談新時期檔案編研工作

姚秀杰

[摘 要]檔案是人類歷史活動的重要記錄，是人類文化的珍貴載體，檔案編研工作是檔案部門應社會的需求，將檔案信息資源最大化地發掘出來，以起到擴大社會化大生產的目的，是利用檔案服務于社會需求的重要環節。較利用原始檔案而言，檔案編研工作是較高形式和較高效能的提高利用的手段，也是檔案部門開發檔案信息資源的有效途徑。面臨新形勢、新體制，檔案部門必須與時俱進，積極探索新路子、新方法，為領導決策、單位發展提供多層次全方位的檔案編研信息，使檔案工作者默默無聞的勞動轉化為現實的經濟效益與社會效益，使檔案的文化得到充分釋放和展現。

[關鍵詞]新時期；信息技術；檔案編研

隨著信息技術在檔案工作中的廣泛運用以及檔案管理領域的深入拓展，檔案編研工作出現了許多新的特點，如現代信息技術的更新改變了檔案文獻資源的存在形態，改進了檔案編研工作的技術方法，進而影響著檔案編研形態及編研理念的轉變。面對新形勢，傳統檔案編研工作必須做出適時調整，更好、更快地適應時代發展的新變化。

一、檔案編研外部環境方面

第一，檔案信息數字化。在信息化建設的推動下，檔案的信息形態及載體形態呈現出了虛擬化的趨勢，使檔案文獻來源也更具復雜性，增加了檔案文獻真實性的鑒別難度，要求編研者需掌握現代化的編研技術和方法。第二，檔案利用多樣化。一則檔案部門提供利用檔案的數量和類型越來越多。二則利用群體不斷擴大，從政府官員、專家學者到普通百姓及弱勢群體。三則利用目的從資政參考、歷史研究到維護權益、文化休閑，使檔案的利用價值從單純的參考、憑證功能向教育、文化等功能延伸。檔案利用的多樣化趨勢要求檔案編研工作者根據社會需求，開發不同層次的編研成果。第三，檔案服務多元化。除提供紙質檔案查閱、電話查檔等傳統檔案服務外，在線提供檔案信息服務越來越成為檔案服務剩用的重要途徑。檔案編研工作應轉變思路，順應檔案服務多元化的發展趨勢，充分利用現代信息技術的優勢，開展形式多樣的編研工作，加強編研工作與現實生活的聯系。

二、檔案編研價值取向方面

檔案編研的價值取向就是要解決為什么編、為誰而編的問題。檔案編研作為檔案信息資源開發的重要方式，它的價值取向并不是單一的，從不同的角度和側面出發，檔案編研有不同的價值目標。例如，近年來，我國檔案部門紛紛開展的民生服務實踐及政府信息公開的新舉措，使檔案工作為民服務的價值理念得到彰顯，檔案工作的社會化服務功能得到進一步鞏固。在這樣的大背景下，檔案編研的目標取向有以下兩點變化：一是服務主體的廣泛性，堅持公平性的價值取向。檔案編研服務主體廣泛性側重于描述哪些人能真正獲得檔案文獻信息的問題，即要為最廣泛的社會公眾創造獲取檔案信息的機會，讓更多、更廣的社會公眾能夠獲取所需要的檔案信息。深入挖掘檔案的文化內涵，發揮其傳承、傳播、締構文化的功能，滿足人民群眾日益增長的文化需隸，是新形勢下對檔案編研工作提出的新要求。因此，檔案編研工作應進一步轉變觀念，堅持公平性原則，進一步拓展服務群體，使檔案編研成果真正惠及普通大眾，將面向社會大眾服務作為檔案編研工作的新課題。二是編研客體的擴大化，堅持有效性的價值取向。檔案編研工作堅持有效性的價值取向，側重于描述社會公眾能夠獲得什么樣的檔案信息的問題，是指檔案編研要使社會公眾所獲得的檔案信息具有實質性的價值，能夠滿足社會公眾在某一領域的實際需求。有效性包含質量與數量兩個方面，從質量上來看，堅持有效性就是指在編研過程中，保證社會公眾獲取的檔案信息是真實的、可靠的、可理解的；而從數量上來看，既指只要在國家公開的范圍內，任何歷史時期形成的檔案都可作為編研的取材范圍，又指社會各領域產生的檔案信息，只要不涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的內容都可成為編研的選材來源，都能夠被社會利用者利用。

三、檔案編研實施過程方面

第一，編研選題、選材的社會化。在網絡時代，信息技術的進步為編研選題工作帶來了諸多便利，如通過檔案網站上設置的數字參考咨詢服務，編研者與利用者可以開展雙向、互動式的交流，利用者可以將檔案信息需求及時反饋給編研者，利用數據挖掘技術，編研者根據所掌握的不同利用者需求建立檔案文獻信息需求數據庫，實現針對性的選題工作。通過信息技術來開展編研選題工作，有助于調和編研的選題、選材與社會需求相脫節的矛盾，增強選題的時效性、針對性，擴展選題的社會輻射面，真正實現編研選題、選材的社會化。

第二，編研手段的現代化。在網絡技術環境下，利用計算機提供的各種信息處理技術，可以改變傳統手工編輯檔案信息的方法，采用自動化技術對檔案信息進行加工處理，如新型轉錄技術對檔案信息進行復制、遷移，改變了傳統檔案編研靠手工轉錄的許多弊端；運用文字編輯軟件對文字信息進行編輯處理，使編輯活動告別傳統手工書寫操作方式。

第三，成果表現形式的多樣化。傳統技術環境下，在社會傳播的編研作品多為單一的文本印刷物，檔案信息組合或為純文字型、或為文主圖輔、或為圖主文輔，編研成果類型不夠豐富。現代信息技術的推進契合了利用者多元的利用需求，并提供了技術上的支撐。檔案編研成果打破了以往印刷物一統江山的局面，編研成果展現的種類由單一向多元轉變，除了紙質物外，視頻、音頻、圖像開始占據利用者的視角，信息的表達形式也由單一媒體向多媒體漸進式地轉變。

第四，檔案信息傳搔的網絡化。傳統編研作品的社會傳播一般要經過圖書出版機構、發行機構、批發商、銷售網點、零售店，最后才能到達社會用戶手中，此種傳播路徑的中間環節過多，導致檔案文獻信息傳播時效性差、成本高等弊端。現代信息技術在檔案編研工作的導入，使檔案文獻的傳播模式發生根本的改變，網絡出版漸成為一種新的選擇。