協同事項管理系統的分析與設計

朱丹++馬柯++王俊峰++高亞麗

摘 要：在信息化技術的高速發展下，企業在運營過程中對事項執行力的重視度也越來越高了，事項管理系統就是為提高企業的協同工作效率和執行力而生的。本文從協同事項管理系統對現代企業的意義出發，研究和分析了協同事項管理系統的功能與架構，并對各個模塊進行了詳細說明。

關鍵詞：協同辦公 事項管理 執行力 系統設計

中圖分類號：TP18 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現代科技的蓬勃發展，企業的辦公方式受自動化技術的影響愈發明顯，無紙化辦公時代已經來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現公文處理和信息交互的OA系統已經難以滿足現代企業核心競爭力發展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協作、強化工作效率等方面，基于協同管理理論的辦公系統成為眾多企業的需要。事項管理作為協同辦公系統的重要組成部分，是企業執行能力、團隊管理、企業經營管理水平的重要體現。協同事項管理系統的開發對企業工作執行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執行力管理，指的是貫徹戰略意圖，完成預定目標的操作能力。事項管理是企業管理成敗的關鍵，事項管理系統對企業中各項工作進行分解分配，最終工作根據完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領導得知已安排工作的分派情況和執行情況，工作執行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業整體辦事效率。

1 事項管理系統功能分析

按照企業需求，事項管理系統要為不同的角色提供事務處理和管理功能，并要具有強大的監控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現事項建立、事項分派（再分派）、事項執行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。一級領導將工作事項分派給一個或多個二級領導后，二級領導可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執行是事項執行人（督辦人、執行人、協助人）根據事項具體要求，進行事項任務的落實執行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復。事項審批針對執行人提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準。具體來說，事項管理系統的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執行，明確各自角色及事項內容；所有上級領導都可以通過系統查看和指導下級工作；每項工作都可以針對事項處理結果進行回饋；針對工作結果可形成給領導的簡要報告；系統提供待辦工作事項和監督工作事項的任務提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據事項的不同級別設置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業務信息。

2 事項管理系統詳細設計

協同事項管理系統是讓企業在一個信息透明度高，上下級互動性強的環境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協同辦公的意義所在。在系統中，領導可以對下級人員進行權利分配，實現無紙化工作派發，而中級領導接到的工作內容可拆分再下發，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監督工作的完成情況。有關學者對企業執行力進行多年研究，提出了執行力七大要素—— “目標、計劃、匯報、追蹤、總結、評估、標準”，即“OPRTAES”法則。在系統的具體實現中，根據此法則可設事項創建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創建

事項創建是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領導或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發起的所有事項資料信息；開發時應設置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產生事項分派時間，對應到執行編號，和執行人；事項分配選擇相應人員，點擊分配，成功之后會給事項執行人一條事項處理待辦任務；在填寫事項基本信息時可以設置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統會據此向執行人發出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態變為“已建立、待分派”；事項分派后，事項狀態變為“已分派、在執行”。

2.2 事項處理

事項處理是當用戶接收到領導分派的事項后，由事項的執行人進行事項處理或再分配的過程。事項執行人可在系統中進行事項執行情況的回復，并發送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領導交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復，然后提交給事項發起人。提交成功后會給事項發起人一條事項審核的待辦任務；系統可以針對事項階段或最終完成情況給發起人一份簡報描述，發送成功后會給發起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執行完畢提交跟催人后，事項狀態變為“已完成、待審核”。

2.3 事項審核

事項審核是針對執行人執行完畢并提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準，并根據執行人對事項執行情況的回復做審批和對事項的完成結果進行評級，可將結果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統刪除相應人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領導，重新分派執行。事項發起人對執行人提交的事項核準通過后，事項狀態變為“已結案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關領導可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現出了協同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細信息、狀態及其進度。

3 結語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執行力管理集中到同一個平臺上，為企事業單位提供了功能強大的管控系統；同時，它規范了事務流程，便于事務處理；用戶只要能連接到互聯網，不論在何時、何地都可以處理自己的事務，達到了提升執行力，提高管理效率的目的。在技術方面，可以利用通用業務平臺進行開發，能提高開發效率并節省開發成本。該系統作為協同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現代企業中得到了廣泛認可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執行力管理軟件系統研究與實現[J].電子設計工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團執行力文化體系創新研究[D].天津：天津大學，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業執行力管理協同系統分析與構建[J].科技創新導報，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業安全生產執行力[J].中國房地產業，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術的高速發展下，企業在運營過程中對事項執行力的重視度也越來越高了，事項管理系統就是為提高企業的協同工作效率和執行力而生的。本文從協同事項管理系統對現代企業的意義出發，研究和分析了協同事項管理系統的功能與架構，并對各個模塊進行了詳細說明。

關鍵詞：協同辦公 事項管理 執行力 系統設計

中圖分類號：TP18 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現代科技的蓬勃發展，企業的辦公方式受自動化技術的影響愈發明顯，無紙化辦公時代已經來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現公文處理和信息交互的OA系統已經難以滿足現代企業核心競爭力發展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協作、強化工作效率等方面，基于協同管理理論的辦公系統成為眾多企業的需要。事項管理作為協同辦公系統的重要組成部分，是企業執行能力、團隊管理、企業經營管理水平的重要體現。協同事項管理系統的開發對企業工作執行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執行力管理，指的是貫徹戰略意圖，完成預定目標的操作能力。事項管理是企業管理成敗的關鍵，事項管理系統對企業中各項工作進行分解分配，最終工作根據完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領導得知已安排工作的分派情況和執行情況，工作執行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業整體辦事效率。

1 事項管理系統功能分析

按照企業需求，事項管理系統要為不同的角色提供事務處理和管理功能，并要具有強大的監控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現事項建立、事項分派（再分派）、事項執行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。一級領導將工作事項分派給一個或多個二級領導后，二級領導可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執行是事項執行人（督辦人、執行人、協助人）根據事項具體要求，進行事項任務的落實執行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復。事項審批針對執行人提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準。具體來說，事項管理系統的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執行，明確各自角色及事項內容；所有上級領導都可以通過系統查看和指導下級工作；每項工作都可以針對事項處理結果進行回饋；針對工作結果可形成給領導的簡要報告；系統提供待辦工作事項和監督工作事項的任務提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據事項的不同級別設置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業務信息。

2 事項管理系統詳細設計

協同事項管理系統是讓企業在一個信息透明度高，上下級互動性強的環境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協同辦公的意義所在。在系統中，領導可以對下級人員進行權利分配，實現無紙化工作派發，而中級領導接到的工作內容可拆分再下發，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監督工作的完成情況。有關學者對企業執行力進行多年研究，提出了執行力七大要素—— “目標、計劃、匯報、追蹤、總結、評估、標準”，即“OPRTAES”法則。在系統的具體實現中，根據此法則可設事項創建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創建

事項創建是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領導或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發起的所有事項資料信息；開發時應設置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產生事項分派時間，對應到執行編號，和執行人；事項分配選擇相應人員，點擊分配，成功之后會給事項執行人一條事項處理待辦任務；在填寫事項基本信息時可以設置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統會據此向執行人發出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態變為“已建立、待分派”；事項分派后，事項狀態變為“已分派、在執行”。

2.2 事項處理

事項處理是當用戶接收到領導分派的事項后，由事項的執行人進行事項處理或再分配的過程。事項執行人可在系統中進行事項執行情況的回復，并發送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領導交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復，然后提交給事項發起人。提交成功后會給事項發起人一條事項審核的待辦任務；系統可以針對事項階段或最終完成情況給發起人一份簡報描述，發送成功后會給發起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執行完畢提交跟催人后，事項狀態變為“已完成、待審核”。

2.3 事項審核

事項審核是針對執行人執行完畢并提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準，并根據執行人對事項執行情況的回復做審批和對事項的完成結果進行評級，可將結果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統刪除相應人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領導，重新分派執行。事項發起人對執行人提交的事項核準通過后，事項狀態變為“已結案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關領導可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現出了協同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細信息、狀態及其進度。

3 結語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執行力管理集中到同一個平臺上，為企事業單位提供了功能強大的管控系統；同時，它規范了事務流程，便于事務處理；用戶只要能連接到互聯網，不論在何時、何地都可以處理自己的事務，達到了提升執行力，提高管理效率的目的。在技術方面，可以利用通用業務平臺進行開發，能提高開發效率并節省開發成本。該系統作為協同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現代企業中得到了廣泛認可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執行力管理軟件系統研究與實現[J].電子設計工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團執行力文化體系創新研究[D].天津：天津大學，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業執行力管理協同系統分析與構建[J].科技創新導報，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業安全生產執行力[J].中國房地產業，2012（6）.endprint

摘 要：在信息化技術的高速發展下，企業在運營過程中對事項執行力的重視度也越來越高了，事項管理系統就是為提高企業的協同工作效率和執行力而生的。本文從協同事項管理系統對現代企業的意義出發，研究和分析了協同事項管理系統的功能與架構，并對各個模塊進行了詳細說明。

關鍵詞：協同辦公 事項管理 執行力 系統設計

中圖分類號：TP18 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）04（b）-0147-02

隨著現代科技的蓬勃發展，企業的辦公方式受自動化技術的影響愈發明顯，無紙化辦公時代已經來臨。在市場競爭壓力急劇上漲的時代，僅僅能實現公文處理和信息交互的OA系統已經難以滿足現代企業核心競爭力發展的需求，我們更要將目光著重于加強團隊協作、強化工作效率等方面，基于協同管理理論的辦公系統成為眾多企業的需要。事項管理作為協同辦公系統的重要組成部分，是企業執行能力、團隊管理、企業經營管理水平的重要體現。協同事項管理系統的開發對企業工作執行效率的提高具有重要的意義。

事項管理，又叫執行力管理，指的是貫徹戰略意圖，完成預定目標的操作能力。事項管理是企業管理成敗的關鍵，事項管理系統對企業中各項工作進行分解分配，最終工作根據完成期限落實到具體部門具體人員。通過對各項工作的落實和完成情況進行追蹤管理，在實現信息共通的情況下完成無紙化工作分派，使領導得知已安排工作的分派情況和執行情況，工作執行人可以更加明確重要緊急級別工作事項，從而提升企業整體辦事效率。

1 事項管理系統功能分析

按照企業需求，事項管理系統要為不同的角色提供事務處理和管理功能，并要具有強大的監控和追蹤功能，同時與即時通訊、傳真、短信、電子郵件深度融合，實現事項建立、事項分派（再分派）、事項執行、事項簡報、事項回饋、事項審批、事項結案等八大功能，如圖1所示。

事項建立是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等需要追蹤解決的事項，要求建立事項的追蹤機制，使其有跡可查。

事項分派是針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。一級領導將工作事項分派給一個或多個二級領導后，二級領導可將自己接到的工作事項拆分再分配，以此類推。事項執行是事項執行人（督辦人、執行人、協助人）根據事項具體要求，進行事項任務的落實執行。事項回饋是針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復。事項審批針對執行人提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準。具體來說，事項管理系統的主要功能即能夠針對要追蹤落實的事項建立事項追蹤信息；對于較大事項進行逐級分解執行，明確各自角色及事項內容；所有上級領導都可以通過系統查看和指導下級工作；每項工作都可以針對事項處理結果進行回饋；針對工作結果可形成給領導的簡要報告；系統提供待辦工作事項和監督工作事項的任務提醒、手機短信提醒、即時通訊提醒等多種提醒方式，并可根據事項的不同級別設置不同的提醒機制，使用戶第一時間了解到需要處理的業務信息。

2 事項管理系統詳細設計

協同事項管理系統是讓企業在一個信息透明度高，上下級互動性強的環境中，不同員工不同部門高效的共同工作，這也是協同辦公的意義所在。在系統中，領導可以對下級人員進行權利分配，實現無紙化工作派發，而中級領導接到的工作內容可拆分再下發，每個用戶都可以看到下級用戶的工作進展，可全程監督工作的完成情況。有關學者對企業執行力進行多年研究，提出了執行力七大要素—— “目標、計劃、匯報、追蹤、總結、評估、標準”，即“OPRTAES”法則。在系統的具體實現中，根據此法則可設事項創建，事項處理，事項審核，事項追蹤四個模塊。

2.1 事項創建

事項創建是針對領導安排的工作、會議決定的決議、計劃分解的工作、紅頭文件中需要落實的事項等，在系統中建立起需要追蹤解決的事項。需要注意的是建立事項的追蹤機制，使其有跡可查；事項分配即針對建立的事項，由事項的發起人分派給具體的執行人、督導人、協助人，以便于事項的落實。該模塊包括：事項列表，事項基本信息，事項分派信息，事項附件信息四個頁面。運行界面示例如圖2。

一般由公司（部門）秘書或者公司（部門）領導或者有此需求的人建立事項資料信息；用戶可以看到自己建立的或者發起的所有事項資料信息；開發時應設置事項提出日期≤計劃開始時間≤計劃完成時間；每次進行事項分派時，將會產生事項分派時間，對應到執行編號，和執行人；事項分配選擇相應人員，點擊分配，成功之后會給事項執行人一條事項處理待辦任務；在填寫事項基本信息時可以設置事項級別“不重要/重要/非常重要”，系統會據此向執行人發出事項順序提示。

事項建立成功后，事項狀態變為“已建立、待分派”；事項分派后，事項狀態變為“已分派、在執行”。

2.2 事項處理

事項處理是當用戶接收到領導分派的事項后，由事項的執行人進行事項處理或再分配的過程。事項執行人可在系統中進行事項執行情況的回復，并發送簡報給督辦人員。

事項處理模塊的頁面分為待辦事項、事項再分配、事項回復、事項簡報。在待辦事項頁面中可以查看上級領導交辦的事項信息；事項再分派頁面中事項的待辦人可以將待辦事項再次向下級拆分分派；通過事項回饋頁面，待辦人可以時時將事項的進度向上級反映；項執行過程中，待辦人可不定期在事項簡報頁面中向上級提交事項簡報，主動反映事項的進展。

用戶需要針對事項某一階段、某一時期、或者最終完成的情況，進行事項完成情況的答復，然后提交給事項發起人。提交成功后會給事項發起人一條事項審核的待辦任務；系統可以針對事項階段或最終完成情況給發起人一份簡報描述，發送成功后會給發起人一條事項簡報的待辦提醒。事項執行完畢提交跟催人后，事項狀態變為“已完成、待審核”。

2.3 事項審核

事項審核是針對執行人執行完畢并提交的事項，發起人查看其是否滿足預期要求、標準，并根據執行人對事項執行情況的回復做審批和對事項的完成結果進行評級，可將結果評級分為A/B/C/D四個等級。事項審核完成后系統刪除相應人員首頁的事項處理待辦；若事項完成情況不理想，審核人可將事項退回上級領導，重新分派執行。事項發起人對執行人提交的事項核準通過后，事項狀態變為“已結案”。

2.4 事項追蹤

事項追蹤是為了讓有關領導可以對事項的進行情況進行跟蹤查看，也體現出了協同辦公所追求的信息高度透明思想。在這一模塊中，用戶可以查詢到各個工作事項的詳細信息、狀態及其進度。

3 結語

事項管理軟件演繹著先進的管理思想和管理模式。它將執行力管理集中到同一個平臺上，為企事業單位提供了功能強大的管控系統；同時，它規范了事務流程，便于事務處理；用戶只要能連接到互聯網，不論在何時、何地都可以處理自己的事務，達到了提升執行力，提高管理效率的目的。在技術方面，可以利用通用業務平臺進行開發，能提高開發效率并節省開發成本。該系統作為協同辦公下的一個重分支，以其高度的實用性，在現代企業中得到了廣泛認可，但其普及性依舊有待提升。

參考文獻

[1] 曹彩鳳，王婕妤，高聰.執行力管理軟件系統研究與實現[J].電子設計工程，2011，19（3）.

[2] 郭永旭.棗礦集團執行力文化體系創新研究[D].天津：天津大學，2009.

[3] 吳蕓，朱順痣.面向企業執行力管理協同系統分析與構建[J].科技創新導報，2010（3）.

[4] 李春勇.淺談建筑施工企業安全生產執行力[J].中國房地產業，2012（6）.endprint