如何進一步加強干部教育培訓中電子檔案建設

梁敏霞

摘 要：加強干部教育培訓電子檔案建設是干部教育培訓管理工作信息化、科學化的必然選擇和有力支撐。當前，干部教育培訓電子檔案存在內容不完整、功能不健全、使用不到位、管理不規范等問題，要堅持完整性、可靠性、交互性等原則，加強基礎設施、制度規范、使用管理和專業隊伍建設。

關鍵詞：干部教育培訓；電子檔案；建設

近年來，隨著干部教育培訓工作改革創新的不斷深入，干部教育培訓管理工作出現了許多新情況新問題，培訓記錄不全面、不準確，培訓檔案功能開發不夠、利用率低等矛盾困擾著干部教育培訓管理部門。傳統的干部教育培訓管理方式方法已經無法適應新形勢新任務的需要，以信息技術為支撐，以計算機網絡為平臺，加強干部教育培訓電子檔案建設，成為提高干部教育培訓管理科學化水平的有效途徑。

一、加強干部教育培訓電子檔案建設的現實意義

一是建立電子檔案有利于提高干部教育培訓工作的效率和質量。電子檔案不僅有記錄功能，而且有系統檢索、分類統計等管理功能，在干部數量眾多、參加培訓類型復雜的情況下，要想準確掌握每個干部、不同類型干部的受訓情況，依靠傳統的紙質檔案，不僅工作量大，而且準確率低，因此，必須借助信息技術，保證管理的科學性。二是建立電子檔案有利于檔案資料的應用。檔案的根本目的在于應用。傳統的文書立卷工作是人為的紙質立卷，立卷人根據自己的理解進行操作，工作人員對立卷標準的掌握很難做到完全統一，勢必影響到案卷質量，從而給使用帶來不便。建立電子檔案，管理人員可以隨時查看所管干部的參訓情況，還可以梳理分析不同類型干部的培訓需要，增強調訓的針對性。三是建立電子檔案有利于減輕干部教育培訓管理者的勞動強度。

二、干部教育培訓電子檔案存在的主要問題

目前，干部教育培訓電子檔案在建設和管理過程中存在著諸多問題，影響了干部教育培訓管理的科學性和實效性。一是內容不完整。由于干部教育培訓電子檔案缺乏剛性的標準和規范，各地區、各部門的管理機構都是按照自己的設計確定建檔內容，特別是信息編碼沒有統一的規范，致使電子檔案的規格不同、內容詳略不一；由于所管干部數量大，工作任務重等原因，一些參訓信息不能及時錄入，致使一些個性化培訓情況不能全部反映在檔案中；由于過分依賴計算機，對機儲信息不及時備份，容易因計算機出現故障造成信息意外丟失；由于計算機系統運行不斷升級，電子檔案因為所用編碼和運行環境發生變化，無法讀取原有信息，導致數據丟失；由于溫度、濕度、機械應力等外部環境和工作人員素質等人為因素的影響，電子檔案的存儲介質遭到破壞，也會導致信息不可讀或讀取不完整的情況。二是功能不健全。多數電子檔案還停留在記錄、存儲等傳統檔案功能上，對信息技術支撐下的統計功能、分析功能、傳輸功能等還沒有有效開發和應用；對電子檔案中可能出現隨意復制、修改、刪除等帶來的負面影響沒有科學的制約辦法，很難保證電子信息的原始性和真實性。三是使用不到位。多數部門滿足于詳細記載培訓信息，形成了比較好的個體檔案。但電子檔案的統計、分析、傳輸等優勢功能沒有得到很好的應用，重建設輕使用的問題還比較嚴重。四是管理不規范。缺乏配套的規章制度，對電子檔案的處理隨意性大，使用U盤、光盤等存儲介質不備份、登記，隨意放置，挎貝的技術措施不到位，在一定程度上影響了數據檔案的管理。對錄入檔案的培訓信息標準不清，管理人員根據自己的判斷和認識確定收錄范圍，隨意性大。

三、加強干部教育培訓電子檔案建設的對策措施

一是健全運行機制。要將干部教育培訓電子檔案建設作為加強領導班子和干部隊伍建設的基礎工作，納入各級黨委、政府信息化建設的整體規劃和方案之中，使干部教育培訓電子檔案建設與經濟社會發展同步展開，與領導班子和干部隊伍建設同步推進。各級干部教育培訓主管部門要加強與信息化建設部門和檔案管理部門的溝通，積極參與當地網絡工程、電子政務、干部管理工作。各級黨委要高度重視干部教育培訓電子檔案建設，及時研究解決電子檔案建設管理過程中遇到的難題和矛盾；各級干部教育培訓管理部門要切實抓好統籌謀劃、工作指導和督促檢查；各單位組織人事部門和培訓機構要按職盡責，認真信息收集、整理、維護等工作。按照分級管理、分工負責的總體思路，形成規范有序的工作機制，共同推進電子檔案建設。

二是完善制度規范。制度管長遠、管根本，因此，要把制度建設擺上重要位置。電子檔案的制度規范主要有兩個方面：一方面是工作制度，主要包括組織領導、責任分工、運行程序，保密辦法、后勤保障等，從宏觀和物質層面保證電子檔案建設的順暢有序；另一方面是技術規范，主要包括收集歸檔的范圍、形式、規格、編碼等技術指標，要實現統一規范、統一標準，能夠方便使用和信息共享，從微觀和技術層面保證電子檔案的真實可用。

三是強化數據庫建設。要根據檢索、查詢、統計、分析等使用要求，建立不同類型的數據庫。各級干部教育培訓管理部門要加強目錄數據庫建設，形成檔案目錄中心，并通過網絡與各部門、各單位實現交換與共享。各單位組織人事部門要積極推進多媒體數據庫建設，把各種形式的信息進行數字化處理，建立全面、高效、快捷、準確的檔案檢索數據庫。

四是加強專業隊伍建設。負責干部教育培訓電子檔案建設的人員，不僅需要熟悉干部教育培訓的業務工作，而且要懂得檔案工作，同時還要掌握計算機技術、網絡技術，特別是需要分類統計、檢索分析時，還要明白數理統計、對比分析等專業知識，才能進行二次加工，形成新的信息產品，提高電子檔案的利用率。因此，要堅持引進與培養相結合、開發與使用相結合，一方面，要廣開渠道，招攬高層次專業技術人才，壯大干部教育培訓管理者隊伍；另一方面，要舍得投入，加大在職人員的培訓力度，不斷提升業務能力和技術水平，為電子檔案建設提供人才支撐。

參考文獻：

[1]施維.高校電子檔案管理工作初探［J］.山東省青年干部管理學院學報，2010(3).

[2]馮娜.電子檔案管理中存在的問題與對策［J］.學理論，2010(13).