淺議旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式

[摘 要]對旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析：旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理應(yīng)用程度比較低，還需要建設(shè)和完善。提出完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式：提高對電子檔案的重視程度，加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障、安全保障建設(shè)。因此，本文的研究有助于促進(jìn)旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]旅游景區(qū)；辦公室；電子檔案；管理模式

一、引言

當(dāng)前，旅游景區(qū)接待的游客數(shù)量呈現(xiàn)上漲的趨勢，這一方面給旅游景區(qū)的發(fā)展帶來了機(jī)遇，另一方面，也給旅游景區(qū)的管理帶來了挑戰(zhàn)。對于旅游景區(qū)辦公室的檔案管理來說，就必須適應(yīng)旅游景區(qū)快速發(fā)展的形勢，要提高檔案管理的水平和質(zhì)量，就必須促使檔案管理轉(zhuǎn)向信息化的電子檔案管理模式，這樣才能更好地服務(wù)于旅游景區(qū)的發(fā)展、單位職工以及廣大游客。

二、旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展

旅游景區(qū)辦公室檔案管理要運(yùn)用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區(qū)的運(yùn)營過程的活動，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理要采取科學(xué)方法進(jìn)行管理，使用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步提高檔案管理的信息化，為景區(qū)提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動態(tài)性的特點(diǎn)。電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標(biāo)準(zhǔn)化，方便對檔案信息進(jìn)行采集與存儲。電子檔案的輸入和應(yīng)用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區(qū)辦公室電子檔案要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行動態(tài)性的實(shí)時更新，包括檔案信息采集、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理以及檔案數(shù)據(jù)的發(fā)布和利用等動態(tài)變化。

在信息化時代，旅游景區(qū)辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強(qiáng)化旅游景區(qū)管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠?qū)⒙糜尉皡^(qū)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時準(zhǔn)確統(tǒng)計，為旅游景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時掌握景區(qū)發(fā)展?fàn)顩r提供了資料依據(jù)。電子檔案管理涉及到了旅游景區(qū)的電子景務(wù)、景區(qū)信息公開指南、景區(qū)的管理制度、實(shí)物檔案整理、數(shù)碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內(nèi)容。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區(qū)辦公室電子檔案方便了旅游質(zhì)量監(jiān)督管理部門對本景區(qū)的監(jiān)督管理。在進(jìn)行電子檔案管理的同時，也要保存好相關(guān)的紙質(zhì)文件。檔案記錄要完整細(xì)致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區(qū)要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區(qū)資源分類管理與評價。因此，電子檔案管理有助于旅游景區(qū)的開發(fā)建設(shè)，更好地提高旅游服務(wù)質(zhì)量。

（二）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區(qū)辦公室的電子檔案管理應(yīng)用程度還很低，這不能滿足旅游景區(qū)信息化管理的發(fā)展與要求。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理舊有的模式要進(jìn)行改變，一些辦公室人員對軟件應(yīng)用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實(shí)現(xiàn)信息資源的價值，就必須有針對性地對各個部門進(jìn)行服務(wù)，為這些部門提供建立電子檔案方法、業(yè)務(wù)管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案還需要建設(shè)和完善。一些旅游景區(qū)辦公室檔案信息建設(shè)落后，檔案設(shè)施陳舊，難以滿足辦公室復(fù)雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數(shù)字信息資源的保存就容易出現(xiàn)丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，就不能夠使電子檔案管理走向規(guī)范化，大多處于形式化和無序化狀態(tài)。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進(jìn)行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區(qū)辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到電子檔案管理方式。要加強(qiáng)對全體員工的宣傳，提高景區(qū)員工對電子檔案的認(rèn)識和利用程度。景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)電子檔案的組織保障，對旅游景區(qū)的旅游資源信息進(jìn)行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區(qū)的建設(shè)發(fā)展與電子檔案管理同步。

其次，要加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，要通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對旅游景區(qū)辦公室的檔案管理軟件進(jìn)行升級。要采購先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)備等，這樣才能確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。同時，要根據(jù)景區(qū)實(shí)際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發(fā)揮電子檔案的各項設(shè)施功能。

最后，加強(qiáng)電子檔案管理安全保障建設(shè)。要提高電子檔案管理人員的技術(shù)能力，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)與考核工作。要加強(qiáng)對旅游景區(qū)辦公室電子檔案的安全保障，通過硬件設(shè)施安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障以及應(yīng)用系統(tǒng)安全保障三個方面得以實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全。

四、結(jié)論

通過對旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式進(jìn)行探討，得出旅游景區(qū)要加強(qiáng)辦公室的電子檔案管理，發(fā)揮電子檔案對旅游景區(qū)管理服務(wù)的重要作用。旅游景區(qū)要加快辦公室電子檔案管理發(fā)展，完善管理制度，促進(jìn)電子檔案管理更加規(guī)范化和有序化。要不斷提高電子檔案的技術(shù)與應(yīng)用能力，加強(qiáng)對辦公室電子檔案的崗位考核，加強(qiáng)監(jiān)督管理，促進(jìn)旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式的完善與成熟，從而提升旅游景區(qū)的管理水平，更好地服務(wù)于社會廣大游客。

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作者簡介：丁穎（1979-），女，河北承德，大學(xué)本科，承德市避暑山莊管理處辦公室，檔案館員。