會(huì)計(jì)信息化下的會(huì)計(jì)檔案

（浙江商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)會(huì)金融學(xué)院 浙江杭州310053）

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法（征求意見稿）》第五條中將會(huì)計(jì)檔案定義為：“會(huì)計(jì)檔案是指各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中形成或接收的，具有保存價(jià)值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會(huì)計(jì)文件”，同時(shí)明確了會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料。

一、社會(huì)信息化下會(huì)計(jì)檔案的新變化

（一）電子檔案和電子安全相關(guān)法律、法規(guī)的出臺(tái)和完善，使應(yīng)用電子會(huì)計(jì)檔案具備前提。近幾年來，與信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相關(guān)的法律法規(guī)不斷出臺(tái)。全國人大常委會(huì)于2004年8月通過了《電子簽名法》，在第十四條中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，使電子檔案在法律上得到肯定；中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳在2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》中明確了電子文件和電子檔案的概念及相關(guān)管理規(guī)定；國家檔案局2012年4月發(fā)布了《電子檔案管理基本術(shù)語》，統(tǒng)一了檔案管理中相關(guān)術(shù)語的定義和內(nèi)容，并在2012年8月出臺(tái)《電子檔案移交與接收辦法》，規(guī)范了電子檔案移交與接收工作，明確電子檔案載體的標(biāo)注內(nèi)容和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。上述文件的出臺(tái)，保證了電子會(huì)計(jì)檔案的法律有效性，使電子會(huì)計(jì)檔案具備了實(shí)際可操作性。

（二）XBRL下的財(cái)務(wù)報(bào)告成為會(huì)計(jì)檔案新的內(nèi)容。可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言（XBRL）的主要作用是解決各種商業(yè)信息在不同軟件、平臺(tái)之間的共享和交換。我國在2009年和2010年先后出臺(tái)了《關(guān)于全面推進(jìn)我國會(huì)計(jì)信息化工作的指導(dǎo)意見》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)》、《可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語言（XBRL）技術(shù)規(guī)范系列國家標(biāo)準(zhǔn)》和《關(guān)于實(shí)施企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)的通知》，這一系列文件和標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布是我國會(huì)計(jì)發(fā)展史上的重大里程碑，標(biāo)志著我國進(jìn)入了以XBRL應(yīng)用為標(biāo)志的會(huì)計(jì)信息化時(shí)代。目前XBRL在會(huì)計(jì)中主要應(yīng)用于財(cái)務(wù)報(bào)告數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳遞和再利用，而財(cái)務(wù)報(bào)告是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，因此XBRL下的財(cái)務(wù)報(bào)告是會(huì)計(jì)檔案重要的組成部分。

（三）電子商務(wù)、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)銀行的發(fā)展，使原始憑證以電子數(shù)據(jù)形式存在。作為會(huì)計(jì)檔案重要組成部分的原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的證明，傳統(tǒng)原始憑證都是以書面和紙質(zhì)的形式存在。隨著電子商務(wù)、電子發(fā)票、網(wǎng)絡(luò)銀行、網(wǎng)絡(luò)納稅的應(yīng)用，諸如發(fā)票、銀行回單、繳稅單等的外來原始憑證在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)將以電子數(shù)據(jù)存在；而隨著單位內(nèi)部管理信息化的實(shí)現(xiàn)，作為單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)證明的自制原始憑證，其在第一時(shí)間的存在形式也是電子數(shù)據(jù)。因此，隨著信息化的不斷深入，越來越多的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)證明不再以紙質(zhì)形式產(chǎn)生，而是以電子數(shù)據(jù)方式出現(xiàn)，原始憑證存在形態(tài)的變化，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生相應(yīng)變革。

（四）會(huì)計(jì)檔案的信息源作用越來越受到重視。會(huì)計(jì)職能由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，是會(huì)計(jì)信息化的重要目標(biāo)。在這一轉(zhuǎn)變過程中，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)加工處理形成的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告中所包含的固化信息，已經(jīng)很難滿足企業(yè)內(nèi)部管理者的信息需求。會(huì)計(jì)人員更加注重會(huì)計(jì)檔案的信息源作用，更多利用各種數(shù)據(jù)處理工具，對(duì)會(huì)計(jì)檔案中的電子數(shù)據(jù)進(jìn)行二次數(shù)據(jù)處理，來滿足企業(yè)科學(xué)管理對(duì)經(jīng)濟(jì)信息的精細(xì)需求。

二、現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案信息化中存在的不足

（一）會(huì)計(jì)檔案宏觀管理相對(duì)滯后。現(xiàn)有會(huì)計(jì)檔案管理法律規(guī)范體系主要是以《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》為根本法所制訂的 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。該辦法在1984年6月由財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布，1998年第一次修訂，在2011年7月再次出臺(tái)修改的征求意見稿。在最新意見稿中，將會(huì)計(jì)檔案的定義“指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料”變更為“具有保存價(jià)值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會(huì)計(jì)文件”；在會(huì)計(jì)檔案范圍的其他會(huì)計(jì)資料中增加了 “其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)信息記錄”；增加了電子會(huì)計(jì)檔案管理的有關(guān)內(nèi)容，但最后稿仍未正式發(fā)文。而且從征求意見稿的內(nèi)容來看，只是原辦法的修訂補(bǔ)充，未有實(shí)質(zhì)性的變化。僅規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案的事后保管，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容、形成過程規(guī)范未見涉及，也未體現(xiàn)最新相關(guān)法律法規(guī)如電子簽名法的內(nèi)容。

（二）日常會(huì)計(jì)宏觀管理工作忽視電子會(huì)計(jì)檔案管理。我國會(huì)計(jì)管理工作由各級(jí)財(cái)政部門負(fù)責(zé)，同時(shí)行業(yè)主管部門對(duì)所屬單位會(huì)計(jì)工作負(fù)有指導(dǎo)、管理、監(jiān)督的責(zé)任。但實(shí)際工作中，各級(jí)財(cái)政會(huì)計(jì)管理部門限于人力物力，很難對(duì)單位具體會(huì)計(jì)工作實(shí)施有效管理；而隨著經(jīng)濟(jì)市場化的深入，行業(yè)主管部門在企業(yè)會(huì)計(jì)管理中的作用也越來越微弱。管理機(jī)制的不到位，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作的好壞缺乏應(yīng)有的監(jiān)督。而作為會(huì)計(jì)檔案的新內(nèi)容——電子會(huì)計(jì)檔案，由于缺乏具體規(guī)定，更處于一種無標(biāo)準(zhǔn)、無人管和無人做的狀態(tài)，各單位電子會(huì)計(jì)檔案管理工作靠單位財(cái)務(wù)人員自發(fā)完成。

（三）會(huì)計(jì)軟件無法對(duì)電子原始憑證數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換。在會(huì)計(jì)電算化階段，對(duì)紙質(zhì)原始憑證選取部分信息手工輸入到電算化系統(tǒng)，部分軟件提供掃描功能將紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子圖片后存放于系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，這一做法適用于紙質(zhì)原始憑證。但隨著電子發(fā)票、銀行電子回單、電子繳稅單等電子原始憑證的出現(xiàn)，大量原始憑證以電子數(shù)據(jù)形式存在，而現(xiàn)有的會(huì)計(jì)軟件卻不能直接對(duì)這種電子數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和轉(zhuǎn)換，只能繼續(xù)沿用原有的手工輸入，使得會(huì)計(jì)信息化下的很多會(huì)計(jì)人員成了單據(jù)錄入員，既導(dǎo)致大量人力浪費(fèi)，也割斷了會(huì)計(jì)信息與原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)源之間的應(yīng)有聯(lián)系。

（四）會(huì)計(jì)信息化過程中忽視會(huì)計(jì)檔案信息化。當(dāng)前我國會(huì)計(jì)信息化重點(diǎn)放在會(huì)計(jì)信息處理和輸出環(huán)節(jié)，如電算化會(huì)計(jì)工作管理主要是針對(duì)會(huì)計(jì)信息的處理環(huán)節(jié)，XBRL在會(huì)計(jì)中的應(yīng)用則是針對(duì)財(cái)務(wù)信息的輸出環(huán)節(jié)，缺乏對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化工作應(yīng)有的重視。會(huì)計(jì)檔案具有一般檔案的共性，但同時(shí)也有其內(nèi)容和需求上的特殊性，與一般檔案信息化相比，會(huì)計(jì)檔案信息化更重視對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的利用。現(xiàn)有檔案信息化的一般做法，如主要是將各類檔案轉(zhuǎn)換成圖形文件加以存儲(chǔ)，不完全適用于會(huì)計(jì)檔案信息化，圖形文件能保持文件原有形狀，但不能滿足對(duì)會(huì)計(jì)檔案源數(shù)據(jù)的信息需求，也不適應(yīng)出現(xiàn)越來越多電子原始憑證這一變化。

三、完善會(huì)計(jì)檔案管理之對(duì)策

（一）進(jìn)一步健全電子會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法律規(guī)范體系。會(huì)計(jì)信息化下會(huì)計(jì)檔案最大的變化在于反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證和反映會(huì)計(jì)處理過程的記賬憑證、賬簿和報(bào)表的電子數(shù)據(jù)化，這一變化要求會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)法律規(guī)范體系不能只是原有法律法規(guī)的修修補(bǔ)補(bǔ)，而應(yīng)是一種創(chuàng)新和突破。應(yīng)根據(jù)這一電子數(shù)據(jù)化所帶來的變化，結(jié)合《檔案法》、《電子簽名法》等的要求，修訂《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件管理規(guī)定》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》中涉及的會(huì)計(jì)檔案概念、內(nèi)容、形成、傳遞和保管等相關(guān)規(guī)定。

（二）重視會(huì)計(jì)檔案管理，加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)工作宏觀管理。目前單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的相對(duì)缺失，在很大程度上與宏觀管理缺失有關(guān)，有些省份建立了會(huì)計(jì)人員工作考核體系，通過稅務(wù)部門的信息反饋對(duì)會(huì)計(jì)人員的工作質(zhì)量、工作水平進(jìn)行評(píng)分。這種做法在一定程度上有助于稅務(wù)部門征稅工作的開展，但從目的和程序上相對(duì)片面。要加強(qiáng)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，必須根據(jù)會(huì)計(jì)法的規(guī)定，由財(cái)政會(huì)計(jì)管理部門加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)工作的宏觀管理，被管理主體應(yīng)該是企業(yè)而不是會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)管理部門應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案管理列入企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的重要內(nèi)容，結(jié)合各方面信息按年度對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)工作進(jìn)行考核，并將這種考核與單位的稅收檢查、稅收優(yōu)惠、年報(bào)審計(jì)和信用評(píng)級(jí)掛鉤，在此基礎(chǔ)上完成對(duì)單位會(huì)計(jì)人員的考核，從而真正實(shí)現(xiàn)對(duì)單位會(huì)計(jì)工作的有效宏觀管理。

（三）重視原始憑證標(biāo)準(zhǔn)化和交換平臺(tái)建設(shè)，提高會(huì)計(jì)軟件對(duì)電子原始憑證的處理能力。會(huì)計(jì)電算化時(shí)代的賬務(wù)系統(tǒng)以記賬憑證為唯一入口，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的外部數(shù)據(jù)主要依靠手工輸入。在會(huì)計(jì)信息化時(shí)代，隨著越來越多電子原始憑證的出現(xiàn)，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)充分利用電子原始憑證的原始電子數(shù)據(jù)，利用通用原始憑證交換平臺(tái)判斷電子原始憑證的真?zhèn)危ㄟ^標(biāo)準(zhǔn)接口完成電子原始憑證的導(dǎo)入，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容在會(huì)計(jì)軟件中再現(xiàn)原始憑證，在此基礎(chǔ)上通過機(jī)制憑證自動(dòng)形成記賬憑證，從而全自動(dòng)完成常規(guī)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的輸入和會(huì)計(jì)核算過程。要實(shí)現(xiàn)這一過程，必須建立各類電子原始憑證的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在現(xiàn)有網(wǎng)上銀行和網(wǎng)絡(luò)開票報(bào)稅的基礎(chǔ)上形成電子原始憑證數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，使電子原始憑證在確保真實(shí)性的同時(shí)元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)規(guī)范化，為會(huì)計(jì)軟件自動(dòng)處理電子原始憑證創(chuàng)造條件。

（四）重視會(huì)計(jì)檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。會(huì)計(jì)信息化下的會(huì)計(jì)檔案歸檔保管形式可以為紙質(zhì)、微縮制品或電子文件形式。紙質(zhì)和微縮制品形式能完整的保存檔案的原樣，有效保證了會(huì)計(jì)檔案的可鑒證性，但不利于數(shù)據(jù)的二次利用；電子文件形式的會(huì)計(jì)檔案有助于數(shù)據(jù)的檢索和二次利用，在歸檔管理時(shí)也能節(jié)約保管空間和管理成本，但電子文件的讀取利用也受操作系統(tǒng)、軟件版本、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等因素制約。最有效的解決辦法是采取XBRL技術(shù)，將會(huì)計(jì)檔案分解為各項(xiàng)元數(shù)據(jù)后轉(zhuǎn)換為XML格式電子文件，真正實(shí)現(xiàn)平臺(tái)和軟件無關(guān)性。要實(shí)現(xiàn)這一辦法，必須分析各類會(huì)計(jì)檔案的具體內(nèi)容，明確各元數(shù)據(jù)的定義和轉(zhuǎn)換要求，形成各類會(huì)計(jì)檔案的XBRL標(biāo)準(zhǔn)，由會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商提供轉(zhuǎn)換工具，在此基礎(chǔ)上完成電子會(huì)計(jì)檔案的生成和歸檔管理工作。