淺談如何加強房地產檔案管理工作

高琰

[摘 要]隨著科學技術的發展，房地產經濟也得到了突飛猛進的進步，目前的房地產交易越來越頻繁，房地產檔案利用需求增加。因此，房地產檔案的科學化、正規化管理勢在必行。

[關鍵詞]房地產；檔案管理；工作分析

一、新形勢下房地產檔案的特點

房地產檔案的基本概念是指城市房地產管理部門在房地產產權登記、產權調查、變更登記等權屬管理活動中形成的，反映產權人、房屋自然狀況及土地使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表、照片、光盤等各種載體的文件材料。

（一）房地產檔案管理具有動態性。在社會主義市場經濟體制下，我國城市土地實行的“有償、有限期、有流動”的使用制度，城市房屋實行了商品化，房地產市場行為相當活躍和頻繁。尤其隨著房地產業成為國民經濟新的增長點，房屋產權出現了多元化的特征，房產抵押行為增多。這一時期，對于房地產交易、分析、抵押、查封、保全、評估過程中產生的種種糾紛，法院如何裁決，在房地產權屬管理工作中直接形成的檔案資料，就成了司法部門對房地產糾紛進行仲裁的主要依據。因此，房地產管理部門必須對這些產權轉移、產權變更后所形成的文件材料加以收集、整理、鑒定歸入房地產產權檔案，保障權屬結論與權利現狀的一致性，從而完成房地產檔案的動態管理。

（二）房地產檔案必須與房屋產權相對應。也就是說有一份產權就會有一卷房地產檔案，且在辦理房地產交易、繼承、抵押、查封、評估及處理房地產糾紛，以及城市規劃、舊城改造、拆遷安置中都要涉及到房地產檔案的利用。

（三）房地產檔案管理的基本原則是屬地管理。根據此原則，各地房地產管理部門在對房地產進行管理的過程中對本地區的房地產檔案處于獨占和壟斷地位。因此，本地區房地產市場混亂、房地產信息匱乏和產權管理無序等都可能由開發利用工作不到位而直接引發。

二、新形勢下房地產檔案的作用

為房地產權屬登記服務。房地產權屬檔案是房地產的取得、滅失和合法變更的合法依據；為房地產交易服務。房地產權屬檔案是確認房地產交易行為合法有效性的依據；為房地產糾紛仲裁服務。隨著住房商品化、私有化的轉變，房產抵押行為增多，房屋產權的多元化，使得房地產糾紛呈上升趨勢；為物業管理服務。房地產權屬檔案信息是物業管理公司開展物業管理工作的依據；為城市建設服務。進行城市規劃、拆遷安置、舊城改造等時，引進房地產權屬檔案和現代化的圖形數據庫不僅能夠系統的反映公私房產的數量、面積、結構等，可以及時地為建設部門提供各類數據，既節省資金又能較快地計算出成本，加快工程進度。

三、采取有效措施，依法加強房地產檔案管理

（一）做好前期控制。法律依據性要求房地產檔案必須真實準確，完全符合事實。必須做好前期控制，規范好檔案資料的收集、整理工作，全面準確地提供檔案信息。確保房地產權屬檔案的完整。要依照檔案管理有關法規及有關業務的規定，房地產權屬檔案須納入以下五個方面的文件資料，即房地產權利人、房地產權屬登記確權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件；房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等；房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，反映和記載房地產狀況的信息資料。確保房地產檔案的真實。工作人員在辦理房屋登記時就要把好文件資料的審核關。要認真審核當事人的手續是否完備，提供的原始資料是否齊全、合法，有無虛報、瞞報產權和涂改、偽造資料等違法現象，總之，應確保“手續完備、材料齊全、內容真實”。檔案管理部門還應把好歸檔關，在檔案交接時，檔案室工作人員對資料逐項逐條進行最后審核。

（二）建立動態管理機制，規范檔案資料的收集、整理工作。房地產檔案的動態性要求我們對房地產檔案進行動態管理，做到正確、完整、及時的完成因產權轉移、產權變更后所形成的文件材料，使房地產檔案能夠清晰、完整地反映房地產的真實信息。在房屋狀況發生變動時要再次進行實地測量，制作新的產籍平面圖，并計算相應的面積，還要將房屋狀況發生變動的原因登記的相關的文件材料中；房屋滅失的，要進行現場勘查，同時將房產證收回注銷，并將之與原產權檔案放在一起。

（三）采用科學的管理方法和先進的管理手段管理房地產檔案。數量巨大、使用頻繁是房地產檔案的兩大特點。先進的管理方法和技術手段的運用，能夠使檔案管理和提供利用的工作效率得到提高。

（四）重視對檔案利用者的研究，全面搞好開發利用。房地產檔案的區域壟斷性要求我們全面搞好對其的開發利用工作。但在實際工作中，房地產的開發利用工作不同程度的存在著提供利用方式單一、被動，編研成果數量少，編研效果不理想等缺點。而要徹底改變這種狀況，必須做好以下幾個方面的工作。完善開發利用機制。同其他文書、檔案相比，除確認產權歸屬外，房地產檔案開發利用工作很難在短期內看出實效，主要是受房地產信息系統性、連續性特點的影響。開發的過程就是使其系統性、連續性不斷的完善。信息量在開發過程中呈梯增狀態，因此必須建立起穩定的開發利用保障機制，使開發利用工作保持經常化、規范化的狀態；領導機制。房地產管理部門負責人必須正確認識房地產檔案管理的作用，在關注市場管理、產管管理的同時，關注檔案的開發利用，并定期檢查指導檔案開發利用相關的各項工作，對開發利用中存在的問題及時解決，保證房地產權屬檔案的管理工作高效運行；投入機制。在房地產檔案管理工作中，除調閱檔案進行產權確認外，其它工作大部分屬于研究性工作，對人力和物力的消耗量很大，因此，要建立起穩定的投入機制。一方面提供必要的資金和設備，一方面配備專職人員，使開發利用工作能夠獲得足夠的“養份”，為“產出”打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]劉玉芬.淺談如何做好房產檔案管理[J].科技創新與應用，2012（19）.

[2]宣冬柏.試論如何做好新時期房產檔案管理工作[J].辦公室業務，2013（23）.