煤炭企業檔案管理的現狀及對策

陳晶

[摘 要]在當今社會形勢下，煤炭資源仍然是能夠利用的主要能源，煤炭企業在社會上仍占有重要地位。在煤炭企業發展過程中，企業管理有著舉足輕重的作用，在很大程度上推動了煤炭企業的發展，在煤炭企業管理中，一個十分重要的內容就是企業檔案管理，有效的企業檔案管理能夠使企業管理效率以及質量都得到提高。但是在目前情況來看，煤炭企業檔案管理中有一些問題存在，需要采取相關對策進行解決。本文就煤炭企業檔案管理的現狀及對策這一方面的問題進行簡單分析。

[關鍵詞]煤炭企業；檔案管理；現狀；對策

檔案管理是企業管理中的一個重要部分，對企業發展有著重要影響。企業檔案中儲存大量的企業信息，一旦企業檔案管理出現問題，就會出現企業信息混亂甚至是丟失，嚴重損害要企業的利益。尤其是在當前市場經濟的大形勢下，企業檔案管理有著更加重要的作用與意義。但目前煤炭企業檔案管理現狀并不是很樂觀，需要采取相關對策進行改善。

一、煤炭企業檔案管理現狀

從僅幾年的實際情況來看，我國的企業管理水平得到很大的提升，在煤炭企業內檔案管理也有了一定成果，但是很多方面的因素仍會影響到煤炭企業檔案管理的效果以及質量，很難滿足企業發展要求。由整體情況來看，我國煤炭企業內部的檔案管理水平仍然比較低，需要進行改善，在筆者看來，當前煤炭企業內檔案管理上所存在的問題主要包括以下幾個方面。

（一）檔案管理意識比較薄弱

在當前情況下，我國很多企業內部都有對獲得經濟效益比較重視而對檔案管理比較輕視的現象存在，導致在檔案管理方面的資金、技術以及人力資源等都有很大困難存在。之所以會造成這種情況，主要原因包括以下兩個方面：第一，企業內部的領導對于檔案管理缺乏重視，在他們看來，檔案管理不會有直接經濟效益產生，并且不會嚴重影響企業自身發展，所以在建設上明顯缺乏力度；第二，管理人員在進行管理時意識比較薄弱，他們認為所謂檔案管理僅僅是簡單的儲存資料信息，在整理、統計以及更新與調節方面缺乏有效管理。

（二）管理設施比較落后

由于對于檔案管理缺乏足夠重視，必然造成資金投入比較欠缺，導致檔案管理方面的基礎設施與企業發展需要無法相適應。在設施落后這方面主要包括以下兩個方面：第一，管理設施比較陳舊，在對規格要求較高的檔案進行存放時要用專門設施進行保管，但是目前我國很多煤炭企業內都未建立關于檔案管理設施的專項基金，不能及時整改有漏洞出現的設備，對于保存資料的有關要求無法滿足，大大降低了保存資料的安全性；第二，分析整理資料的相關工具比較落后，使檔案的保存以及使用效率大大降低。

（三）缺乏優秀管理人才

在煤炭企業內，檔案管理有很強的專業化程度，要由綜合素質較高的人才才能夠擔任，但是目前很多企業內在檔案管理隊伍方面，建設不夠完善，一方面來說是員工數量缺乏，另一方面來說是員工的綜合素質比較低。

二、改善檔案管理現狀的相應對策

（一）建立并完善檔案管理的相關制度

所有活動進行的前提都需要有一個相應的制度，在煤炭企業的檔案管理方面，完善的制度能夠為其提供有力實施依據以及組織力量。制度建設要將檔案管理相關的各個方面都包括進來，首先對于管理人員的相關職責要做到明確，對相關人員具體工作內容要做出規定，其次，要形成完善的體系，主要包括檔案的收集、整理以及保管與使用，尤其是要將其使用制度突出出來，不但能夠防止信息泄露，還能夠使其實際作用得到發揮，使有關領導對檔案管理所具有的重要意義有一個充分認識，第三，要將獎懲機制制定出來，使所制定的制度能夠在實際中得以落實。

（二）在檔案管理上加大投入

在檔案管理方面加大投入包括很多方面的內容，在資金投入方面要以企業財務的合理預算為依據，在條件允許的情況下要將檔案管理的專項資金建立起來，用來進行開展相關工作以及獎勵工作人員。此外，企業內還要在技術方面加大投入，無論是儲存設備還是對檔案資料進行整理分類的檢索技術，都要與國際要求相符合。

（三）對人才隊伍建設加強重視

在檔案管理方面，最具備積極性以及能動性因素就是人才，企業發展過程中，優秀的檔案管理人才能夠為企業提供出大量有效信息以及決策依據，并且在提升企業核心競爭力方面也具有重要作用與意義。在一點上主要從以下三個方面入手，第一，在高素質人才的引進方面要加大力度，特別是具備相關理論基礎以及專業技能的人才，第二，以有關的檔案管理制度為依據設置出合理崗位，第三，對于有關工作人員，要對其加強業務培訓，并且要對其創新能力進行培養。在對其進行培訓時要與企業內的實際情況以及實際市場情況相結合，針對性進行。

三、結語

在當前市場經濟的大環境下，企業要向前不斷發展就要不斷創新，不斷改善，從而不斷進步。在煤炭企業的檔案管理方面，對于目前煤炭企業內部的檔案管理實際情況要有一個正確清除的認識，對于所存在的問題要清楚發現，并且針對所存在的這些問題，要采取科學有效的措施將其解決。本文針對當前煤炭企業內在檔案管理上所存在的一些問題提出了相關的解決措施，筆者希望對檔案管理人員能夠有一定幫助，也希望企業內的領導對檔案管理加強重視，提高檔案管理的效率與質量，從而促進企業的進一步發展。

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