如何實現醫院檔案管理現代化

張福生

摘 要： 醫院檔案，是記載醫院歷史發展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用，至關重要。

關鍵詞：醫院；檔案；管理

醫院檔案是醫院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫院現代化建設尤其重要。醫院檔案是醫院管理工作中的憑據，是醫學科學研究的基礎，是醫院進行宣傳教育的生動資料。醫院如何適應社會主義市場經濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規范化管理，就必須在調查醫院檔案管理的基礎上，了解醫院檔案管理工作的現狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，才能更好地做好新時期醫院檔案管理工作。醫院檔案，是記載醫院歷史發展過程中最可靠的原始記錄，是最具有權威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無法復原再生，其損失無法估量。因此，不斷強化檔案管理，對于保護檔案資料，提高檔案服務質量，充分發揮檔案無可替代的憑證作用，至關重要。面對日益深化的醫療改革和競爭，如何加強醫院檔案管理，如何更好地為醫療、教學、科研服務，實現檔案管理現代化，是目前醫院檔案管理人員應該思考的問題，筆者認為，應從以下幾個方面加強醫院檔案管理工作：

1 提高檔案管理人員的綜合素質

醫院檔案管理人員一般來自臨床或其它非檔案管理專業的人員，人員素質參差不齊。檔案管理水平高低、檔案服務質量如何，決不單純地決定于檔案管理人員在數量上的多少，而是取決于檔案管理人員的整體素質、專業技術水平、先進的工作方法和科學的管理體制。檔案管理水平和檔案服務質量的提高，檔案事業的健康發展，以及今后檔案工作逐步全面實現專業化、規范化、統一標準化管理，特別是現代化管理，都需要擁有一定數量的學歷高、素質高、多功能的復合型檔案專業人才。這種檔案專業復合型人才，精通檔案專業知識并能掌握現代高科技知識；精明強干，以少勝多，能一兼數職，辦事效率高；能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術；有較強的應變能力。那么，要提高檔案管理人員整體素質，筆者認為，應從以下幾個方面入手：

首先，在檔案管理人員的選擇上，要注意將思想素質好，社會關系較簡單、檔案管理專業技能較強的人員選任在檔案管理崗位，并且保持檔案管理人員的相對穩定。

其次，對現有檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次，舉辦各種檔案專業技能培訓，請檔案局專家或本系統中有豐富實踐經驗的專業人才授課，傳授檔案專業知識；定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗；要求撐握計算機方面專業知識和英語的讀寫聽能力。經考核，合格者持證上崗，不合格者，自然淘汰。采取公開招聘，實行公平競爭，優勝劣汰，能者上，庸者下。

2 加強醫院檔案管理工作的對策

我院是一所集醫療、教學、科研、保健為一體的三級甲等綜合醫院，醫院領導特別重視醫療質量、醫療技術的發展，重視醫院人才的培養和學科建設發展，對檔案管理方面重視不夠。檔案管理工作是醫院管理工作的基礎之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現，領導必須認識到只有在這種思想指導下，才會強化對檔案工作的領導和支持，才會給予硬件及軟件等方面的支持，醫院檔案管理者才有信心搞好檔案管理，所以，領導層的重視對檔案工作的開展起著決定性的作用。

2.1 加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性

大力宣傳檔案工作，使醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫院管理干部及醫、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2 檔案只能集中統一管理，不能分散管理

運用行政手段和法律手段對檔案進行統一管理，這是建立統一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統一管理，才能對綜合性醫院檔案進行規范化管理，真正地、充分地發揮其憑證和利用作用。

2.3 建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度

促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。各醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.4 加大投入，提高配備，實現檔案的現代化管理

加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現代化管理的重要內容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化。

3 檔案管理的標準化、信息化

檔案工作的標準化，就是要符合檔案的各項標準化內容，包括組卷的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等。特別是檔案整理工作和著錄、標引工作是否規范化，對計算機等現代化技術的應用有著重要影響，做到標準化管理，實現檔案管理信息化問題就迎刃而解了。 檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效益和社會效益。近年來，隨著醫院辦公自動化、信息化程度日益提高，傳統的“手工操作”、“立卷歸檔”的工作模式和“重保管，輕利用”的工作思路已經不能滿足醫院檔案管理工作的需要。醫院檔案管理信息化程度的高低，直接影響到檔案資源開發利用的水平。如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索，進而實現網絡化管理，成為醫院檔案管理工作的重要議題。這要求醫院盡快建立檔案數據庫，特別是醫院人事檔案，要使人事檔案的管理實現數字化；有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的應用管理；充分利用局域網及辦公自動化網絡系統，實現檔案（電子版）管理系統網絡化。

總之，在醫院領導的關心和支持下，將綜合素質較高的檔案專業管理人員放在這個重要崗位，實現檔案管理的規范化、信息化，同時認真貫徹執行《衛生檔案管理暫行規定》等法律法規，醫院檔案管理工作一定會更好地服務于衛生事業，并大力推動醫療事業的發展。