培養(yǎng)應(yīng)用型本科院校新入職教務(wù)秘書執(zhí)行力的思考

摘要：培養(yǎng)新入職教務(wù)秘書的執(zhí)行力，對其順利開展工作有著直接而深刻的影響，繼而影響教務(wù)管理的質(zhì)量。本文針對應(yīng)用型本科院校的實(shí)際情況，從認(rèn)識新秘書面臨的形勢出發(fā)，提出了一條路子、兩類經(jīng)驗(yàn)、三種精神的三點(diǎn)策略以供參考。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用型本科院校；新入職教務(wù)秘書；執(zhí)行力；培養(yǎng)

中圖分類號：G473 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）08-0132-02

教務(wù)管理是保障教學(xué)秩序、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的活動，教務(wù)秘書是教務(wù)管理活動的主要執(zhí)行者，教務(wù)秘書執(zhí)行力的高低對教學(xué)秩序的監(jiān)督、教學(xué)質(zhì)量的落實(shí)起著重要的作用，而執(zhí)行力的培養(yǎng)與提升要從新教務(wù)秘書抓起。新教務(wù)秘書首先應(yīng)該認(rèn)識基本的校情并聯(lián)系學(xué)校內(nèi)部的管理體制改革和教務(wù)秘書隊(duì)伍專業(yè)化的發(fā)展趨勢，找準(zhǔn)目標(biāo)定位。

一、應(yīng)用型本科院校新入職教務(wù)秘書面臨的形勢

1.應(yīng)用型本科院校內(nèi)涵建設(shè)對新入職秘書的定位。內(nèi)涵式發(fā)展是應(yīng)用型本科院校選擇突出“地方性”、“應(yīng)用型”特色，通過培養(yǎng)應(yīng)用型人才、打造雙師型教師、加強(qiáng)產(chǎn)學(xué)研合作等發(fā)展高等教育的路子。“內(nèi)涵式發(fā)展”作為應(yīng)用型本科院校的發(fā)展取向，強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量的應(yīng)用型人才培養(yǎng)，不僅重視學(xué)校的一切工作圍繞提高教學(xué)質(zhì)量而展開，同樣也重視為此提供服務(wù)的教學(xué)管理。教務(wù)秘書是教學(xué)管理部門的基層梯隊(duì)，是具體教學(xué)管理的執(zhí)行者，對教學(xué)規(guī)范的落實(shí)和人才培養(yǎng)的質(zhì)量起著重要的作用。隨著應(yīng)用型本科院校由數(shù)量、規(guī)模的發(fā)展向內(nèi)涵式發(fā)展的轉(zhuǎn)變，教學(xué)管理的思想和理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，對新入職的教務(wù)秘書不僅需要做好日常的教務(wù)工作，最好也能具備教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)方面的基本知識，改革單純的經(jīng)驗(yàn)管理、行政管理，形成科學(xué)的管理模式。

2.校系（院）兩級教務(wù)管理模式對新入職秘書的定位。應(yīng)用型本科院校正在逐步進(jìn)行校系（院）兩級教務(wù)管理模式的改革，學(xué)校的教學(xué)管理將更多辦學(xué)和管理的自主權(quán)下放給二級系（院）。管理重心的下移意味著管理職責(zé)的承擔(dān)，學(xué)校教務(wù)部門采用目標(biāo)管理，二級系（院）的教務(wù)秘書需要處理更大范圍的工作任務(wù)，更多環(huán)節(jié)的工作跟進(jìn)。這加重了教務(wù)秘書的參謀與助手的職能，不僅需要能協(xié)助系（院）領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，做好“上情下達(dá)”工作，也需要深入教職工隊(duì)伍和教學(xué)環(huán)節(jié)中收集信息，做好“下情上達(dá)”工作。同時(shí)，也更強(qiáng)調(diào)教務(wù)秘書的溝通與協(xié)調(diào)的職能，不僅包括系（院）內(nèi)部的各教研室、教師、師生之間的溝通，更包括與其他系（院）、學(xué)校教務(wù)等職能部門的溝通。新入職的教務(wù)秘書要盡快適應(yīng)兩級管理的新模式，明確工作責(zé)職，找準(zhǔn)工作方式，調(diào)整好工作態(tài)度，主動配合學(xué)校進(jìn)行兩級教務(wù)管理模式的改革，更好地為學(xué)校和系（院）服務(wù)。

3.教務(wù)秘書隊(duì)伍專業(yè)化發(fā)展對新入職秘書的定位。教務(wù)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化是應(yīng)用型本科院校通過錯(cuò)位競爭求“突圍”，實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵式發(fā)展的重要保障，其關(guān)鍵在于教務(wù)秘書個(gè)人的專業(yè)化發(fā)展。二級系（院）的教務(wù)秘書是教務(wù)管理組織中最基層最活躍的組成部分，教務(wù)秘書隊(duì)伍的專業(yè)化發(fā)展是高等教育管理發(fā)展的必然趨勢，通過提升教務(wù)秘書的執(zhí)行力是促進(jìn)專業(yè)化隊(duì)伍發(fā)展的有效途徑。執(zhí)行力就是教務(wù)秘書開展教務(wù)管理的能力和效率，若教務(wù)秘書的執(zhí)行力不足，教務(wù)秘書專業(yè)化隊(duì)伍則難以形成，這勢必影響教學(xué)工作的順利進(jìn)行，影響教學(xué)質(zhì)量的低耗高效，影響教務(wù)管理模式的改革進(jìn)程，最終影響應(yīng)用型本科院校的內(nèi)涵建設(shè)。新入職教務(wù)秘書要清醒地認(rèn)識到時(shí)代賦予的崗位定位，了解崗位所需的能力要求，選擇適合自己的發(fā)展道路。

二、應(yīng)用型本科院校對新入職教務(wù)秘書執(zhí)行力的要求

1.具備基本的工作能力。首先，需要具備基本的溝通與協(xié)調(diào)的能力。在兩級教務(wù)管理模式下，教務(wù)秘書位于上情下達(dá)、下情上傳的中間環(huán)節(jié)，一方面強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)和系（院）直接領(lǐng)導(dǎo)的溝通，遇到問題能第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，做到上下協(xié)調(diào)一致，并嚴(yán)格遵守自身角色定位，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)準(zhǔn)確的信息參謀；另一方面強(qiáng)調(diào)在教學(xué)管理上與學(xué)校教務(wù)等職能部門的溝通，取得部門間的相互配合、支持與幫助，保障教學(xué)管理過程的順利進(jìn)行。其次，需要具備基本的統(tǒng)籌與兼顧的能力。在應(yīng)用型本科院校中，教務(wù)秘書工作一方面是行政管理，一方面是學(xué)術(shù)管理；既是對事的管理，又是對人的管理；既包括大量的常規(guī)性工作，又包括隨機(jī)的突發(fā)性工作。如何根據(jù)各類工作的特點(diǎn)，抓住教務(wù)管理的重點(diǎn)，分清輕重緩急，梳理工作事項(xiàng)，安排工作順序，這要求新入職教務(wù)秘書具備基本的統(tǒng)籌兼顧能力，能有條不紊地處理工作，并鍛煉直面復(fù)雜局面的魄力。再次，寫作與表達(dá)的能力是教務(wù)秘書不可或缺的一項(xiàng)基本技能。在日常的工作中，教務(wù)秘書經(jīng)常需要擬定教學(xué)通知、撰寫工作計(jì)劃與總結(jié)、匯編各類文件與報(bào)告，這都要求教務(wù)秘書具備良好的邏輯思維和寫作表達(dá)能力，能將各項(xiàng)通知、報(bào)告等清晰準(zhǔn)確、簡明扼要地傳達(dá)給教師和學(xué)生。

2.熟悉教務(wù)管理工作流程。教務(wù)管理的目的在于保障教學(xué)正常運(yùn)行，提高教學(xué)質(zhì)量，促進(jìn)人才培養(yǎng)。這個(gè)目的分解下來，就會有大量具體而細(xì)致的工作需要教務(wù)秘書來完成。教務(wù)秘書需要具體執(zhí)行各項(xiàng)教學(xué)管理制度和章程，完成與教學(xué)管理有關(guān)的各項(xiàng)環(huán)節(jié)。這類工作千頭萬緒，瑣碎又繁雜，特別是在開學(xué)初與學(xué)期末，工作任務(wù)應(yīng)接不暇，所以，這就要求新教務(wù)秘書在工作中用心記下各項(xiàng)工作的步驟與流程，做到舉一反三，熟練掌握。

3.運(yùn)用教務(wù)管理技術(shù)手段。教學(xué)管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化將是教務(wù)秘書工作的重要手段之一。充分利用校園OA網(wǎng)發(fā)布教學(xué)文件、各項(xiàng)通知，這種無紙化辦公將很大程度上提高工作效率，減少人力資源浪費(fèi)。同時(shí)，各高校正逐漸采用教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行教務(wù)管理，像是教師授課任務(wù)安排、學(xué)生各類成績登記等內(nèi)容都通過教務(wù)管理系統(tǒng)完成。因此，新秘書需要做到能通過辦公平臺、教務(wù)管理系統(tǒng)來提高和創(chuàng)新工作效率，促進(jìn)學(xué)校管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。

三、培養(yǎng)新入職教務(wù)秘書執(zhí)行力的主要策略

1.選擇一條路子：在做中學(xué)。我們可以通過觀察新教務(wù)秘書在日常工作的行為來解釋新秘書執(zhí)行力的培養(yǎng)。不難發(fā)現(xiàn)，真實(shí)情境中的執(zhí)行力培養(yǎng)不是簡單的各種文字的口號式的吶喊，而是與同事的溝通協(xié)調(diào)、任務(wù)的分派布置、資源的優(yōu)化配置等很多因素相關(guān)。新教務(wù)秘書的這種沒有正式指導(dǎo)下的學(xué)習(xí)需要他們自覺地形成這樣一種學(xué)習(xí)關(guān)系：這不同于正式學(xué)校環(huán)境中的學(xué)習(xí)，既沒有明顯的教，也沒有權(quán)威性的指示，需要的卻是新秘書自覺主動地學(xué)，在工作中學(xué)習(xí)，即新秘書在完成工作的過程中與其他人交流切磋，為工作中遇到的問題尋求解釋，并在不斷的溝通反饋過程中解決問題。總之，新秘書執(zhí)行力的培養(yǎng)，不是通過照搬某種正確答案而產(chǎn)生，而是通過在實(shí)際的教學(xué)管理過程中，對手頭上正在進(jìn)行的工作的理解和解決而形成的。endprint

2.結(jié)合兩類經(jīng)驗(yàn)：他人經(jīng)驗(yàn)和自身經(jīng)驗(yàn)。對于新秘書這類被認(rèn)為缺少經(jīng)驗(yàn)的人而言，在其成長的道路上必然要向其他有經(jīng)驗(yàn)的教務(wù)秘書學(xué)習(xí)，從而更快地適應(yīng)工作。新秘書都希望能擁有老秘書的經(jīng)驗(yàn)來抵御工作中遇到的變數(shù)，在潛意識中都認(rèn)為剛畢業(yè)的新人滿腦子都是理論，沒有經(jīng)驗(yàn)，做不好工作。實(shí)際上，過分迷戀經(jīng)驗(yàn)，容易形成以經(jīng)驗(yàn)為借口的不負(fù)責(zé)任的開脫，對執(zhí)行力的培養(yǎng)有著反作用。同時(shí)，不經(jīng)過反思與批判，將他人的經(jīng)驗(yàn)?zāi)脕砭陀茫@種被動的零碎的經(jīng)驗(yàn)無法使新秘書對自己的行為做出正確的判斷，同樣不利于執(zhí)行力的培養(yǎng)。如何能有效地利用經(jīng)驗(yàn)來培養(yǎng)新秘書的執(zhí)行力，我們可以這樣理解：經(jīng)驗(yàn)包括經(jīng)歷和體驗(yàn)，新秘書們只有經(jīng)歷了發(fā)生過的事情，體驗(yàn)到這個(gè)過程賦予的意義，才算是吸收他人的經(jīng)驗(yàn)，變得有經(jīng)驗(yàn)了。所以，在遇到問題時(shí)，新秘書不應(yīng)該將他人的經(jīng)驗(yàn)簡單地照搬照用，而應(yīng)該先反思，從整體上了解他人經(jīng)驗(yàn)的整體情境，洞悉經(jīng)驗(yàn)背后的實(shí)質(zhì)，然后才能真正地為我所用，批判性地實(shí)踐，并轉(zhuǎn)化為自己的經(jīng)驗(yàn)加以積累，以培養(yǎng)和提高執(zhí)行力。

3.強(qiáng)化三種精神：主動精神、創(chuàng)新精神、學(xué)習(xí)精神。能否積極主動地承擔(dān)工作是新秘書執(zhí)行力的第一要求。擁有主動精神，首先表現(xiàn)在新教務(wù)秘書主動地樹立服務(wù)的觀念，這是解決好為誰服務(wù)的關(guān)鍵。教務(wù)秘書要處理好與各方面的工作關(guān)系，就要主動熱情地投入工作，塑造良好的工作氛圍，使執(zhí)行力有一個(gè)好的運(yùn)行環(huán)境。其次表現(xiàn)在新教務(wù)秘書主動地將服務(wù)落實(shí)在各項(xiàng)教學(xué)管理工作之中，這是解決好如何服務(wù)的重點(diǎn)。教務(wù)秘書在對待瑣碎具體的教學(xué)管理任務(wù)時(shí)，比如教材訂購、學(xué)分統(tǒng)計(jì)、考試安排時(shí)，要認(rèn)真細(xì)致、一絲不茍；在具體執(zhí)行學(xué)校制定的規(guī)章制度時(shí)，要主動與師生溝通，了解師生的想法意見，換位思考問題，主動為師生著想。教學(xué)管理工作是一項(xiàng)規(guī)范化的工作，在強(qiáng)調(diào)工作態(tài)度的嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的同時(shí)，也要求有創(chuàng)新精神和創(chuàng)新實(shí)踐。新教務(wù)秘書可以從三個(gè)方面理解：首先是工作觀念上的創(chuàng)新，尤其是在高等教育改革和兩級管理體制改革的背景下，教務(wù)秘書要改變傳統(tǒng)教務(wù)秘書是“勤雜工”的觀念，突出參謀與助手的職能；其次是工作思路上的創(chuàng)新，應(yīng)用型本科院校尋求內(nèi)涵式發(fā)展，強(qiáng)調(diào)產(chǎn)學(xué)研合作辦學(xué)，教務(wù)秘書的學(xué)術(shù)管理就包含了教學(xué)管理和科研管理，教務(wù)秘書要思考如何使教學(xué)管理與科研管理相結(jié)合，通過教學(xué)管理帶動科研管理，使科研活動與教學(xué)活動相互促進(jìn)、共同提升；最后是工作方法的創(chuàng)新，教學(xué)秘書需要具備科學(xué)的管理方法，以最優(yōu)化的資源配置實(shí)現(xiàn)優(yōu)的管理效果，在教務(wù)管理的事務(wù)性工作中，以規(guī)范化的科學(xué)方法減少降低人財(cái)物力的成本，提升執(zhí)行力效用，促進(jìn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。新教務(wù)秘書的工作過程，也是一個(gè)學(xué)習(xí)的過程。由于從事教務(wù)秘書崗位的人員所學(xué)的專業(yè)一般與從事的工作崗位不一致，對各種有關(guān)高等教育的知識，如高等教育管理學(xué)、高等教育管理心理學(xué)等接觸較少，比較陌生，而這樣的不甚完善的知識結(jié)構(gòu)將會影響新教務(wù)秘書對領(lǐng)導(dǎo)意圖、文件精神的領(lǐng)悟不夠深入和透徹。基于此，新教務(wù)秘書要善于利用學(xué)校提供的繼續(xù)教育的平臺，學(xué)習(xí)相關(guān)的高等教育管理理論、提高理論素養(yǎng)和教育管理水平，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，鍛煉綜合能力，培養(yǎng)與提升執(zhí)行力。

綜上所述，應(yīng)用型本科院校內(nèi)涵式發(fā)展和兩級教務(wù)管理模式改革的趨勢決定了培養(yǎng)執(zhí)行力是新入職教務(wù)秘書當(dāng)務(wù)之急的需要。并且從新入職教務(wù)秘書自身發(fā)展的角度上看，這更是亟需發(fā)展的和易于被接受的。其中的關(guān)鍵在于新教務(wù)秘書能否自覺適應(yīng)所面臨的形勢，達(dá)到所規(guī)定的要求，從“做中學(xué)”，在由他人經(jīng)驗(yàn)和自身經(jīng)驗(yàn)建構(gòu)的背景中重塑教學(xué)管理的觀念、思路和方法，以積極主動的工作熱情、開拓創(chuàng)新的工作態(tài)度和不斷學(xué)習(xí)的實(shí)際行動，真正養(yǎng)成高效的執(zhí)行力。

作者簡介：楊焓（1987-），女，福建莆田人，碩士，研究見習(xí)員，主要從事教務(wù)教學(xué)管理與研究。endprint