學(xué)校教學(xué)計劃和完成教學(xué)任務(wù)，組織實施教學(xué)活動、開展教學(xué)研究，進行教學(xué)運行管理、教師管理，教學(xué)基本建設(shè)管理，執(zhí)行和落實學(xué)院相應(yīng)的規(guī)章制度，負責(zé)學(xué)院專業(yè)、師資隊伍、實踐教學(xué)設(shè)施、教材資料等的建設(shè)。二級教學(xué)管理隊伍由學(xué)院院長、分管教學(xué)的副院長、教務(wù)主任、教務(wù)副主任、學(xué)科帶頭人、教研室主任、教學(xué)秘書等組成。[3]

就獨立學(xué)院二級教務(wù)管理的組織來看，二級教務(wù)管理直接由教務(wù)辦主任、副主任與教學(xué)秘書執(zhí)行。教務(wù)管理人員受二級學(xué)院和學(xué)院教務(wù)處雙重領(lǐng)導(dǎo)，是學(xué)院與教師、學(xué)生溝通的橋梁，在教學(xué)管理中扮演著傳達者、組織者的作用。二級教務(wù)管理隊伍的素質(zhì)與能力，直接決定著各二級學(xué)院（系、部）的教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)效果。

就目前二級教務(wù)管理的作用來看，二級教務(wù)管理通過執(zhí)行、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督等工作形式，發(fā)揮著管理與服務(wù)的雙重職能，其工作成效決定著獨立學(xué)院的教學(xué)管理水平。筆者在西安地區(qū)的多所獨立學(xué)院走訪了解到，教務(wù)管理好的獨立學(xué)院二級學(xué)院（部、系），不僅有著合格的教務(wù)管理隊伍，還有著系統(tǒng)與完善的教學(xué)與教務(wù)管理體制與信息化管理模式；而相反，教務(wù)管理隊伍是拼湊起來的，管理隊伍素質(zhì)與能力差，相關(guān)制度缺乏，得不到貫徹實施的二級學(xué)院（部、系），學(xué)生、教師皆有怨言，教學(xué)效果與前者相差明顯。教務(wù)管理好的獨立院校，其社會形象與口碑明顯要好。

二、當(dāng)前二級教務(wù)管理存在的問題與不足

近年幾年來，隨著獨立學(xué)院管理重心的下移、二級管理的深入、二級學(xué)院（部、系）教務(wù)管理工作范圍不斷加大，涉及面越來越寬，而相應(yīng)的教務(wù)管理人才、管理制度與管理措施未做及時調(diào)整與提升，二級教務(wù)管理中的問題與不足日益突顯出來。

（一）對教務(wù)管理重視不夠

雖然多數(shù)獨立學(xué)院及二級院系的領(lǐng)導(dǎo)在口頭上很重視教學(xué)工作，但對教務(wù)卻不夠重視，不愿高薪聘請有經(jīng)驗的高水平的教務(wù)管理者，多讓一些沒有教學(xué)和管理經(jīng)驗的青年人來做；崗位設(shè)置也缺乏老中青三結(jié)合的梯隊結(jié)構(gòu)，加上青年人變動快，常跳槽，導(dǎo)致多數(shù)二級院系在教務(wù)管理上矛盾重重，問題多多。

（二） 教務(wù)管理制度不完善

完善的制度，是與機構(gòu)相適應(yīng)、促進機構(gòu)良性運行的規(guī)則。多數(shù)獨立院校沿用母體高校的教務(wù)管理制度，并不符合獨立學(xué)院專業(yè)設(shè)置、教師隊伍水平與學(xué)生素質(zhì)的實際情況，有些制度甚至成為提高教學(xué)管理的桎梏。二級學(xué)院的教務(wù)管理工作是學(xué)院最基層、最繁瑣的管理工作，涉及教學(xué)和教務(wù)、教師和學(xué)生的方方面面，時間性強，較易因失誤而引發(fā)教學(xué)事故。有的二級教務(wù)管理工作責(zé)權(quán)不明，導(dǎo)致相互推諉；而有些教務(wù)人員又身兼數(shù)職，疲于應(yīng)付；有的獨立學(xué)院二級教務(wù)管理制度沒有相應(yīng)的考核、獎罰措施，導(dǎo)致教務(wù)管理松散，多數(shù)不按規(guī)章制度執(zhí)行，使教務(wù)管理制度形同虛設(shè)。

（三）教務(wù)管理運行機制不健全

任何制度都不是單獨運行起作用的，需要有配套制度一起形成運行機制。有的院校雖然初步建立了一套新的教務(wù)管理制度，但與其配套的部分溝通與員工激勵機制卻并未建立。教務(wù)管理過于強調(diào)職能分工，集合性的業(yè)務(wù)流程分割成各種簡單的專門化的任務(wù)，使得各部門間缺乏有效的信息交流和協(xié)作，時常出現(xiàn)重復(fù)勞動、辦事效率低下的現(xiàn)象；競爭和激勵機制不完善，教務(wù)管理人員責(zé)任感淡薄。一些開始滿腔熱情，工作積極的管理人員，發(fā)現(xiàn)提拔機會少，長期得不到激勵，也從此變得消極起來。獨立學(xué)院根據(jù)自身特點與特色，制定教務(wù)管理配套運行機制迫在眉睫。[4]

（四）教務(wù)管理隊伍不穩(wěn)定

由于責(zé)權(quán)不明、缺乏激勵與溝通機制，導(dǎo)致教務(wù)管理人員頻繁變動。二級學(xué)院教務(wù)管理工作既廣又雜，隨時都要與學(xué)生、教師、學(xué)院很多職能部門接觸，溝通日常教學(xué)管理工作。如果責(zé)權(quán)不明，很容易導(dǎo)致相互推諉、指責(zé)；有時一個簡單的工作安排下去，會遇到很多學(xué)生或教師弄不清楚，需要一個一個地解釋，造成教務(wù)管理人員負擔(dān)重、壓力大；加上缺乏激勵機制，缺乏成就感，從而導(dǎo)致工作主動性較差、積極性不高，最終選擇離職。同時多數(shù)教務(wù)人員離職匆忙，無工作交接程序，新上任的教務(wù)人員只得從頭摸索，重新開展工作。教務(wù)管理隊伍不穩(wěn)定，使二級教務(wù)管理亂而無序。

（五）教務(wù)管理者素質(zhì)較低

教務(wù)管理需要教務(wù)管理人員不僅要有較高的管理水平與職業(yè)素質(zhì)，還要熟悉教師與學(xué)生，具有良好的溝通能力與心理素質(zhì)。而目前的教務(wù)管理者絕大部分本科生，年齡介于20～30歲之間，具有一定教務(wù)管理經(jīng)驗的中青年教學(xué)管理人員寥寥無幾；加上部分教務(wù)管理人員還沒有樹立管理就是服務(wù)的思想，工作責(zé)任責(zé)任心不強、服務(wù)意識淡薄，經(jīng)常讓學(xué)生或者教師為一個小問題跑來跑去，問題卻得不到解決；教務(wù)管理人員不嚴格履行崗位職責(zé)，“憑經(jīng)驗辦事”，工作程序很不規(guī)范，出現(xiàn)失誤沒有直接的監(jiān)督管理部門，導(dǎo)致教務(wù)管理工作問題重重。

（六）教務(wù)管理信息化水平低下

目前，多數(shù)獨立學(xué)院已經(jīng)完成了基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，初步實現(xiàn)了教務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化和信息化。但仍有部分獨立學(xué)院尚未完成教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)工作，教務(wù)管理人員仍然從事著繁雜的重復(fù)的手工紙質(zhì)管理操作，排課、安排考試、學(xué)籍管理等繁雜的教務(wù)工作，一直采用手工操作，這種方式越來越難以適應(yīng)當(dāng)前教學(xué)管理的需求，導(dǎo)致管理效率低下。

三、完善二級教務(wù)管理的途徑與措施

針對獨立學(xué)院二級教務(wù)管理工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題，筆者結(jié)合自己的工作經(jīng)驗，提出以下幾條途徑及措施，以期提高獨立學(xué)院的二級教務(wù)管理水平。

（一）提高教務(wù)興教、教學(xué)強校意識，建立穩(wěn)定、專業(yè)的二級教務(wù)管理隊伍

首先，面對越來越激烈的社會招生競爭，獨立學(xué)院必須提高教務(wù)興教、教學(xué)強校意識。這就要求獨立學(xué)院必須引進專業(yè)的教務(wù)管理人才，建立穩(wěn)定、專業(yè)的教務(wù)管理隊伍。其次，要重視教務(wù)管理員人員的待遇，讓他們從心里感到溫暖，感到自身的存在價值和重要性，制定教務(wù)管理隊伍的工資待遇、職稱評定、職務(wù)晉升等措施。使教務(wù)管理人員愿意留守教務(wù)崗位，并干得順心和舒心。再者，還應(yīng)該切實加強教務(wù)管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平的培訓(xùn)。對教務(wù)管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，既有利于教務(wù)管理隊伍管理水平的提高，也利于管理隊伍的穩(wěn)定。總之，獨立學(xué)院必須通過各種途徑使教務(wù)管理人員盡快掌握新的管理技術(shù)和手段，實現(xiàn)管理的規(guī)范和高效，提升他們的業(yè)務(wù)能力和管理水平。

（二）完善教務(wù)管理及配套制度

1.加強規(guī)章制度體系建設(shè)

二級教務(wù)管理工作必須有制度可依、有機制可行。應(yīng)根據(jù)學(xué)院的相關(guān)規(guī)章制度，制定出符合本院特點的教務(wù)管理制度，使之便于操作，易于理解。同時還要建立一套嚴格的教學(xué)保障體系，如期中教學(xué)檢查、學(xué)評教、教育學(xué)督導(dǎo)等，確保學(xué)校教學(xué)的計劃性和有序性，保證教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)定和提高。

2.規(guī)范各類教學(xué)檔案

教學(xué)檔案內(nèi)容包括：教學(xué)文件、師資建設(shè)資料、學(xué)生管理文件、實驗室建設(shè)及實驗室論證、評估、申報及審批材料等。二級學(xué)院要做好教務(wù)管理工作就必須樹立檔案意識，按照規(guī)定規(guī)范建立教學(xué)檔案，做到專人管理。

3.建立高效的溝通協(xié)作機制

要保證整個教學(xué)過程的有效運行，首先要處理好院、二級院兩級關(guān)系，兩級之間必須相互溝通，協(xié)調(diào)配套，形成合力。其次要理順教學(xué)過程中的各個環(huán)節(jié)的關(guān)系，因此教學(xué)管理各個環(huán)節(jié)需要密切配合、協(xié)調(diào)一致發(fā)揮整體優(yōu)勢。再次，要處理好教學(xué)管理工作與教學(xué)工作、教學(xué)管理干部和教師之間的關(guān)系，教學(xué)管理工作與教學(xué)工作、教學(xué)管理干部和教師之間雖然各有分工，但工作任務(wù)相互關(guān)聯(lián)，要做好工作還需加強相互之間的交流和溝通，工作中互相理解、互相支持。

4.規(guī)范教學(xué)過程

二級教務(wù)管理規(guī)范化的關(guān)鍵是過程規(guī)范化。二級教務(wù)教學(xué)管理應(yīng)該建立以主管教學(xué)院長為核心的，以教務(wù)辦主任協(xié)助主管教學(xué)院長的、以教研室主任為輔助的，以教師為基礎(chǔ)的縱向教學(xué)監(jiān)控和運行機制；同時要進一步建立以主管學(xué)生工作為核心的，以年級輔導(dǎo)員為輔助的，以學(xué)生自我管理組織為基礎(chǔ)的橫向教學(xué)反饋機制。將兩者有機的結(jié)合，有力促進教學(xué)質(zhì)量的提高。二級院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)管理人員及其教研室主任等要經(jīng)常深入課堂聽課，及時解決教學(xué)中存在的問題，樹立良好的教風(fēng)和學(xué)風(fēng)。建立教學(xué)管理過程預(yù)警機制，包括學(xué)生考核預(yù)警機制、學(xué)生成績預(yù)警機制和學(xué)分預(yù)警機制，促進學(xué)校、教師、學(xué)生與家長一起做好教學(xué)工作。[5]定期召開二級院教學(xué)工作會議，統(tǒng)一思想，解決教學(xué)中出現(xiàn)的問題，保證教學(xué)計劃的進行，提升教務(wù)管理及教學(xué)質(zhì)量。

5.建立教務(wù)工作目標(biāo)考核與獎罰制度。

現(xiàn)代管理學(xué)認為，工作目標(biāo)是做好工作的方向與核心要求，也是考察工作效果的主要指標(biāo)。因此，現(xiàn)代企業(yè)管理多數(shù)采取目標(biāo)考核管理。作為獨立法人的獨立學(xué)院，在制定目標(biāo)、聘用人才、考察人才上，比母體院校更具有靈活性與自主性，應(yīng)充分發(fā)揮其目標(biāo)管理的優(yōu)勢，制定教務(wù)工作目標(biāo)考核制度，對二級教務(wù)管理人員按月、季、學(xué)期進行公開考評考核，獎勵優(yōu)秀，淘汰劣者。讓“做好做壞不一個樣”。這樣才能真正保障二級教務(wù)管理工作充滿活力與方向。

四、結(jié)語

總而言之，獨立學(xué)院二級教務(wù)管理是獨立學(xué)院教學(xué)工作的主要內(nèi)容與中心工作。面對新的形勢和新的問題，獨立學(xué)院的管理者必須不斷建立健全教務(wù)管理機構(gòu)和管理制度，加強教務(wù)管理隊伍的素質(zhì)和能力建設(shè)；通過目標(biāo)考核與獎罰措施，激發(fā)教務(wù)管理人員的工作熱情，激勵他們積極進取、大膽創(chuàng)新教學(xué)管理模式和機制，從而保證獨立學(xué)院二級教務(wù)教學(xué)管理工作有序開展和教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

[1]教育部.2012年全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計公報[Z].

[2]高潔.獨立學(xué)院系級教務(wù)管理初探[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2011，（12）.

[3]李景寶.淺議獨立學(xué)院的教務(wù)管理模式[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報，2007，（9）.

[4]歐子艷.獨立學(xué)院教務(wù)管理中存在的問題及對策研究[J].蘭州教育學(xué)院學(xué)報，2011，（2）.

[5]喻夜蘭，許春英，等.獨立學(xué)院教務(wù)管理工作特點及增效措施[J].湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2008，（4）.