試析檔案管理的改革創新

李柏新

[摘 要]檔案管理者的職責就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，采取計算機網絡為使用者提供服務，并加強各項事務管理，形成檔案管理的現代化。

[關鍵詞]檔案；管理；改革

一、改革創新服務方法

1、建立檔案管理網站，開展網上使用服務。隨著檔案管理內部局域網的成立，檔案管理部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極收集電子數據和信息，使檔案管理服務系統鏈接企事業單位網站，達到檔案信息的網上檢索，為使用者提供更好的便捷。

2、建立“電子信息數據管理中心”。檔案管理者與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子信息數據管理站”。管理站設在企事業單位檔案管理辦公室，是企事業單位信息資源庫的重要成分。

3、電子信息的自動上傳管理。目前在單機上形成的電子信息的收集工作，已成為檔案管理部門不容疏忽的。與傳統紙質檔案信息收集有著很大的差異，許多電子信息文件的形成通過下載和上傳就可以完成，因此，檔案管理者可以改變傳統工作模式，在網站上建立電子信息文件自動上傳的工作窗口，在最佳時機將其收集到，并在檔案網站的服務器上歸檔。

4、展開在線服務功能。傳統的檔案使用方式，是到檔案室利用檔案、進行檔案展覽、閱讀檔案紙質文件，特別是到檔案部門使用檔案原件的方式，在電子信息化里肯定要發生變化。

5、檔案管理部門可以在網站上通過匯編相應的專題、提供電子數據庫查詢、電子信箱等服務方法，讓使用者與檔案管理辦公室通過電子郵件在網上進行快速通聯，進行信息溝通，回答使用者對檔案材料真實性與保存性的咨詢，提供查詢和咨詢服務功能。

6、開通現行文件閱覽服務功能。隨著電子時代的到來，到檔案辦公室查閱黨政機關及有關部門制定的電子文件的人員會越來越多。尤其是我國加入世界貿易組織后，民眾出于維護自身合法權益、投資興業等需求，要求能迅速地了解到有關政策信息。為適應時代的要求，必須盡快轉變工作職能，加強工作效率，密切黨和政府與人民群眾的關系，維護廣大人民群眾的根本利益。

二、電子信息服務領域上的擴展

1、實現電子信息服務現代化。從主要為企事業單位內的人員服務轉變為為社會各方位服務，已成為檔案管理者的共識。主要是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中使用或可能使用檔案信息的團體和個人，又要針對性地為特殊使用者提供特例的服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益急迫。隨著電子技術的發展，人們從事的科學活動和生產活動、行政管理活動變得越來越復雜，必然離不開信息化服務。

2、興辦電子信息服務實體，發展電子檔案管理產業。在當今信息化數字時代，從信息資源開發的角度看，檔案管理人員不再單純是檔案文件的保管員，還應是檔案信息數據的擁有者和提供者；檔案管理辦公室也不再是單純的收藏部門，還是檔案信息的收集中心、交流中心和信息技術的使用者。電子知識檔案的改革創新方向就是走信息化產業道路，在為社會提供電子信息服務的前提下，發展電子檔案信息服務產業，成立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的經濟實體。對于電子檔案信息產業化的開發，檔案管理者應當具備服務意識和產業意識，主動占領經濟建設的主戰場。

3、必須加強橫向聯合，達到電子信息資源共享。隨著信息時代的到來，人類的數據和信息總量在急劇膨脹，面對浩瀚繁雜的數據，文獻管理者達不到將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。所以，必須改革檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個統一的社會電子信息系統，實現電子信息一體化管理，充分發揮整體優勢。必須建立聯合目錄，實行信息資源共享，這就是建立電子信息系統的前提和核心。

4、使用統一的著錄格式和編排，聯合收藏兩個或兩個以上的檔案目錄。達到資源共享，可以使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使用者可以很方便地獲得更多的信息、數據。如果建立聯合目錄，就可以實現資源共享，各文獻部門可以充分挖掘信息資源，實現文獻資源互補，加強館藏資源使用率，避免重復和浪費，可以有效地緩解存儲空間擁擠等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需求。

三、改革電子檔案服務的主要任務

1、加強電子檔案資源建設在檔案服務改革中的基礎地位，把電子檔案收好、管好、用好。用是根本，管是手段，收是基礎。立館的基礎是電子檔案的資源建設。電子檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，必然決定了要進一步深化電子檔案資源建設抓源頭的理念，收集重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體的電子檔案，全面管理常規歸檔與即時歸檔的有機結合，全面開展人物、資料和社會媒體對工作報道等方面的收集管理工作。

2、館藏電子檔案數字化是電子檔案服務改革的基礎工作。館藏電子檔案數字化的主要目的是方便使用和保護檔案。館藏電子檔案數字化是一個成熟的理論問題，是檔案服務改革的一項重要的基礎性任務。

3、檔案服務改革的根本保障是培養造就一支素質較高的人才隊伍。檔案管理部門目前還是是一個弱勢群體，也是一個弱勢部門。關鍵在于缺乏人才，一定要有憂患意識，加強人才技術培訓，更新改革創新觀念，努力探索電子檔案服務改革創新的道路。不能得過且過，淺嘗輒止。只有重視人才培養，才能實現改革創新；必須要有一支過硬的檔案服務改革團隊，檔案改革創新工作才能成功。

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