如何加強高校科研檔案管理工作

曹寧麗

【摘 要】在高校的科研工作中科研檔案管理有著很重要的作用，科研檔案管理的成功與否反映了一個高校科研水平的高低，促進著高校教學和科研工作的可持續發展，但是現在高校的科研檔案在管理上還存在著很多的問題，特別是檔案材料的不完整，嚴重制約著高校科研工作的進行，所以我們對高校檔案管理工作的現狀進行了一系列的探討，并且從各個方面出發提出了一些加強高校檔案管理工作的建議，希望能為高校科研檔案管理工作帶來一些新的啟發。

【關鍵詞】高校 科研檔案 管理工作

高校的科研人員在進行科研活動的過程中逐漸形成并保存下來的一些具有參考價值的數據、文字、圖片或者聲像資料等就是我們常說的科研檔案，它能為高校以后的科研工作提供依據，尤其在我們國家實行素質教育以來，高校教育事業不斷發展壯大，逐漸成為科學研究的主要場地，是科研成果的主產密集區，所以高校要加強科研檔案的管理工作，但是現在高校在科研檔案的管理上還存在著不足，仍然需要不斷地完善，研究新形勢下如何加強高校科研檔案管理工作就顯得非常有意義。

一、高校科研檔案管理的重要性

1. 高校科研檔案是高校科研歷程的直接反映

科研檔案是一所高校進行過科研活動最直接的證據，也是高校科研活動最真實的記錄，還能反映一所高校的整體水平，很多高校都是通過自己學校的科研成果而名聲大噪，而且在進行科研活動的時候還能將一些有潛力的科研人員和科研愛好者培養成科學界的精英，這些精英就會對學校或者社會做出貢獻，間接地推動科學的發展。

2. 科研檔案是促進科研工作進步的基礎

科研檔案是一些科研成果的結合體，是科研人員智慧的結晶，特別是在科研項目后續的發展中，這些科研檔案起著至關重要的作用，它可以在以后進行科研活動的時候少走彎路，促使科研活動成果更加準確，縮短研發的時間，進而實現學校效益與名聲的雙贏。

二、高校科研檔管理現存的問題

1. 科研檔案管理制度不完善

完善的科研檔案管理制度是高校進行科研檔案管理的前提，但是現在很多高校都沒有完善的科研檔案管理機制，所以在科研檔案管理上就會缺乏相應的約束機制，在這樣的情況下就不能有效地展開高校科研檔案的管理工作，就會造成很多相關部門因為職責不明確而出現各部門之間相互推諉的情況，致使高校的科研檔案始終處于一個混亂的狀態，不能進行系統的歸檔。[1]

2. 高校科研人員對科研檔案管理的認知不足

科研人員是科研檔案形成的關鍵人物，因為科研檔案是科研人員在進行科研活動的過程中對一些數據進行記錄而形成的一些資料的匯聚，但是現在很多科研人員都沒有認識對科研檔案管理工作的重要性有一個系統的認識，不能及時地將科研數據進行歸檔整理，也沒有將科研資料遞交到檔案管理部門，還有很多的科研人員為了圖方便直接用資料的復印件來代替一些資料的原件，造成一些原文件在復印過程中的丟失，這樣就會降低科研檔案的質量，為以后的科研工作造成困擾。

3. 科研檔案不完整、資料不齊全

因為科研檔案不是一瞬間形成的，它需要一個漫長的積累過程，但是由于現在高校中從事科研活動的人大多數是學校的老師，他們除了從事科研活動之外還肩負著教學的任務，這就造成他們在進行資料登記的時候很容易出現遺漏、重復的現象。再加上他們工作比較繁忙，有很多時候不能對課題進行嚴格的審查和監督，造成很多的核心技術資料不完整，還有就是檔案員不參與科研工作只負責檔案的管理，對于很多科研活動的過程他們并不是很了解，為此就不能鑒別出一些有材料的價值，很有可能在整理的時候把一些有價值的材料排除在外，也有可能會記載一些沒有參考價值的資料，所以檔案的記錄、歸檔工作就只能靠科研工作者自己來完成，這樣就出現了很多的問題，例如一般性的材料較多，重要性的材料較少；復印件多，原始材料少；口述內容多，光盤、錄像資料少等。[2]

4. 高校的檔案管理設備落后

很多高校現在只重視科研項目的開發，把大量的經費投資在了科研項目上，很少把經費投在檔案管理設備上，造成很多的檔案不能及時的歸檔，特別是現在網絡信息技術如此發達，很多地方的檔案都已經開始實行電子化管理，但是由于高校把大部分經費放在了科研項目上導致電腦、互聯網系統不健全，科研人員不能通過網絡進行資料的查找和利用，降低了科研檔案的使用價值，再加上現在檔案管理人員的業務素質不強，不能很好地進行計算機的操作，不能適應現代化的科研檔案管理模式，這些問題都給科研活動的進行造成了一定的影響。

三、加強高校科研檔案管理工作的措施

1. 完善科研檔案管理制度

科研檔案管理工作落實的前提條件就是要有完善的科研檔案管理制度，想要建立完善的科研檔案管理制度首先是要參考我國檔案管理的有關規定對科研人員和科研檔案管理人員的交接工作進行明確的規定，還要對檔案的利用、借閱進行相關規定，避免檔案在借閱過程中發生遺失，二是完善科研工作的獎勵辦法，鼓勵科研人員將科研成果及科研檔案及時地上報到科研檔案管理部門，上級部門要對有貢獻的科研人員進行獎勵，逐漸提高他們對科研檔案的歸檔意識。三是明確保密規定，科研成果是一個學校科研水平高低的體現，是一個學校的知識產權，所以高校要對科研成果進行保密，直至科研成果的發布，這樣才能讓科研人員放心地將自己的成果上報，才能將科研檔案移交到檔案管理部門。所以，我們要建立完善的科研檔案管理制度，這樣才能推進科研檔案管理工作朝著制度化、規范化邁進。[3]

2. 提高科研人員的歸檔意識

想要改變高校科研檔案管理的現狀，并不是只靠單純的建立完善的科研檔案管理制度就能解決的，還要提高科研人員自覺歸檔的意識，讓科研人員認識到科研檔案對科研工作的重要性，知道科研檔案屬于學校而不是個人，學校還要加大相關法律法規的宣傳工作，讓科研人員了解到，進行科研檔案整理是科研人員必不可少的工作。同時還要加強科研人員與檔案管理人員之間的溝通，提高檔案管理人員的業務水平，讓檔案管理人員在自己整理資料的時候也能分辨出有價值的資料，避免遺漏資料或者記錄過多無價值的資料的情況。還要增強檔案管理人員的服務意識和對高科技的使用技能，以便能夠及時地為科研人員提供資料，這樣才能更好地促進高校科研工作的進行。[4]

3. 加強檔案管理設備的投入，實現網絡化管理

在網絡技術盛行的高科技時代，辦公自動化成了學校的新寵兒，所以高校要盡快地建立科研檔案的信息檢索系統，這樣不僅能提高檔案的使用效率，激發科研人員對工作的熱情，還能讓越來越多的人知道該校的科研成果，提高學校的知名度，吸引更多的學子和科研人員加入該校。

結束語

總之，科研工作是高校非常重要的工作，科研檔案又是一個學校科研水平高低的反映，所以高校要加強對科研檔案的管理工作，逐步建立起完善的科研檔案管理制度，科研人員和檔案管理人員也要不斷地解放思想、與時俱進，不斷地提高歸檔意識和業務水平，只有這樣才能發揮科研檔案真正的價值，才能為高校的科研活動和教學質量做出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]柯翠英. 高校科研檔案管理問題探討及對策[J]. 科技創業月刊，2010，10（08）：14-12 .

[2]黎云. 談高校科研檔案管理[J]. 中國科技信息，2013，13（06） ：13-10.

[3]于曉琳. 對加強高校科研管理工作的幾點思考[J]. 遼寧經濟職業技術學院（遼寧經濟管理干部學院學報）. 2011，11（16） ：10-6.

[4]聶明. 淺談如何進一步做好高校檔案管理工作[J]. 山東省農業管理干部學院學報，2012，12（16） ：10-6.endprint