會計信息化下的會計檔案

（浙江商業(yè)職業(yè)技術學院財會金融學院 浙江杭州310053）

《會計檔案管理辦法（征求意見稿）》第五條中將會計檔案定義為：“會計檔案是指各單位在進行會計記錄和反映單位經濟業(yè)務過程中形成或接收的，具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件”，同時明確了會計檔案的內容：包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料。

一、社會信息化下會計檔案的新變化

（一）電子檔案和電子安全相關法律、法規(guī)的出臺和完善，使應用電子會計檔案具備前提。近幾年來，與信息和網絡技術相關的法律法規(guī)不斷出臺。全國人大常委會于2004年8月通過了《電子簽名法》，在第十四條中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，使電子檔案在法律上得到肯定；中共中央辦公廳、國務院辦公廳在2009年發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》中明確了電子文件和電子檔案的概念及相關管理規(guī)定；國家檔案局2012年4月發(fā)布了《電子檔案管理基本術語》，統(tǒng)一了檔案管理中相關術語的定義和內容，并在2012年8月出臺《電子檔案移交與接收辦法》，規(guī)范了電子檔案移交與接收工作，明確電子檔案載體的標注內容和存儲結構。上述文件的出臺，保證了電子會計檔案的法律有效性，使電子會計檔案具備了實際可操作性。

（二）XBRL下的財務報告成為會計檔案新的內容。可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）的主要作用是解決各種商業(yè)信息在不同軟件、平臺之間的共享和交換。我國在2009年和2010年先后出臺了《關于全面推進我國會計信息化工作的指導意見》、《企業(yè)會計準則通用分類標準》、《可擴展商業(yè)報告語言（XBRL）技術規(guī)范系列國家標準》和《關于實施企業(yè)會計準則通用分類標準的通知》，這一系列文件和標準的發(fā)布是我國會計發(fā)展史上的重大里程碑，標志著我國進入了以XBRL應用為標志的會計信息化時代。目前XBRL在會計中主要應用于財務報告數據的存儲、傳遞和再利用，而財務報告是會計檔案的重要組成部分，因此XBRL下的財務報告是會計檔案重要的組成部分。

（三）電子商務、電子發(fā)票、網絡銀行的發(fā)展，使原始憑證以電子數據形式存在。作為會計檔案重要組成部分的原始憑證是經濟業(yè)務發(fā)生或完成的證明，傳統(tǒng)原始憑證都是以書面和紙質的形式存在。隨著電子商務、電子發(fā)票、網絡銀行、網絡納稅的應用，諸如發(fā)票、銀行回單、繳稅單等的外來原始憑證在經濟業(yè)務發(fā)生時將以電子數據存在；而隨著單位內部管理信息化的實現，作為單位內部經濟業(yè)務證明的自制原始憑證，其在第一時間的存在形式也是電子數據。因此，隨著信息化的不斷深入，越來越多的經濟業(yè)務證明不再以紙質形式產生，而是以電子數據方式出現，原始憑證存在形態(tài)的變化，必然導致會計檔案產生相應變革。

（四）會計檔案的信息源作用越來越受到重視。會計職能由傳統(tǒng)財務會計向現代管理會計轉變，是會計信息化的重要目標。在這一轉變過程中，由財務會計系統(tǒng)加工處理形成的記賬憑證、會計賬簿和財務報告中所包含的固化信息，已經很難滿足企業(yè)內部管理者的信息需求。會計人員更加注重會計檔案的信息源作用，更多利用各種數據處理工具，對會計檔案中的電子數據進行二次數據處理，來滿足企業(yè)科學管理對經濟信息的精細需求。

二、現有會計檔案信息化中存在的不足

（一）會計檔案宏觀管理相對滯后。現有會計檔案管理法律規(guī)范體系主要是以《會計法》和《檔案法》為根本法所制訂的 《會計檔案管理辦法》。該辦法在1984年6月由財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布，1998年第一次修訂，在2011年7月再次出臺修改的征求意見稿。在最新意見稿中，將會計檔案的定義“指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料”變更為“具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的會計文件”；在會計檔案范圍的其他會計資料中增加了 “其他具有保存價值的會計信息記錄”；增加了電子會計檔案管理的有關內容，但最后稿仍未正式發(fā)文。而且從征求意見稿的內容來看，只是原辦法的修訂補充，未有實質性的變化。僅規(guī)范了會計檔案的事后保管，對電子會計檔案的具體內容、形成過程規(guī)范未見涉及，也未體現最新相關法律法規(guī)如電子簽名法的內容。

（二）日常會計宏觀管理工作忽視電子會計檔案管理。我國會計管理工作由各級財政部門負責，同時行業(yè)主管部門對所屬單位會計工作負有指導、管理、監(jiān)督的責任。但實際工作中，各級財政會計管理部門限于人力物力，很難對單位具體會計工作實施有效管理；而隨著經濟市場化的深入，行業(yè)主管部門在企業(yè)會計管理中的作用也越來越微弱。管理機制的不到位，使得會計檔案管理工作的好壞缺乏應有的監(jiān)督。而作為會計檔案的新內容——電子會計檔案，由于缺乏具體規(guī)定，更處于一種無標準、無人管和無人做的狀態(tài)，各單位電子會計檔案管理工作靠單位財務人員自發(fā)完成。

（三）會計軟件無法對電子原始憑證數據采集和轉換。在會計電算化階段，對紙質原始憑證選取部分信息手工輸入到電算化系統(tǒng)，部分軟件提供掃描功能將紙質轉化為電子圖片后存放于系統(tǒng)數據庫中，這一做法適用于紙質原始憑證。但隨著電子發(fā)票、銀行電子回單、電子繳稅單等電子原始憑證的出現，大量原始憑證以電子數據形式存在，而現有的會計軟件卻不能直接對這種電子數據源進行數據采集和轉換，只能繼續(xù)沿用原有的手工輸入，使得會計信息化下的很多會計人員成了單據錄入員，既導致大量人力浪費，也割斷了會計信息與原始業(yè)務數據源之間的應有聯(lián)系。

（四）會計信息化過程中忽視會計檔案信息化。當前我國會計信息化重點放在會計信息處理和輸出環(huán)節(jié)，如電算化會計工作管理主要是針對會計信息的處理環(huán)節(jié)，XBRL在會計中的應用則是針對財務信息的輸出環(huán)節(jié)，缺乏對會計檔案信息化工作應有的重視。會計檔案具有一般檔案的共性，但同時也有其內容和需求上的特殊性，與一般檔案信息化相比，會計檔案信息化更重視對會計數據的利用。現有檔案信息化的一般做法，如主要是將各類檔案轉換成圖形文件加以存儲，不完全適用于會計檔案信息化，圖形文件能保持文件原有形狀，但不能滿足對會計檔案源數據的信息需求，也不適應出現越來越多電子原始憑證這一變化。

三、完善會計檔案管理之對策

（一）進一步健全電子會計檔案管理相關法律規(guī)范體系。會計信息化下會計檔案最大的變化在于反映經濟業(yè)務的原始憑證和反映會計處理過程的記賬憑證、賬簿和報表的電子數據化，這一變化要求會計檔案管理相關法律規(guī)范體系不能只是原有法律法規(guī)的修修補補，而應是一種創(chuàng)新和突破。應根據這一電子數據化所帶來的變化，結合《檔案法》、《電子簽名法》等的要求，修訂《會計法》、《會計電算化基礎工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件管理規(guī)定》、《會計檔案管理辦法》和《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》中涉及的會計檔案概念、內容、形成、傳遞和保管等相關規(guī)定。

（二）重視會計檔案管理，加強單位會計工作宏觀管理。目前單位會計檔案管理工作的相對缺失，在很大程度上與宏觀管理缺失有關，有些省份建立了會計人員工作考核體系，通過稅務部門的信息反饋對會計人員的工作質量、工作水平進行評分。這種做法在一定程度上有助于稅務部門征稅工作的開展，但從目的和程序上相對片面。要加強單位會計檔案管理工作，必須根據會計法的規(guī)定，由財政會計管理部門加強對企業(yè)會計工作的宏觀管理，被管理主體應該是企業(yè)而不是會計人員。會計管理部門應將會計檔案管理列入企業(yè)會計基礎工作的重要內容，結合各方面信息按年度對企業(yè)會計工作進行考核，并將這種考核與單位的稅收檢查、稅收優(yōu)惠、年報審計和信用評級掛鉤，在此基礎上完成對單位會計人員的考核，從而真正實現對單位會計工作的有效宏觀管理。

（三）重視原始憑證標準化和交換平臺建設，提高會計軟件對電子原始憑證的處理能力。會計電算化時代的賬務系統(tǒng)以記賬憑證為唯一入口，各業(yè)務系統(tǒng)的外部數據主要依靠手工輸入。在會計信息化時代，隨著越來越多電子原始憑證的出現，會計軟件應充分利用電子原始憑證的原始電子數據，利用通用原始憑證交換平臺判斷電子原始憑證的真?zhèn)?，通過標準接口完成電子原始憑證的導入，根據數據內容在會計軟件中再現原始憑證，在此基礎上通過機制憑證自動形成記賬憑證，從而全自動完成常規(guī)經濟業(yè)務的輸入和會計核算過程。要實現這一過程，必須建立各類電子原始憑證的元數據標準，在現有網上銀行和網絡開票報稅的基礎上形成電子原始憑證數據交換平臺，使電子原始憑證在確保真實性的同時元數據結構規(guī)范化，為會計軟件自動處理電子原始憑證創(chuàng)造條件。

（四）重視會計檔案歸檔的標準化建設。會計信息化下的會計檔案歸檔保管形式可以為紙質、微縮制品或電子文件形式。紙質和微縮制品形式能完整的保存檔案的原樣，有效保證了會計檔案的可鑒證性，但不利于數據的二次利用；電子文件形式的會計檔案有助于數據的檢索和二次利用，在歸檔管理時也能節(jié)約保管空間和管理成本，但電子文件的讀取利用也受操作系統(tǒng)、軟件版本、數據結構等因素制約。最有效的解決辦法是采取XBRL技術，將會計檔案分解為各項元數據后轉換為XML格式電子文件，真正實現平臺和軟件無關性。要實現這一辦法，必須分析各類會計檔案的具體內容，明確各元數據的定義和轉換要求，形成各類會計檔案的XBRL標準，由會計軟件開發(fā)商提供轉換工具，在此基礎上完成電子會計檔案的生成和歸檔管理工作。