關于加強人事檔案管理工作的思考

劉潔

人事檔案管理具有很強的嚴肅性、政治性、原則性，要求的專業性較強、涉密程度較高、保密要求很嚴。需要檔案管理人員不但要有嚴謹的工作態度，更要能堅持工作原則、嚴守保密紀律，思想政治素質過硬、大局意識強，只有這樣才能做到規范、科學管理，促進人事檔案管理較好發展。

一、存在問題

（一）部分單位對人事檔案的重視程度不夠，領導思想認識片面。一些單位領導對人事檔案管理工作缺乏了解，對人事檔案的作用缺乏認識。在實際工作中重視不夠，特別是在人事工作不斷改革深入的今天，只重視人事管理的其它工作而忽視人事檔案管理工作，嚴重的影響當前的人事管理需求。由于監管不嚴，在交接、經辦、管理和使用過程中存在老好人、只求過的去、不出事等思想。影響了人事檔案管理的嚴肅性，同時也給人事檔案管理工作帶來了許多不應有的麻煩。

（二）信息核實不認真，立卷不夠規范，案卷質量不高。隨著人事體制改革的不斷深化，干部人員的考察、考核、學歷、培訓、聘任、專業技術晉升、人員工薪審批等需要入檔的材料增加，給人事檔案材料的收集工作帶來了新的要求。同時也增大了收集材料的難度。有些檔案在轉遞過程中未嚴格按照檔案管理的要求密封，有的材料不完備，有的存在人為涂改跡象，有的單位管理不規范，檔案本人攜帶。如果調入單位的人事工作人員沒有嚴格審查核實，勢必影響檔案的完整性和正確性。收集材料是基礎，所以對待材料一定要認真整理，嚴格審查，保證人事檔案質量，保證原材料的真實性。同時要按人事檔案管理工作相關要求，對人事檔案原材料進行統一標準整理裝訂。

（三）日常管理不規范，管理技術手段落后。部分單位的人事檔案管理工作人員工作經驗不足，不會管或不善管，有的人員沒有意識到人事檔案管理的保密性或保密意識不強，日常工作中尤其是在人員檔案上造成失、泄密事件。在日常檔案整理過程中，有的單位認為單位小或人力財力有限，沒有利用電子信息化管理，有的利用電子信息化管理，也把重點放在將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理上，以方便檔案的查找，現代化信息化管理的潛力完全不能發揮出來，沒有在根本上解決人事檔案管理手工操作運轉慢、效率低的問題。

綜上所述，檔案事業是一項崇高的事業，是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。在單位的人事檔案管理實踐中，人事檔案是人員管理中人的基本信息的主要依據，是人事檔案管理中的核心“人”的歷史及現狀的一個真實反映，儲存了大量的人力資源信息，它真實完整的記述了檔案人員從建檔起的個人經歷，德、才、績表現以及檔案人員的成長、發展過程，是歷史地、系統地、全面地考察檔案人的德、才、績的重要依據。

二、幾點建議

（一）單位領導干部要重視。各級領導的重視是做好檔案管理工作的前提。檔案工作是一項長期而有連續性的工作，需要辦公軟硬件配備齊全，要投入大量的人力、物力、精力。領導的重視能為檔案工作的有效、有序開展提供保障。

（二）日常管理工作中要規范化。人事檔案管理人員工作不僅要熟悉檔案管理法律法規、更要熟悉人事檔案管理工作的每一個環節，形成檔案原始的基本要求，尤其是每一種每一類材料的收集、分類、歸檔的要求要了如指掌，真正能做到日常管理按制度辦，按規章辦。對檔案人員的材料要及時收集、隨時收集，對該補充檔案材料要及時補充，對收集到的檔案材料，要從材料手續完備、表述內容是否準確、精煉，材料觀點是否明確無誤、檔案邏輯是否符合等方面認真鑒別，對于不符合要求的材料要及時退回，限期更正歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時退還給相關的人員或單位。

（三）日常管理工作中要做到信息化、網絡化。信息化是指改進檔案的檢索與查閱方法，實行計算機管理，提高檔案管理的信息化。在人事檔案日常工作方面盡量實行信息化操作，利用計算機、掃描儀等現代化辦公設備，使人事檔案管理信息化，建立健全干部人事檔案數據庫的原始數據系統。平時做好干部檔案日常管理信息化工作，做好檔案編目、檢索、借閱、查詢等工作。利用信息化技術，對人事檔案工作進行合理、靈活地開發利用。做好日常的保密工作，在條件允許的情況下做到專網管理。做不到專網的，要及時做好物理隔絕。把形成人事檔案原始材料的各有關單位和收集部門緊密聯系起來。對于檔案工作缺少的情況，要及時經常的與形成檔案材料單位聯系，及時把缺少材料補齊。時間過長，也就失去了材料的來源，信息的反饋和渠道的暢通。

干部人事檔案是歷史、全面、系統、詳細了解干部的依據，是為組織正確選用干部、用好干部提供的有力證據，是做好人事工作的必備基礎條件。新時期下，如何提高人事檔案管理工作水平，開發人事檔案本身所具有的潛在價值，使人事檔案成為真正有用的信息資源，從而更好地為干部人事工作服務，成為當前一個嶄新的探索課題。因此人事檔案管理工作也要與時俱進，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用。不斷提高人事檔案工作的利用價值，從而推動人事檔案管理工作更好地發展。

（作者單位：保定市交通運輸局）endprint