談高校檔案管理的多元化發展

周瑩

[摘 要]由于高校檔案管理的多元化是通過高效檔案使用的多樣性，以及高校檔案館構建所增加所帶來的專業化，同時因為針對性所引起的管理環節共同的多樣性所帶來的多元化發展。

[關鍵詞]高校；檔案管理；多元化

一、高校檔案管理客觀上的多元化

（一）高校檔案和管理職責多元化

高校檔案是高等學校內和社會間的交流平臺，同時也是高校相關人員、項目和外界其他單位、部門和個人間進行溝通非常關鍵的保證。以這個角度分析其是一個由各級地區政府部門下設高校教育機構主管的基礎性保障性工作。

高校檔案管理的第一個基本任務就是負責收集檔案所需信息，將信息進行整理、統計后保存，為檔案的使用做好工作。同時，在檔案整理編目、鑒定統計等相關的工作之后，為了可對此充分運用，根據檔案分類去設置多元化檢索方面的工具，出版有著檔案資料等，對不同需求檔案信息資源開發、運用都有好處。檔案管理工作需遵守國家有關法律和具體規定，檔案工作同時具有很強政治色彩，部分檔案信息可對外開放而部分檔案使用、公開過于敏感，所以對涉及單位和個人安全相關內容，檔案管理員一定要做好相關的保密工作，運用多樣必的分類、分級處理形式。再者就是檔案檔案管理還是一個服務性的工作，高校檔案管理也是這樣，一定要適應時代和社會發展需求，緊緊圍繞檔案使用和開發展相關的各類工作。

（二）高校檔案分類多元化

根據部門、職能不同可進行如下分類：

1、黨政管理類：主要包括校區黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄；各部門、科室的工作計劃、總結；上級機關和校區關于人事管理、行政管理、黨務管理的文件材料。

2、教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。

3、科研類：主要包括科學研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

4、基本建設類：主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

5、儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在五萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

6、產品生產類：主要包括校區自行研制、試制產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

7、出版物類：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

8、外事類：主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

9、財會類：主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

其載體形式一般不是整齊統一的，可分成紙質、電子、膠片、照片、錄音檔案等等。不同載體方式高校檔案有不一樣的保存及編目、使用方式，如果過于糊糊對待，又或是處理的方法不適當后果是非常嚴重的。例如紙把風的檔案需要防止霉變、潮濕、人為修改等。而使用載來越多的電子檔案也要求相應保存、使用方式，保存時要多多注意存儲器、會用程序等安全，要避免病毒等，確保電子文檔的可重復性運用。

二、高校檔案管理多元化發展形勢

多元化實際和多樣性是一致的，即對于同一事物、同個問題時，有不同的方式、觀念等都被允許同時存在或是發揮作用。高校的檔案管理自身就存在很多問題，同時在對待相同、類似問題時因為所服務群體以及具體使用的要求不一樣，其管理的形式也是不同的。而且高校檔案管理方法也不是唯一的，在時代的發展要求下高校檔案管理也可是多元化的，同時這類形勢是必要的。尤其是當前新形勢之下，檔案管理和使用要求不斷細化、多樣化所帶來高校檔案管理專業程度在一直提升，管理技術不斷更新形勢是非常需要注意的。

（一）高校檔案使用環節需要多元化

高校檔案管理有很多環節，例如對記錄著檔案信息載體進行存儲編排、傳達、交換等等，也包括對此進行保管、整理、維護、使用等等，這其中所有環節其最絡目的都是為使用而服務。高校檔案使用多元化一定會帶動起高校管理基礎環節往多元化轉變，以適應不同使用者多元化要求。因此在一定程度上檔案管理使用環節要求多元化將帶動其管理環節的改變。

在使用需要藏在上高校檔案管理的其他例如檢索、編目環節也體現了多元化發展形勢。編目就根據一定標準或規則，對所儲存檔案進行關于外部特點與內容的某一類描述，直接目的是為了可以方便使用。而檢索則可分成手動、機器檢索兩個類型。手動檢索適用高校內容貴重的文獻檔案、資料，其檔案本身歷史價值可能大過文獻參考價值，因此這類檔案本身檢索甚至查閱都是由管理員才完成。而機器檢索則包括局域網檢索、網絡預約檢索等方法。

（二）維護技術、儲存方式的多元化

儲存是高校檔案管理非常重要的一個起始環節，在檔案信息提取完成部分之后，如何對這些信息進行儲存問題是十分重要的。在什么地方，以何種方式進行儲存等都是需要去研究、實施的。傳統的高校檔案管理儲存環節過于粗放，分類非常簡單，技術不精。實際上由于專業化程度和針對性程度過低所造成的。

由于檔案可分成許多形式，而這些形式的不同也為保存及使用注意事項也在一定方向上有所說明。例如紙質的檔案要防止潮濕等。當專業化的程度有所提升之后，檔案館需要改變原有檔案保存方法，在一定程度上減少檔案信息的錯誤或流失率，在科學分類基礎上極大拓展了原來檔案信息載體以及保存的壽命。同時還可根據所用的頻率及用途的不一樣，進行例如檔案劃分的工作。尤其是最近幾年部分高校檔案加大投入，在一定范圍更新技術、設備，擬定相關儲存、維護等方案，在一定程度提升了檔案管理的有效性。

三、結束語

綜上所述，高校檔案管理多元化是由高校檔案使用多元化所形成的，又或者是高校館構建投入的增多所帶來的專業化、針對性強所引起的其他方面的共同多樣性。由此可見在高校檔案管理的工作過程當中，要對這些多元化有所了解并研究，切實提升檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

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