高效辦公自動化研究與探討

【摘要】實現辦公自動化是醫院自身建設以及改革的必然要求，是實現醫院服務質量的趨勢。醫院在建立辦公自動化系統的過程中要實現辦公系統高效率、高質量的辦公系統，就要做好辦公自動化的基礎工作，建立完善的辦公系統。在推進醫院高校辦公自動化系統的過程中還要加強領導以及進行科學的規范等，為醫療事業提供更多的便利。

【關鍵詞】高效辦公自動化;研究;探討

1.引言

所謂辦公自動化就是把現代化辦公和計算機網絡相結合形成的新的辦公方式，這是技術革命中的一個新的應用領域，是信息化技術發展下的產物。

在全國辦公自動化討論會上對辦公自動化的定義作了一下解釋：通過使用高科技技術，使得一些辦公業務活動物化于人之外的現代化辦公設備中，由人和技術設備形成服務與辦公活動的人機信息處理系統[1]。在不同的單位中對，辦公自動化的叫法也不一樣，行政單位稱之為電子政務，而企業單位則稱之為OA（OA是office automation的簡稱）。

2.高效辦公自動化的建設方向

建設高效辦公自動化系統，更好的服務于單位要遵循以下幾點。

實用性：辦公自動化是綜合性的技術，其中涉及到的系統工程以及計算機技術等等都是十分活躍的領域。作為一個系統的整體，辦公自動化并不是虛構的，而是要以解決辦公事務為基礎，以用戶實際的需求為導向，具備全面的功能以及實用性為方向的。只有符合實際的自動化辦公才能更好地為醫療單位辦公體系服務，才能發揮出其真正的作用。

安全性：

在構建辦公自動化系統的過程中，還要提高系統的安全防范，防止病毒和黑客的侵入，通過采用科學的防范措施，保證單位信息的安全和可靠。

先進性：

開發辦公自動化系統時要使用先進的計算機技術和加密技術，使用高效靈活的方案。當前，一般是使用office，lotus domino等較為成熟的技術在internet上進行辦公自動化的。這些技術有著完善的工作流程控制系統，可靠的安全機制以及完善的數據庫復制技術等等，能夠讓單位的辦公系統更加的完善，使得辦公效率更高。

擴展性：

實現辦公自動化的過程中要和單位的實際情況相結合，要把單位的經濟承受能力以及今后的發展考慮在內，在保證原有投資的基礎上確保辦公自動化系統可以持續使用。

3.高效辦公自動化建設存在的問題

3.1 辦公人員意識問題

目前，醫療單位辦公人員對自動化辦公的重要性還缺乏必要的認識，很多辦公人員還依賴于以往的辦公方式，一些領導對辦公自動化也還存有很多疑慮。根據調查發現，很多醫療單位的領導對辦公自動化的理解不足，較多的領導認為辦公自動就是在辦公的過程中使用先進的技術和設備，而實施辦公自動化的目的就是提高工作的效率。事實上，實現辦公自動化不僅僅是提高辦公的效率，同時也有利于提高管理層的決策效能。在醫療單位開展宣傳，為單位領導和員工進行辦公自動化學習課程來提高領導和辦公人員對自動化辦公的認識，如果缺乏領導的支持，必然會存在很大的阻力。

3.2 資金投入問題

醫療單位要實現辦公自動化需要投入較多的資金，因為辦公自動化是一個系統的工程，從開始實施到完成以及完善是長期性的。在建設的過程中，各種硬件軟件設施的購置都要花費很多的資金，而且在后期的網絡開發以及系統的推廣中也要有資金支持。而很多醫療單位由于自身財政狀況的影響，在建設辦公自動的資金問題上大打折扣，對辦公自動化的建設產生了嚴重的影響。對此，醫療單位要以長遠的眼光看問題，確保辦公自動化建設的資金又保證，保障醫療單位辦公自動化建設，推動高效辦公自動化在實際中的應用[2]。

3.3 系統安全問題

醫療單位實施辦公自動化還要建立局域網，單位的各個科室和部門都要入網。這就需要保證在傳輸、存儲信息的過程中，這些信息要有安全保障。例如，關于病人的基本信息安全等。因為辦公自動化系統和因特網相連接的，如果單位的自動化系統受到了病毒等外界的攻擊，不僅會給病人帶來不便，也會給醫院產生一定的影響。有調查發現，有的醫療單位的局域網建立的比較早，在網絡技術發展的今天，這些網絡已經無法和醫療單位的發展相適應，而且其安全性也無法得到保證，因此對這些網絡就要進行改造。對此，醫療單位要從自己的網絡情況出發采用合理的措施保證網絡的安全性，對于各個科室和部門要要求安裝防毒軟件，在傳統重要的信息時要使用加密技術等等，確保辦公自動化系統安全可靠，實現高效辦公。

3.4 缺乏一支有豐富經驗的人才隊伍

醫院要建立一支能夠掌握計算機知識的人才隊伍，這樣才能及時的對辦公自動化系統進行維護和更新，以便為醫護人提供最近的動態以及政策，讓醫護人員更加的重視醫院的發展，尤其是在醫藥領域的搜集以及分析等信息工作上要提供更好的服務。此外，醫院的信息化隊伍還應該具有對計算機硬件故障修護的能力，以確保系統正常運轉，為管理人員、醫護人員以及病人服務。而當前很多醫院還沒有具備豐富計算機知識和實踐經驗的隊伍，因而在一定程度上阻礙醫院辦公自動化的發展。

4.推進高效辦公自動化策略

4.1 更新觀念，推動高效辦公自動化基礎

高效辦公自動化作為一個新的概念，很多企業和單位都無法理解。因此，更新領導人員以及辦公人員的觀念，使得其認識到辦公自動化的必要性是推動高效辦公化實施的基礎。高效辦公自動化涉及到了醫療單位中各個單位和人員，單位的領導更要加強對其的重視。領導在自覺更行觀念，主動接受新的辦公方式下，對于整個醫療單位的辦公自動化水平起著關鍵性的作用。當前，很多醫療單位的辦公自動化存在效率低，作用不明顯等問題，而原因主要是領導的不重視而無法創造條件和給予支撐[3]。有的管理者則因為缺乏專業操作技能還依賴于傳統的手工辦公方式。因此，要對領導更新觀念，對員工加強宣傳，提高員工對辦公自動化的作用認識，讓其更好的參與到辦公自動化的使用中。

4.2 提高管理人員素質

高效辦公自動化的實現要求管理人員要有一定的管理能力和計算機操作能力。從當前的醫療單位管理隊伍來看，單位對隊伍的重視還不足。因此。醫療單位要加強對辦公自動化系統管理人員的重視和培養，增加專業管理人才，更好的為辦公自動化系統服務。

4.3 建立HIS系統

HIS系統是醫院信息系統的簡稱。HIS系統是醫學信息的一個新的分支。HIS系統在醫院的實施主要有三個階段：第一，管理信息系統，管理信息系統主要包括門診掛號、藥房管理、醫療設備管理等系統;第二，臨床醫療信息系統，包括護理信息、臨床試驗檢查報告、血庫管理等;第三，醫院信息系統的高級應用，包括病人床邊信息、病人病案系統和遠程診斷系統等。通過HIS系統的使用有利于提高醫院的工作效率和質量，推動醫學科研以及教學的發展，而且還能夠減輕醫院的各項事務的勞動強度，這樣就使工作人員可以有更多的時間為病人服務。此外，使用HIS系統還能改善醫院的經營，確保病人和醫院的經濟利益不受損害。

5.結論

實現辦公自動化是時代發展的必然要求，是各個企業單位的必然趨勢，因此要加強重視，做好一系列工作，推動高效辦公自動化的實現。

參考文獻

[1]龍海，彭志良，裴曉紅.貴州省農業科學院辦公自動化系統的開發與應用[J].貴州農業科學，2009，35（1）：135-137.

[2]井茹，和曉軍.工作流技術在協同辦公系統中應用的研究[J].科技創新導報，2010，10：11-14.

[3]郭建偉，白鳳娥.企業辦公自動化系統現狀與發展趨勢[J].計算機與信息技術，2009，3：103-104，108.

作者簡介：劉戀（1986—），女，河北承德人，科員，現供職于承德市第三醫院。