當前我市人事檔案管理過程中出現的問題和建議

葉文燕

【摘 要】人事代理相關服務是基于人事檔案的管理實現的。人事檔案的作用是知人用人的重要依據，是人才開發的重要信息源。一份人事檔案可以提供一個人成長的基礎數據和系統全面的信息。人事檔案管理過程中存在很多不規范的操作，容易造成檔案更新不及時、材料缺失等問題，給人事檔案管理工作帶來困難。

【關鍵詞】人事檔案；管理

人事檔案是人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、工作實績、政治思想等內容。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，從而提高人事檔案的管理和利用水平。

一、我市人事檔案管理過程中出現的問題

（一）人事檔案利用目的轉移，利用率的下降。一是檔案功能的弱化。以往檔案作為記錄個人學習、工作經歷、考核獎懲、思想政治狀況等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，幫助確定干部身份、代繳養老保險、保留連續工齡、轉正定級、調整檔案工資等。而隨著社會制度的改革，情況出現了一些新變化。如溫州市已打破干部身份這一說法，養老保險、醫療保險可以代繳，企業工資實行靈活制，不再完全依據檔案情況等。二是以個人代理為主導致的檔案動態更新慢，代理少。數據庫顯示，2013年溫州市生源的畢業生為41600人，但是全市畢業生到檔數為27156個，前來辦理有單位代理的有15760人，個人未就業代理的為1319人。主要是有的學生的檔案滯留在畢業院校，有的轉到省高校畢業生就業指導中心，有的轉給用人單位。三是檔案保管收費機制引發的棄檔。現在溫州市本級的檔案保管還是有償機制，對于需辦理人事代理手續和檔案更新要按有關規定收取一定的檔案保管費。因此，人才服務機構出現了人檔分離的現象，給人事檔案管理帶來日益劇增的壓力。

（二）檔案管理人員業務不熟悉，檔案管理制度執行差。一是在人事檔案的管理中，很多人才服務機構或者單位缺乏專業的人事檔案管理人員，檔案管理人員很多是臨時聘用的，有些是行政或人事部門人員兼職，并且沒有組織專業知識培訓，以致檔案管理人員專業程度不夠。二是人事檔案長期得不到整理，最常見的是一個人的材料一個文件袋，有歸檔材料時往里一裝，根本做不到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。有的單位組織不相關人員對檔案進行整理，有的甚至整理自己或親屬的檔案，嚴重存在零亂無序、檔案泄密和材料丟失等問題。

（三）管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已經被普遍采用，但在我市一些先進技術手段還沒有充分體現和發揮。人才服務機構和一些有人事檔案保管權限的單位僅收集整理材料，只立足于管理，對現代化、信息化很少涉及。對需要政審的人事檔案，用人單位還需到人才服務機構進行手工調閱，基本沒有實現無紙化、網絡化閱檔。

（四）硬件設施差。對于檔案室管理必備的條件落實差，個別單位沒有專門的檔案室，有的單位檔案多，檔案室狹窄、潮濕、設備不配套等現象，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀、整潔，以及檔案的完整性。

二、對我市人事檔案管理的建議

（一）在人事檔案信息的開發利用上，應從形式上由完全被動變成部分主動服務，從內容上由單一狹窄變為豐富全面。一是不僅人事組織部門、人事檔案管理人員應掌握和貫徹黨和國家有關人事檔案管理方針、政策、法規，而且還要引起各級領導的高度重視，并自覺遵守人事檔案管理的規章制度。二是要提高檔案工作效率和利用效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，通過網絡查閱不屬于保密范圍的檔案信息，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，實現人事檔案信息資源的有效共享。三是我省將在2016年1月1日起對人事檔案實行無償保管，有關經費納入財政經費管理，以此推進流動人員檔案規范管理。

（二）加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。人事代理工作政策性、專業性和技術性強，對檔案人員素質和能力要求較高，檔案人員素質和能力也直接關系到人事檔案管理工作效率和服務水平。尤其是人才服務機構，作為人事檔案管理集中地，更應注重人事檔案管理人員素質和能力的培養和培訓。一方面要提高對政策法規、信息管理，代理業務操作技能等方面的知識培訓，做到檔案管理專業化。另一方面要提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看作是一項政治工作，堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學管理的原則和方法，提高人事檔案管理的質量。

（三）改革陳舊的管理方式和管理手段，逐步實現人事檔案管理的科學化、現代化。要加速領導觀念的轉變、配備合格的檔案管理人員、增添必備的管理設備、并運用先進的現代化手段對人事檔案進行系統的、科學的管理，使其更好為現代化建設服務。2013年底我省已經提出對全省流動人員人事檔案信息實行“軟件統一、分級存儲、安全誠信、共享使用”，由省里統一組織開發“浙江省流動人員人事檔案管理信息系統”，逐步建立紙質檔案、電子檔案和影像信息并存的信息管理系統。各市縣統籌規劃、分步推進，逐步實現省、市、縣三級互聯互通、建立規范化，信息化、網絡化的流動人員人事檔案管理體系，逐步完善人事檔案管理。

（四）加強檔案工作的基礎設施建設。加強檔案管理的軟硬件設施建設，改善檔案管理環境。加強對檔案室的資金投入，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵質的檔案柜；經常檢查庫房的防火、防潮、防駐、防盜、防光、 防高溫等設施和安全措施；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管辦法和保護技術，逐步實現檔案管理的現代化。

總之，人事制度改革的過程中，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照我市發展趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代化管理模式，才能走出我市目前人事檔案所存在的困境。endprint