高校人事檔案信息化管理

王彬WANG Bin

（內蒙古師范大學，呼和浩特010022）

0 引言

人事檔案就是國家機構、人事管理部門或其他有關部門在人事管理活動中形成的，記錄個人經歷、學識水平以及品德作風等方面的內容，并集中統一保存起來以備查考的人事材料。人事檔案收存個人履歷、自傳材料、學歷、政治面貌、社會關系、任免錄用、職務情況、工資級別、社會福利、科研水平、學術成果、獎懲材料、考評鑒定等對組織有參考價值的一系列相關證明。它是個人信息儲存倉庫，全面收錄了員工個人成長、思想發展、家庭狀況、專業技能等各方面信息，是人事部門對個人考核、人才選調、干部提拔、福利分配等工作的原始依據。

人事檔案管理工作是高校人事管理工作必不可少的組成部分，直接影響高校人才的選拔和培養，做好高校人事檔案的管理工作，對學校教學、科研水平的提升有很重要的現實意義。

1 高校人事檔案信息化管理的涵義

人事檔案信息化管理是將先進的計算機網絡技術、現代管理理念和成熟的檔案管理軟件，運用到人事檔案的收集、整理、補充、保存、傳遞和服務過程中，實現人事檔案的綜合管理，提高人事檔案的工作效率和管理水平。

2 高校人事檔案信息化管理的內容

高校人事檔案信息化管理基本內容主要是：①以院系為單位建立花名冊，形成一個簡單的人事檔案框架；②逐個錄入員工個人信息，信息內容包括編號、姓名、性別、出生日期、政治面貌、學歷、參加工作時間、職稱及評定時間、科研水平、學術成果、獎懲情況等；③檔案信息的錄入、修改、刪除，后期維護與管理進入系統直接進行修改，如職務、工資變動以及學術成果變動修改等。

下面以鼎豐人事檔案管理信息系統（試用版本）為例，簡單介紹高校人事檔案管理系統應該具備的功能。

圖1

管理系統中包括系統設置、人事管理、人事調動、合同管理、培訓管理、獎懲管理、保險管理等模塊，每個模塊能夠實現的功能做如下介紹。

①人事管理模塊：主要包括添加新員工、人事管理、職稱評定、社會關系、工作經歷、學習經歷、獎勵處分、人事統計分析、部門編制分析、人員流動分析、離職人員分析、人事信息查詢、人事綜合查詢、生日查詢等功能，每一個功能模塊下都有更詳細、更具體的內容，可以進行增加、修改、刪除等操作，保證全方面記錄員工信息，查詢功能能夠幫助管理人員準確、迅速的查詢到所需要的詳細信息，人事管理模塊是管理系統的核心。

②人事調動模塊：主要包括員工調動、員工離職、員工復職、調動報表、離職報表、復職報表等功能。

③合同管理模塊：主要包括員工轉正、合同簽訂、合同續簽、合同解除等功能，在每個功能模塊下又分別有不同類型合同的增加、修改、刪除等操作。

④培訓管理模塊：主要包括培訓計劃，員工參與內部培訓、國內培訓還是國外培訓，并對培訓的課程和培訓的類型做出詳細的設置，培訓完成后做出相應的培訓分析。

⑤獎懲管理模塊：主要包括增加、修改、刪除獎懲項目和獎懲類型，并根據不同院系，不同獎懲項目、不同月份做出詳細的獎懲統計分析表。

⑥保險管理模塊：主要記錄員工養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險、住房公積金的繳納與退出，并作出高級統計分析，管理人員可以直接按員工編號、院系或者身份證號進行查詢、修改。

⑦系統設置模塊：主要是設置密碼，設置每個管理員的權限，限制不同級別管理員的操作范圍，確保管理系統的安全性。

完善的人事檔案管理系統不僅能夠實現上述功能，更應該人性化的實現個人用戶查詢的功能，但基于《干部檔案工作條例》的保密性原則，我國現階段開發的人事檔案管理系統中基本都沒有個人用戶查詢功能。

3 高校人事檔案信息化管理存在的問題

隨著高等教育信息化程度的不斷提高，對人事檔案信息內容的要求也越來越高，但我國大部分高校的人事檔案管理工作依然停留在紙質檔案的保存與查找上，主要問題表現在如下幾個方面：

3.1 管理觀念薄弱 在傳統意識中，高校的人事檔案管理就是簡單的檔案保存與查詢工作，領導不能及時捕捉人事檔案的深層價值，對人事檔案管理工作的重視程度不夠，認為檔案管理工作只是一項輔助的重復性工作，與高校的整體發展、教學科研沒有聯系。

由于領導觀念的落后，使得大部分高校缺乏對人事檔案管理的設施投入及人員配置，人事檔案都是由高校人事處的工作人員兼管，并沒有專職人員負責?！扒蓩D難為無米之炊”，先進設施和專業人才的匱乏，嚴重制約了高校人事檔案管理工作的正常開展。

3.2 管理模式封閉 目前，大部分高校人事檔案的管理模式還是傳統的內向型、封閉式管理。檔案的特殊性、不可泄密性，都使得高校人事檔案的使用僅局限于組織人事部門和領導，個人材料進入檔案之后，就實行封閉式管理。

1991年頒發的《干部檔案工作條例》規定:“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”個人無權查閱和借用自己的人事檔案，查閱、借用自己的檔案反而成了違規行為。大多數人不知道自己的檔案有哪些材料，有什么樣的評價，無法確定材料評價是否公正，檔案管理規章制度的滯后性，不僅無法保證公民的知情權，更阻礙了高校人事檔案制度化、規范化發展。

3.3 管理方式落后 受高校教學規模、經濟實力和傳統觀念的影響，大部分高校的人事檔案管理工作還是傳統的紙質檔案管理，檔案內容也是傳統的基本內容，幾乎都沒有涉及到社保、醫保、人員流動、工作績效、學術研究、專業特長等方面的內容。

在人事檔案管理過程中，職稱評定，工資調整以及各種保險的變動，都需要管理人員進入相應數據庫，查閱人事檔案并且進行手工錄入，在數據錄入過程中，很難保證數據的完全準確。

紙質檔案管理方式的低效率、低利用率，使得人事檔案的深層價值沒有真正的得到發揮，目前的管理方式已經無法適應現代人事運轉帶來的挑戰，無法滿足用戶提出的高標準需求，影響了高校人事檔案管理的創新性發展。

3.4 管理人員素質偏低 雖然高校檔案管理的信息化工作不斷發展，但受學校領導管理理念和諸多歷史因素的影響，現代化管理設施和信息化管理人員比較匱乏。大部分高校為了節約經費，購置設備較少或者沒有購置，加大了管理人員的工作強度。

目前大部分高校人事檔案管理的兼職人員僅會一般的計算機操作，計算機與互聯網知識薄弱，并且兼職人員是非專業出身，缺乏信息化檔案管理思想和理念。即便是購買了先進的管理設施，這些管理人員對復雜的信息化技術也是力不從心，現代化的設施形同虛設，僅成為一種考核達標的擺設，發揮不出其先進的管理功能，造成人才資源與設施資源的極大浪費。

4 高校人事檔案信息化管理的建設策略

我國高校人事檔案信息化管理工作處于起步階段，管理理念與實際情況存在很大差距，從實體到虛擬的飛躍不是短期可以完成的，需要有步驟、分重點地進行。

4.1 提高信息化意識 就目前高校人事檔案管理狀況，高校領導應該加強對人事檔案管理的重視與支持，深刻認識人事檔案信息化管理的重要性，不斷增大人力、物力、財力投入，同時根據高校自身實際情況和發展規劃，制定出有針對性的人事檔案信息化管理策略，同時在制度上給予充分保障。領導決策的前瞻性和準確性，為人事檔案管理工作的順利進行提供了必備的物質基礎，只有這樣才能使高校人事檔案信息化管理工作按部就班的進行，才能把當前傳統的人事檔案管理部門轉變成綜合服務能力較強的人事檔案信息中心。

4.2 優化管理模式 1991年頒發的《干部檔案工作條例》帶有明顯的計劃經濟烙印，高校人事檔案的管理不應該千篇一律，完全照搬，應該針對高校人事檔案管理過程中出現的問題，從本校的實際情況與發展策略出發，圍繞學校各項中心任務，制定出適合本校的管理制度。在人事檔案材料的收集、審核、鑒別、借閱、轉遞、保密等環節制定相應的制度規范，人事檔案管理人員與借閱者必須嚴格遵守本校制定的管理制度，這些制度的制定與執行，是高校人事檔案管理模式優化的重要保障。

制度的規范既能真實全面的反映員工的個人信息，又能提高檔案管理人員的效率，保證人事檔案的安全，用全新、開放的思維實現檔案管理工作由封閉型向開放型的轉變。

4.3 規范管理手段 高校人事檔案管理工作有著充分的發展空間，首先要開發或者選擇購買適合本校的人事檔案管理信息系統軟件，對學歷、學位、資格認證、職稱聘書等各類證書原件進行數字化。

在人事檔案信息化過程中，可以通過數據加密、管理員身份識別、終端識別等措施來加強人事檔案管理信息系統的安全性。

在信息數字化和網絡信息安全的前提下，搭建信息查詢系統運行平臺，對相關管理部門和管理員設置用戶訪問權限和密級保護，實現人事檔案信息公開與資源共享。

4.4 加強人才培養 要想實現人事檔案管理的信息化關鍵在于加強管理人才隊伍建設，高校是人才匯集地，對檔案管理人員的素質要求也相對較高，不但要求管理人員熟悉人事檔案管理業務知識，又要有掌握現代信息化管理技術的能力。高校提高管理人員素質的途徑有以下三個方面：第一，引進檔案管理、網絡技術和信息化應用等融合性復合型專業人才，以其敏銳的分析力，確保人事檔案的真實性、有效性和完整性；第二，要做好繼續教育培訓工作，選拔年輕的管理人員參加各種培訓班，熟練使用新設施，快速掌握現代信息技術，不斷更新知識觀念，切實提高業務水平；第三，聘請社會專家、專業高層次人才、IT行業精英顧問提供專業技術支持和人才培養幫助。

培養一支科學管理、技術專業的綜合管理隊伍，為提高人事檔案管理水平、挖掘人事檔案深層價值奠定了堅實的基礎。

高校人事檔案信息化管理無論是對于人事檔案管理人員，還是對于社會公眾，都是一個全新的課題。雖然建設和完善高校的信息化管理是一項艱巨而長期的任務，需要不斷摸索與實踐，但在廣大人事檔案管理人員的不懈努力下，一定能實現高校人事檔案管理的現代化，為高校的信息化建設服務。

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