對提高承編單位收集資料質量的探索

趙庚新

[摘 要]承編單位所提供的本單位的相關資料，是決定志書質量高低的基本要素，是對志書編纂的必備環節。也可以這樣說，它是志書編纂的生命線。但是，要做好資料的收集和整理，也不是件易事，要付出很多，要研究它。編輯部應認真負責地制訂出承編單位所提供資料的質量要求的標準，便于資料采編人員收集資料時參照標準收集到符合要求的資料。并對資料成長編資料的方法進行了探討。本文是在使用中感受到它的意義，感受它的價值，感受它的來之不易。從而去探索怎樣去得到理想的它。

[關鍵詞]承編單位；資料；作用；質量標準；提高

我市的二輪修志工作從2009年開始，已經進入了第三個年頭了，許多承編單位都提供了本單位的相關資料。市志編輯部也已開始著手整理這些資料。筆者有幸參加了這項工作，在整理資料中，遇到了一些問題，自己進行了認真的思考，帶著這些問題，和同行進行探討，同時也學習了《中國地方志》雜志中許多專家學者的相關論著，并經過長時間的探索。認為有必要將這些公布于眾。經整理，現提出，愿與大家共同討論。

一、承編單位提供資料的地位和作用

承編單位所提供的本單位的相關資料，質量的好壞直接關系到志書的質量，它是志書質量高低的基本要素，因為它是志書資料的最主要來源。志書的編輯當然可以直接到基層，收集到第一手資料，而且編輯自己采集的資料，由于采集的目標明確對所需要的資料的要求把握得比較好，所以它的可用率就相對高一些。但是，這不是編輯的主要任務，只有到后階段在編輯中缺少某方面的資料，而承編單位又因種種原因不能提供的情況下，才由編輯去做資料的采集工作。所以，資料的收集工作主要還是由承編單位完成。

資料是志書編纂工作中的必備環節，它起著十分重要的作用。就好象做飯，“巧婦難為無米之炊”沒有米，哪能做成飯。資料就好比米，志書好比飯。志書在編纂的整個過程，自始至終需以資料為前提，圍繞資料工作的這個中心而展開。志書的編纂工作是如此地依賴資料，可見，資料工作在志書編纂中的地位是如此之重要。

當然，這里這兩者之間（資料和編輯）還是存在著一定的辨證關系，兩者之間關系緊密，又有區別。米與飯是有本質的區別的，米需要經過復雜的物理變化和化學變化才成為飯，如果米沒有經過加水燒，就不可能成為飯。同樣，資料不經過整理編輯就不可能成志書。

二、承編單位提供的資料的質量標準的研討

因為承編單位提供的資料，對志書編輯太重要了，它直接影響到志書的質量和水平。因此，我們有必要對承編單位提供資料給出一個質量評價標準。一則有了這樣的標準，能夠便于承編單位收集資料時對照標準，收集所需要的資料，可以少走彎路，提高資料采集的速度和資料的有效性。使所收集的資料符合編輯們在資料長編中對資料的需要，在整理中少走彎路，便于編輯工作。所以各篇的編輯，必須針對本相關內容拿出承編單位長編資料具體的標準。讓承編單位有的放矢地以此為目標，做好資料采編工作。

標準的制訂，可以由編輯部提出方案，再交承編單位討論，上下反復進行幾次，成熟后由編輯部確定。這樣做有幾個好處，一是在標準的反復討論中，承編單位的資料采編人員和編輯人員都經歷了一個標準學習的過程，熟悉過程，有利于今后的資料收集中準確地掌握標準，及早走上正規道路。二是這個過程也是相應的志書內容大致確定的一個過程，使編輯們也能做到心中有數，使今后的編輯階段工作開展得順利些。三是由于有一個統一的標準，資料的收集就規范了，與將要編輯的長編資料靠得比較近了，有利于長編資料的編輯，降低了編輯部的勞動強度，同時也提高了進度，保證了志書的質量。

這里當然要化費很多的人力物力，也會推遲資料收集的時間，表面上影響了進度，但“磨刀不誤砍柴工”，我們大可不必為此擔心。只會加快進度，不會拉后腿。

標準如何定？該確定哪些內容？這兩個問題，值得探討：

（一）完整性

對資料的要求，內容上必須要有幾個要素：事情發生的起因、時間、地點、主要人物、發生過程，社會影響。使記述的事情完整，而且盡可能地具體些，應該說，承編單位所提供的資料越詳細越好，因為承編單位的資料是志書編輯內容的主要來源，為了全面地反映當地的情況，所以在收集資料時，必須注意它的全面性。不缺項，不漏主要內容。全面地、系統地反映當地的全貌。編輯部在編輯過程中根據志書的長度時，再作刪減。所以承編單位提供的資料應具有完整性。

案例1 體育局在所提供的資料中，有兩處記述了釣魚協會的成立過程，但只記述時間，沒有組織單位。編輯就誤認為重復記述，去電話問了，因為兩處記述的時間不一致，征求正確的時間。結果是成立過兩個釣魚協會，一個是體委組織的，另一個是老年體協組織的。因為沒有記述清楚而造成誤會。

案例2 在科技局提供的資料中，發現材料中只有科協的第一屆，第二屆，第六屆代表大會的內容，三、四、五屆材料缺少，缺少資料的完整性。編輯通知科技局補充科協三、四、五屆代表大會的材料。使之完整。

（二）獨立性

每一條資料必須保持相對獨立。為了清楚地記述每一件事情，承編單位在提供資料中每一件資料除了完整之外，必須是相對獨立的。例如同一時間發生了兩件以上的事情，在記述中，應分別在每一件事情前面加上發生的時間，便于在編輯時，根據編輯需要分散記述時，沒有帶上時間，而造成誤記。

（三）真實性

對歷史負責的態度，每一條資料，都要求有根有據。要標明資料來源，注明依據（包括文件、契據、發票、檔案館原始憑證號）。這樣做的主要目的是以后作為備查之用，作為事件的真實性的依據。所記述的內容必須是真實的，不應把那些道聽途說的事件記上，做到事必有據，以保證志書的真實性。對不確切的事件，且比較重要的，也必須經過調查考證，取得真實性的證據后，方能列入。

（四）科學性

所記述的內容必須符合科學性。對所記述的事件力求規范，包括體例、文字、內容，時間的先后，都要求規范。特別是過去的事例必須符合科學性，杜絕那些唯心的、迷信的、違背事物發展規律的東西。

（五）取舍性

對記述的內容要進行適當的歸類，然后要有取舍地選擇重要的內容，排除重復的、一般的內容。當資料收集工作基本完成后，應有目的、有計劃地對所有資料進行初步地取舍。確保那些特殊性的，代表性的，時代性的，體現當時當地特色的事件不漏記。

案例3 科技局提供的資料中，專利產品，獲獎產品，新產品和獲獎論文名稱的名單羅列約占了全部篇幅的五分之一，雖然已用表格形式出現，但還是過多，顯然這樣的比例過高了，要刪掉一部分，而且這些產品的記述也不平衡，有些單位很詳細，可以說把所有的產品都列出，而有的單位雖然有這種對象，恰沒有列出。因為承編單位下屬的單位資料員在資料積累中偏重方向不同而引起不平衡。因此，承編單位應對下屬單位提供的資料進行適當的取舍，可以從內容篇幅、重點、特色等方面去考慮。對或缺的內容還須要適當地增補，做到所提供資料能反映本承編單位全面，徹底，完整的歷史和形狀。

（六）記述性

事件的陳述必須體現記述的特性，志書的最大特點是記述，所以在收集資料的過程中，必須以記述方式積累資料，盡可能的原汁原味，少作評論，不加觀點，不要把記錄者本人的思想色彩滲透到資料里。客觀地反映事物的本來面貌，主要用平鋪直敘方法。

案例4 科技局提供以下資料“至2008年，市政府已公布五屆科技標兵，共51人。為促進“科教興市”戰略的實施，健全和完善科技進步激勵機制，表彰在科技進步中取得顯著成績的優秀人才，鼓勵、調動科技人員的積極性和創造性，更好地為兩個文明建設服務，市委、市政府決定在全市范圍內開展東陽市首屆科技標兵評選。根據市委辦《關于開展東陽市科技工作標兵評選工作的通知》所規定的評選對象、條件和方法，由主管部門推薦，市科技進步領導小組辦公室初審、篩選，經市科技進步領導小組成員投票，每年評出10人為市科技標兵。市政府發文公布，并頒發證書及獎金。【東陽年鑒1999年科技135頁】”筆者以為這段材料中與記述性好象不符。

（七）特色性

志書主要是全方位地反映當地的過去和現在的民俗、民風、民生，記述當地的主要自然，經濟，文化，社會的發生、發展和漸變的過程。因此，所收集的資料也必須反映當地的這些發生、發展和漸變的過程特色，要盡可能地把本地最主要的特點從資料中體現出來。

案例5 在科技局提供的資料中沒有以下資料，初中在校生中招收“農函大學員”。就是與教育部門聯合，在快畢業的初中學生中招收學員，抽晚上時間專門培訓一定課時完成規定內容，發給結業證書。學生畢業后可以馬上就業（象農村缺少的電工等專業）。這是東陽在科技方面很有特色的事情。這種事情就一定要記述清楚，如時間、參加的學校、學生數、效果、后續影響等。這就是反映本地特色的內容。

（八）歷史性

志書所反映的是有史以來所有的人和事。所以不僅是當代的事件要記，還要記述當地有記載以來，甚至沒有記載但是有歷史的還要追記。所以在記述中應注意它的歷史性，對于許多歷史上的事件，要尊重歷史，更不能用現在的觀點去臆測歷史，也無須評價歷史。

（九）客觀性

客觀地記述，是承編單位收集資料的又一重要方面。不能歪曲事實，也不能隨意擴大，或者添油加醋，隨意潤色。也不能隨意縮小，不能文學化，文字上要簡潔明了，要“有話則長，無話則短”不拖泥帶水。

（十）階段性

承編單位的資料，還必須注意時間性，因為志書編寫的過程，有一個階段性，時間性要求，階段性強，志書的編輯有明確的階段，而且承編單位又多，因此“木桶原理”反映明顯，各單位都按要求在規定時間內完成，就能使志書的編纂工作，順利、按時完成。

根據以上各個方面確定標準，就能保證資料按時、按質、按量，從而保證志書編纂的基礎工作順利進行。

三、對整理承編單位提供的資料的過程探索

編輯部在收到承編單位的資稿（電子稿）后，即可著手對資稿的整理。可以按以下步驟進行：一查，二補，三分，四定。

一查：編輯首先應該認真通讀資料。1.對資料中的字詞句，標點符號，逐一審查。并糾正其錯別字，使其語句通順、通暢、通俗。標點符號的使用是否正確。修改之處采用紅色，以示與原稿的區別。2.了解資料的大體情況，作到心中有數，確定和判斷資料的質量情況。

二補：對資料中尚未注明的文稿來源，能夠補上的應盡可能地補上。編輯可以通過查一輪志書和年鑒，以及專業志。再如果查不到就應該通知承編單位，通過調查核實補上。

三分：編輯根據已擬定的篇目中的章節為“抽屜”，把資料全部分到各相應“抽屜”中，當全部分完后，這時，空著的“抽屜”，就說明沒有這部分的相關內容。這樣就能非常明確地顯示出還缺少的內容。完成這個過程，可以獲得以下“好處”。1.查出了缺少的內容。可以讓承編單位盡快地補上相應的內容。2.把承編單位的資料象梳頭發一樣梳了一遍，使承編單位的資料按照編輯部擬定的篇目整理好，為編輯部的資料長編作好準備。

四定：當需要補充的材料補充完成后，編輯必須再仔細對資料通讀一遍，如仍然發現有問題的，要再修改，直到沒有問題為止。編輯部第一次編輯工作就完成定稿任務。

四、當前承編單位提供的資料普遍存在的問題

（一）資料質量的好與壞，關鍵是收集資料的人。而人是靠單位領導重視后調劑出來的。當前各承編單位的領導對志書的編纂工作重視程度，差距比較大，許多單位領導都比較重視，相關人員及時到位，也出臺了一些相應措施，使資料的收集和整理工作，順利開展起來，并也已取得很好的效果。但部分承編單位，由于領導重視不夠和一些具體原因，資料的收集和整理工作遲遲沒有開展，有的雖然已經行動起來，但斷斷續續，至今也拿不出象樣的資料來。從“木桶效應”的觀點講，是拖了整個志書編寫的后腿。另外，有些單位，認為交了資料就萬事大吉了，認為資料收集整理工作結束了，臨時抽調的相關人員也回原單位了。編輯部再找人，補充資料也找不到人了。

（二）由于承編單位的資料收集整理人員的臨時性，人員流動性比較大，所以雖然已經培訓了，但原來經過培訓的人員又走了，新來的又沒經歷培訓在工作。因此，人員水平參差不齊，也嚴重影響了資料的質量。

（三）當前資料存在的薄弱環節主要是：1.中華人民共和國成立之前的資料嚴重不足，僅僅靠首輪志書中的資料，新補充的很少，許多事情沒有達到“有史以來”的程度。重要的是連近代的資料也很少；2.中華人民共和國成立之后的資料存在缺漏較多情況，因此資料的系統性差，“缺胳膊少腿”的現象普遍存在；3.對資料缺少提煉加工，研究資料的完整性差；4.大量的資料來自年鑒和首輪志書，而通過調查研究得來的第一手資料少；5.一般性資料多，典型資料少而具有特色性資料更少；6.反映靜態資料多，而反映動態資料少；7.反映組織和領導的事多，反映平民百姓的人和事少；8.反映成績的資料多，而反映存在問題資料少，反映當前存在問題的極少；9.記事的多，而記人的少；10.記微觀的多，而記宏觀的少。

五、如何提高承編單位資料的質量

（一）編寫人員的態度和水平是第一位的。承編單位在選擇編寫人員時，除了考慮人員的語文水平外，還有重要的一個因素就是工作態度是很重要的。要選擇具有對工作認真負責的態度的人員，還應具備謙虛勤學的態度。我們接觸過的許多單位的相關人員很勤奮，很虛心，經常跑編輯部咨詢。一般初接觸這項工作的人，都得需要了解這項工作的主要技術要領，并且熟悉本行業情況，才能少走彎路。對本項工作要注重研究，只有不斷探索其實質，鉆研本單位的基本狀況、歷史發端、起伏變化、重大轉折、作用影響、特點地位等方面的資料特點，才能寫出符合本單位實際的好資料。編寫人員必須通過鑒別思考，形成對要記述事物的科學認識和正確判斷，然后按照編輯部提供的篇目規定的要求，形成初步資料稿。

（二）編寫人員還得研究本單位，除了現有的現成的資料外，還有哪些內容沒有反映出來。這個過程不能光坐在辦公室里，應廣泛誅證求本單位廣大干部群眾的意見，要把已形成的稿件公布于眾，使大家明確已經記述的有哪些內容，哪些還記述不完整，哪些還漏掉未記。使廣大干部群眾心中先有底。然后發動大家提供資料或線索。特別要動員離退休老干部、老職工和曾經在本單位工作過現已調離本單位的人士，可以用請進來，走出去的辦法。進行調查研究。取得第一手寶貴資料。單位應鼓勵編寫人員利用請進來，走出去的辦法完成采編第一手寶貴資料。并用適當的獎勵措施進行激勵。使第一手寶貴資料在整個資料中所占的比例有明顯的提高，從而也提高了本單位的資料質量。

（三）對于已經取得的資料，還是處于原始狀態，這樣寫出來的資料還不可以作為承編單位初步的長編資料稿。因為還得對各條資料找到出處，并逐一核實其正確性（包括時間、地點、出于其它資料的應注上書名和頁碼，出版社、出版時間、主編等。盡可能詳細些）。對于已存在的出處也要仔細審查，一一核實。

（四）在按編輯部的提供篇目整理歸類后，發現仍缺少的那部分資料，還得組織人員著力補上，絕不能掉以輕心。因為這方面很有可能是本單位資料采集的薄弱環節，要采集完整的資料肯定存在較大的困難，所以首先要有心理、思想準備，要動員大家，發揮集體力量，深入仔細開展調查研究，可以用“擴大范圍搜索法”。把工夫做到家，就一定能把這最后的堡壘攻克。

（五）對于在整理中被刪除的資料，也不要輕易的象垃圾一樣隨便丟掉，除非是廢品，或者存在嚴重錯誤的資料，也得慎重處理。也可以整理歸檔，以備日后或者有可用之處。

（六）對于已取得的資料要采取適當的保護措施。首先電子稿要用專用的硬盤保存好，其他書面資料也要裝訂成冊，形成檔案，送檔案室永久性保存，特別是那些第一手獲取的原始資料。一定得保存好，必要時應送檔案館，妥然處理后永久保存。這是后話，但必須事前說清楚，因為這是以后無法補救的。

承編單位提供的資料，事關志書編輯質量的關鍵，是關系到志書出版的成敗的首個戰役。各級領導，志書編輯部務必重視。千萬不要認為這是下面承編單位的事情，特別是編輯部，不能守株待兔，坐賞其成。要加強與承編單位的聯系工作，特別是走出去與承編單位的編寫人員直接聯系，共同探討資料的收集整理工作。把承編單位的資料收集工作做到基層單位去。以提高承編單位的資料編寫質量，這樣，也可以節省編輯人員的大量的無效勞動。從而做到既提高質量加快編輯進度，同時又節省時間和精力的雙豐收。這是大家的愿望所在吧。

以上為筆者在整理承編單位的資料過程中所收獲到的一些啟發和感想，對照志書編輯的專家的理論，寫下的拙作。目的是拋磚引玉，引起大家的反思。

參考資料：

（1）資料工作在地方志事業中的地位和作用《中國地方志》雜志2010年第9期劉秋增

（2）科學技術，2011年由衛生，體育資料。由科技局，衛生局，體育局提供。