提升辦公室秘書素質的對策探討

曹闖

摘要：秘書是企業內部成員的重要組成部分，在企業的發展建設中發揮著不可代替的作用。辦公室秘書是企業內承上啟下、部門之間順利溝通的樞紐，伴隨著經濟的發展，企業之間的競爭力越來越大，提升辦公室秘書素質顯得尤為重要。辦公室秘書不僅要明確自身的服務者、督辦者以及參謀角色，還應該在不斷的學習中提升自己的綜合素質。筆者結合自身工作經驗，從辦公室秘書應具備的基本素質著手，對提升辦公室秘書素質的對策做了簡單介紹。

關鍵詞：辦公室 秘書 素質 提升 對策

1 辦公室秘書應具備的基本素質

①高尚的道德素質。伴隨著經濟的發展，市場對人才的要求越來越高，高尚的道德品質是人與人之間順利溝通的橋梁，也是人與社會和諧發展的重要保障。道德素質由個人信念、社會輿論以及傳統習慣三部分組成。合格的辦公室秘書必須擁有較高的道德素質，為了集體利益甘愿放棄個人利益。②廣博的知識積累。合格的辦公室秘書還必須具備廣博的知識積累，尤其是在競爭力十分激烈的二十一世紀，辦公室秘書更加要樹立全新的觀念，不斷提高自身的綜合素質。這就要求秘書必須掌握牢固的秘書業務知識，對所在企業的運行規律有明確地認識，擴充自己的知識面，對政治、經濟、文化以及藝術等多個領域的知識要有一定的了解。③健全的心理素質。辦公室秘書的主要工作是服務廣大職工，其扮演的角色比較特殊，不僅要為領導為同事提供優質的服務，還需要樂領導之所樂，悲職工之所悲。因此，辦公室秘書必須具備健全的心理素質，具有超強的心理平衡能力，面對工作中的誤解不氣餒，善于控制自己的情緒，工作態度積極向上，保持熱情誠懇的工作態度，工作認真仔細，與同事之間和諧相處。④現代信息素質。與傳統辦公室秘書相比，擁有信息技術應用能力是現代辦公室秘書最大的優勢，面對社會的進步，信息技術已經廣泛運用于各個領域，企業未來發展，辦公室秘書必須具備現代信息素質，了解多媒體等電子信息的使用技巧。總之，現代社會要求辦公室秘書必須綜合具備信息技術的應用能力、信息選擇能力、信息處理能力以及信息的運用能力。⑤基本創新素質。現代社會要求人才具有創新能力，辦公室秘書的工作與企業的發展息息相關，因此，秘書也應該具備基本的創新素質。首先，秘書的工作觀念必須創新，摒棄傳統意義上秘書是傳聲筒、保管員的看法，充分發揮秘書在企業發展中橋梁以及助手的作用。另外，工作方法要創新，例如上文中提到的現代社會要求必須掌握基本的信息運用能力。

2 提升辦公室秘書素質的對策

2.1 提升政治素養和理論水平。合格的辦公室秘書必須具備良好的道德素質和文化修養。為了推動企業的發展，做好辦公室工作，還必須提升秘書的政治素養和理論水平。首先，要引導秘書樹立正確的人生觀、思想觀以及價值觀，明確我國政治發展方向，為了企業的發展建設提供堅實的理論準備。因此，企業應該將秘書的道德情操和文化素養融入到職業培訓機制中，借助制度的作用，提升秘書的政治素養和理論水平。

2.2 實施嚴格有效的信息培訓制度。伴隨著經濟的發展，信息技術已經廣泛運用于各個領域，為了滿足市場的需求，辦公室秘書還必須掌握扎實的信息操作能力。就目前辦公室秘書對信息技術的掌握能力來看，已經很難滿足企業的發展需求，改變這種現狀的唯一辦法就是通過學習提升自己的信息操作能力。因此，企業應該結合秘書發展的實際狀況，在企業內部實施嚴格有效的信息培訓制度，制度建設要堅持“針對性”、“實用性”以及“先進性”的原則，重視秘書的崗前培訓，對工作時間較長的秘書還應該對其進行定期培訓，增強秘書對各類信息的應用處理能力。企業領導還應該鼓勵秘書積極參與企業培訓，結合信息技術的發展狀況，及時更新秘書的信息操作能力，從而促進辦公室秘書綜合素質的提高。

2.3 進行自我教育，更新秘書知識。擁有全新的市場知識才能在企業的發展中實現工作的創新。企業領導應該為辦公室秘書營造良好的自我教育環境，及時更新秘書的知識儲備。另外，企業領導還應該通過多種手段擴充辦公室秘書的知識面，讓秘書在掌握自身業務知識的同時，明確現代企業的管理理念，綜合運用現代管理方法和管理技術完成企業內部的管理工作。

2.4 培育創新思維。面臨日新月異的現代市場，辦公室秘書想要在企業的發展中站穩腳跟就必須具備一定的創新意識。提升辦公室秘書的綜合素質還需要企業通過多種措施培育秘書工作人員的創新思維。例如，在組織管理活動中，秘書在面臨領導向其征詢工作安排的意見時，提出的建議應該既要滿足領導的意圖，又要別具一格，這樣才能在領導的心中留下良好的印象，為了自身的發展提供保障。

2.5 加強業務培訓，提高工作水平。為了提高辦公室秘書的綜合素質，企業還應該加強秘書的業務培訓，提高其工作水平。業務培訓分為崗前培訓、參加管理研討班以及經驗交流等多種形式，主要目的是通過理論學習、經驗交流提高辦公室秘書的業務能力。另外，企業應該充分利用現代教育技術強化對秘書的培訓工作，借助網絡平臺，擴充秘書的知識面，通過網絡了解最新的國際行業動態，吸取國內外優秀的工作方式，不斷提高辦公室秘書的業務水平。

3 結束語

企業辦公室秘書的主要工作是服務全體職工、參與企業決策和協調管理等多方面，這些職能要求秘書從業人員具有較高的綜合素質和技術知識儲備。企業辦公室秘書應該努力把企業辦公室建設為學習型組織，在工作中學習，在學習中進步發展。為了更好地體現辦公室秘書的職能，企業應該加大力度提升辦公室秘書的綜合素質，為企業的發展提供可靠的保障。

參考文獻：

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