企業資源計劃在科研項目管理中的應用與探索

謝文江+馬秋榮+苗健+陳娟利+宮少濤+李磊

摘 要：科研項目通過企業資源計劃系統（ERP系統）管理，可以幫助項目管理人員從進度、預算、成本、資源等方面全面掌控項目。文章介紹了中國石油集團石油管工程技術研究院科研項目管理ERP系統的開發、實踐過程，同時對ERP在科研項目管理中的應用進行了探討，指出了應用時存在的問題，并針對問題提出了相應的解決對策。

關鍵詞：企業資源計劃 科研項目管理 應用

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2014）09-023-02

一、引言

在實際工作中，企業通過專業化的ERP系統能夠實現對項目實時、動態、有效的管理。ERP與項目管理在實踐中的結合已經成為各企業管理信息化的一個切實有效的著手點，能夠為企業更高效地進行項目管理提供良好的保障和平臺。

與傳統地生產加工型企業相比，科研項目具有許多獨立的特點和需求。相應地，在ERP管理的目標和實施過程方面也有較大的區別。本文將對中國石油天然氣集團公司直屬科研單位石油管工程技術研究院（以下簡稱管研院）科研項目管理ERP系統的開發、實踐和應用過程進行分析和探討。

二、科研項目通過ERP系統管理的目標及具體思路

我們要將科研項目通過ERP系統進行管理，首先要弄清楚的是要解決的主要矛盾是什么。科研項目管理是指課題從項目申請、立項論證、組織實施、檢查評估、驗收鑒定、成果申報、科技推廣、檔案入卷的全程管理，是一項科學性很強的綜合性管理工作。其目的是使科研項目實行制度化和科學化的管理，保證科研計劃圓滿完成，出成果、出人才、出效益，提高競爭力。

項目管理的內容包主要包括項目范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理和集成管理等。這些內容貫穿在一個項目的整個生命周期。這些內容對應到管研院科研項目管理， 即項目立項管理、執行控制管理及結題驗收結題管理三個動態環節。

管研院科研項目通過ERP系統管理的主要目的就是從立項、執行控制和結題驗收三個環節入手，整體上實現對科研項目管理系統的架構分析，構建出適用于管研院的科研項目動態管理體系，讓科研項目相關人員實時了解到項目進行的狀態以及當前存在問題， 以便及時對項目的進度、預算、人員等方面進行調整、處理，能夠方便科研人員和管理人員實現資源共享，合理地安排人員、物資、經費，用最科學的方法、最高的效率來實現項目目標。

管研院通過對科研項目的特點和管理現狀分析以及各相關單位需求調研，并對當前業務管理體制和科研項目組織情況評估后，明確了管研院科研項目通過ERP系統進行管理的總體設計思路：第一，采用Work Breakdown Structure（以下簡稱WBS）實現對每個科研項目的精細化管理；第二，對全部科研項目采用統一編碼，在系統中實現可實時監控、跟蹤項目的關鍵環節。

三、實施應用

（一）業務流程信息化

在分析了科研項目立項申報管理、執行控制管理、結題驗收管理各項環節后，ERP項目組為管研院科研項目管理ERP系統設計了科研項目開題立項、科研項目進度更新、科研項目計劃錄入、科研項目計劃調整、科研項目驗收結題等5個主要流程。

（二）組織結構

在ERP系統中，一個項目由項目定義和WBS兩部分構成，項目組織結構的分配具有唯一性。項目定義就是將科研項目基本屬性按照編碼規則來進行表達，例如，項目承擔單位、項目類別、項目起始時間及項目負責部門等科研項目的基本屬性。項目編碼包括數字和字母，在ERP系統中它具有唯一性，即從項目創建到計劃實施，再到驗收結題，整個過程中項目編碼是保持不變的，它是一個項目身份的象征。

另外，WBS就是按照項目開展的階段、功能以及對象等，將一個完整的項目分解成不同層級的較小的單元，對于管理者來說這樣的單元更易管理和維護。WBS是一個劃分等級的模型，是ERP系統管理科研項目的關鍵。ERP系統在WBS上維護了很多信息，在對WBS細分后，就可以將預算細分至底層WBS，為后續操作奠定基礎。頂層WBS編號保持和項目定義編號一致。擴展的WBS編號在上一級的編號后面加二位流水碼。在管研院ERP系統中，WBS分解結構如下：第一層級WBS與項目定義保持一致；將項目過程管理和經費管理作為第二層級的WBS；又將過程管理中開題、實施和驗收以及經費管理中的各個經費科目作為第三層級的WBS，若經費科目中有更詳細的明細可繼續添加第四或第五層的WBS。

（三）項目立項階段

科研項目通過論證，經任務下達方下達后便可在ERP系統中創建，通常按照一定的編碼規則將項目在系統中進行下達，另外要創建的內容有：任務來源、項目種類、項目承擔部門及項目負責人等。同時，在系統中需對項目合伙人進行角色分配，項目合伙人即與項目相關的人員，每個人員都有特定的角色，每個角色都對應著不同的權限和職責。系統中通常有項目經理、項目財務、計劃工程師、一般人員等角色。一般情況下，項目經理角色分配給項目負責人，且僅分配給一個賬號；計劃工程師可分配給項目質量負責人、項目歸檔負責人等多個賬號。項目經理負責項目的整體實施，可對項目相關信息進行創建和維護，而財務人員、其他成員及公司領導等人員在項目進行過程中僅需要查看項目的相關信息，系統中僅賦予查看權限。項目基本信息以及結構創建后，便可在ERP系統中下達該項目，即啟動項目。

（四）組織實施階段

科研項目啟動后進入組織實施階段，在這一階段系統中涉及到的流程主要為：項目進度跟新流程、項目計劃錄入流程以及項目計劃調整流程。

系統中，項目負責人可對下達后的項目進行進度更新，以便項目相關人員及時了解項目信息。例如項目已下達、中評估完成、驗收通過等。另外，在已創建的項目WBS上可添加相關PS文本，包括開題設計報告、計劃任務書、項目階段檢查報告、中期檢查報告、對外委托驗收報告以及項目驗收報告等文檔。endprint

系統中項目計劃錄入功能實際上就是項目預算的分配。項目預算就是項目經批準的成本，項目管理人員可以根據實際情況對預算進行分批下達或按比例下達。預算一旦下達，系統便可自動控制項目成本，這種控制一方面是項目總體預算的控制，另一方面是各層WBS預算的控制。實際成本發生在底層WBS上，通過對底層WBS 預算的控制來控制整體成本，各層間的關系是上層預算大于等于下層的預算之和。

在項目進行過程中，一些特殊情況的發生需要對項目個別科目的預算進行追加或扣除，可以通過系統中的預算補充和預算返回功能來完成。

（五）項目驗收結題

科研項目經任務下達方驗收通過后，可將項目形成的所有文檔進行上傳。項目的最終文檔包括項目驗收評價報告、財務決算報告、科學技術成果應用證明、項目研究報告、技術有形化資料、外協驗收材料、自驗收評價報告等。文檔上傳成功即可關閉項目，此后系統中除查詢功能外任何其他功能都將失效，這就保證了科研項目的可控性和安全性。

四、應用效果

（一）各崗位權限和責任更加明確

ERP系統中每個業務崗位的責任和權限都有明確規定，每項業務都是分級操作和分級審批，操作流程和審批都有流轉痕跡和跟蹤記錄， 這樣能夠增強各崗位人員的主觀能動性和責任心。

（二）嚴格規范項目實施程序

ERP系統中，沒有列入計劃的項目將不能在系統中進行下達，計劃外項目也就無從開展，這樣避免了一些項目組在項目尚未獲批的情況下私自啟動項目的情況，保證了每個科研項目實施的嚴肅性。同時，隨著系統的規范化，系統中的相關數據和崗位操作流程也隨之逐漸標準化、規范化，這一系列標準規范的操作、標準規范的命名使科研人員和科研管理人員在管理科研項目時變得更利于組織、實施和控制，并且在管理過程中避免了一些人為行為。

（三）實現信息反饋的時效性

ERP系統上線后，可自動監測項目的實際發生費用即項目實際成本，例如某項目試驗費， 所發生的每一筆試驗成本都會及時反映在系統中。當發生費用即將超出預算時（一般在完成預算的95%時），系統便會及時發出警報并會通過短信、E-mail等渠道將信息反饋給項目經理、財務人員等， 這一功能體現了ERP系統信息反饋的時效性和及時性。

（四）科研項目經費實現精細化管控

ERP系統中，每一層級的項目工作細分結構能都實現預算管控功能，項目預算可分解到每個科目，每個科目對應的WBS都有關鍵指標預報警告功能， 從而實現了人工控制向系統控制的轉變，從而全面提高了預算管理的效果。

五、存在的問題及對策

（一）思想認識不足

ERP系統的實施并不只是對管理手段進行更新，隨之變革的還有管理觀念、組織過程、操作流程等，這就要求一定要打破傳統的管理思維模式，這樣就會涉及到部分管理人員或研究人員工作量甚至工作性質的改變，極易導致相關人員產生抵觸情緒。另外，企業領導、科研人員對新系統缺乏一定的了解和信任，習慣用傳統的管理模式和方法去思考并解決問題，這些往往會導致系統運行過程出現矛盾和瓶頸。

因此，要有效實施ERP系統，就要全面轉變觀念和意識，全面要求員工參與運行，同時要積極應對和克服來自各方的阻力和壓力。只有企業全體員工都有學習先進管理思想與方法的積極性，才會有改革的信心，實施ERP才有群眾基礎。要讓員工有接受新思想新方法的熱情，就要讓員工充分了解到ERP系統的內涵和精髓，領悟其管理的先進性。同時要及時總結出ERP系統建設的成果并加強宣傳，通過組織企業之間的交流、考察、學習等手段來提高認識，從而讓全體員工改變傳統觀念，從根本上接受ERP系統。

（二）內部控制制度不夠完善

ERP是一個高度集成的系統，一個微小的失誤都可能會導致系統出現成指數倍增長的連鎖錯誤。要保證其信息的準確性和可靠性，就要嚴格控制各種信息來源，包括各種數據、報表。而目前內部控制制度仍不夠理想，系統運作中常常有不規范的業務操作，甚至有些員工仍保留原有傳統的運作模式。

因此，系統運行管理必須進一步制度化，必要時采取強制手段推行，逐漸讓員工適應新的管理模式。要制定更加規范的制度，增加系統運行監控的力度，確保各項業務操作都能在線實時完成。同時，嚴格操作紀律、細化操作標準，保證基礎數據質量，從而保證ERP系統平穩運行。

（三）部門銜接溝通不暢

ERP科研項目管理系統是一個開放式的綜合平臺，它涉及到企業的多個部門如科技處、財務處、內控處、研發中心等，前后連貫的業務流程使相關部門之間產了一定的依存關系。而正是因為這種依存關系的存在，倘若出現一個部門的錯誤操作或是部門間的不配合、相互推諉，就會導致ERP流程中斷，嚴重影響系統的正常運行。

因此，只有科研管理部門和其他相關部門之間密切配合，形成一個完整、流暢的操作模式，是ERP系統平穩運行的一個關鍵。在ERP實施過程中，可以通過電子數據交換來實現實時的信息共享和業務聯系。另外，通過電話、E-mail和現場溝通、協助等方式也是進一步實現各部門之間默契配合的有效辦法。

（四）相關人員業務水平有待提高

ERP系統運行后，根據調查，一些員工對ERP的實施過程缺乏了解，甚至個別人員對如何使用都知之甚少，因此對其支持程度也相對降低。另外，隨著ERP系統包含的內容越來越豐富，操作難度也越來越大，對于大部分使用者來說都沒有信息專業背景，這些人員專業技能和業務素質還有所欠缺，可能無法應對不斷提升的工作量和工作要求。

因此，在ERP系統運行過程中必須加強人員培訓。從企業各級管理層到普通崗位人員，必須不斷學習先進管理理論，對ERP系統涉及的人員分不同層次、不同程度、不同階段進行軟件具體功能和操作方法的培訓，及時使用多種方式對ERP系統使用成效與問題進行交流和討論，如網站專欄、會議等，使員工能夠主動的將崗位工作、實際業務流程與系統運行結合起來。

總之，ERP系統運轉是一個涉及多部門、多層次的關鍵性、全局性的工作。通過該系統的上線運行， 對管研院科研項目管理水平的提升起到了積極推動的作用。但是ERP運行過程中出現的問題不容忽視，唯有盡快落實解決上述存在的問題，才能使ERP項目的實施得到最佳的經濟效益，才能使管研院整體管理水平及綜合競爭實力發生更大的飛躍。

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[4] 謝文江，陳娟利，宮少濤，張偉福.基于ERP環境的PS模塊在科研項目管理中的應用——以中國石油管研院為應用案例[J].特區經濟，2014（2）

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（作者單位：中國石油集團石油管工程技術研究院 陜西西安 710077）

（責編：賈偉）endprint