探析房產檔案的信息化管理

孫麗君

[摘 要]作為房地產業迅速發展的基礎，房產檔案在經濟發展的今天具有重要的作用。所以，清楚的了解房產檔案的作用、房產檔案管理的特點、房產檔案管理存在的問題和房產檔案的信息化管理十分重要。

[關鍵詞]房產檔案；作用；特點；信息化；管理

引言

在經濟迅速發展的今天，房地產業也獲得了蓬勃的生命力，得到了迅速的發展。而房產檔案管理作為房地產業的重要組成部分，在房地產業蓬勃發展的今天也起到了巨大的作用。

一、對房產檔案作用的認識

房產檔案主要是指房地產業的管理部門在房地產發證登記、交易買賣、房屋拆遷、建筑用地和租賃用地中，通過收集、整理等過程，按照特定的方法形成的能夠直接反映房產產權人、房屋現實狀況和土地使用狀況的文件材料，這些材料主要以文字、計算材料，圖紙，圖表，照片，錄像帶，錄音帶等各種形式為載體。

在房產檔案建立形成之后，當房產的產權以各種不同的形式不斷的發生變化時，或者是，當房屋的現有狀態發生轉移或變更時，房產檔案的內容必須不斷地被補充一些新的材料，才能夠保證其真實性和連續性，防止發生各種不必要的糾紛。

二、房產檔案管理的特點分析

（一）具有法律的依據性

房產檔案是對產權變化和房屋的現有狀態轉移或變更的記錄，對調解各種糾紛起到了重要的作用，它是確認產權和房屋現有狀態的重要依據，是除了產權證書外，另一種被法律所認可的憑證。當前各種房屋交易糾紛紛至沓來，這時，房產檔案就起到了重要的作用，成為了重要的法律依據。

（二）具有區域的壟斷性

房產管理屬于屬地管理，而且每個地區都只有一個房產管理部門，因此房產管理就具有了區域的壟斷性。因此，房產管理部門的工作效率就決定了該地的房地產業的發展情況。因此，為了該地區房地產業的不斷發展，保持市場的秩序化，房產管理部門就必須加大硬件設施，實現信息化管理。

（三）具有社會的信息性

房產檔案作為反映房產產權人、房屋現實狀況和土地使用狀況的文件材料，本身就具有社會的信息性。即使對房產檔案進行了信息化管理，但是，它仍是信息傳遞的載體，具有社會的信息性。

（四）具有動態性

當房產的產權以不同的方式在發生變化時，或者，當房屋的自然狀態發生變化時，房產檔案的內容就必須進行補充，詳細并及時的記錄房產的產權、房屋的自然狀態變化的具體情況，這就決定了房產檔案管理具有動態性。

（五）具有使用的頻繁性

房產檔案在社會生活中經常會被用到，例如：買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態發生變化時。所以房產檔案具有使用的頻繁性。

三、房產檔案管理的缺陷分析

人工的房產檔案管理存在著多種缺陷，主要可以分為三類：第一類是房產檔案有積攢的現象，房產檔案資料因為數量大、種類繁多、房產信息變更快等原因，造成了房產檔案不能得到及時的整理和分類，這也就造成了房產檔案的堆積現象；第二類是房產檔案管理部門的管理水平不高，主要是因為房產檔案管理部門的硬件設施簡陋，這就造成了房產檔案管理部門的工作效率低，管理水平不高；第三類房產檔案的動態性給工作帶來了一定的難度，因為當買賣、繼承、抵押房屋時，或者是發生房屋糾紛時，又或者是房屋的自然狀態發生變化時，房產檔案的內容就必須進行補充，對發生的各種情況進行最詳細的記錄，而且因為房地產業的迅速發展，各種變更每天都會發生，并且數量十分巨大，這就給房產檔案的管理工作帶來了許多的困難。

因為人工的房產檔案管理存在著許多的缺陷，所以房產檔案的信息化管理就獲得了巨大的發展空間，它可以在一定程度上解決大部分的問題。

四、房產檔案的信息化管理分析

隨著科學技術的不斷發展，以計算機為主要核心的房產檔案信息化管理也得到了廣泛的應用，而且也會逐漸代替復雜的人工房產檔案管理。房產檔案的信息化管理有利于改變工作模式和工作方法，極大地提高房產檔案管理的效率；有利于提高房產檔案管理的質量和和水平，保證房產檔案得到及時的整理和更新。

房產檔案的信息化管理首先可以有效地保護房產檔案的原件，滿足使用者的各種需要；其次是可以深層次的揭示房產檔案的具體內容，進行傳統的房產檔案服務，主要包括提供目錄，進行查詢、復制和借閱等服務；然后是可以將繁瑣的房產檔案進行濃縮，提取其中的精華，去除沒有利用價值的房產檔案信息，減少房產檔案的信息量；最后是可以對房產檔案中的原件信息進行綜合的分析和研究，提高信息的準確性。

同時在對房產檔案進行信息化管理是應該堅持做到：第一，保證做好房產檔案信息化過程中的技術處理工作；第二，保證做好信息化房產檔案的保存工作；

第三，保證工作人員的綜合素質，具有良好的工作效率；第四，保證各部門之間具有清晰的職能分配；第五，采用信息化和紙質文件相互協調的房產檔案管理。

五、結語

隨著產業信息化的不斷發展，房產檔案管理的信息化成為了信息發展的趨勢，它滿足了社會發展的需要，也是保證房地產業蓬勃生機的基礎，有利于提高房產檔案管理工作的效率，減少房產檔案管理工作的缺陷。

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