高校食堂采購核算信息化系統功能分析

王興伯WANG Xing-bo

（江蘇科技大學，鎮江 212003）

（Jiangsu University of Science and Technology，Zhenjiang 212003，China）

0 引言

高度重視并加強對高等學校食堂的管理工作，及時改進高等學校食堂管理和運行機制，是高等學校后勤管理工作的一項重要內容。高校食堂的管理直接關系到學生的身體健康、安全以及正常的學習與生活，關系到高等學校甚至社會的穩定。隨著科學技術的不斷發展，高校后勤食堂傳統的采購核算手段以及方法，在批量、定價、效率、準確性、監控等方面，已跟不上現代高校后勤數字化、信息化建設的步伐和要求，如何借鑒和運用互聯網運行平臺，構建快捷、透明、適宜的高校食堂采購核算信息化系統，已成為一項非常迫切并且重要的課題。針對這一方面，本文作了積極的探索和有益的嘗試，并在數家高校后勤管理中運用且取得很好的效果。

1 高校食堂傳統采購核算模式存在的不足和問題

傳統的采購核算模式就是用人工或人力的方式，以單個食堂為單位，自行在社會市場上分散采購到各種所需伙食物資，自行定價，自主檢斤驗質，自主進出倉庫，自主班組核算，財務部門憑食堂采購單結算貨款。這種傳統的、食堂自主性較強的、人工操作模式，在實際運行中存在著諸多不足和問題，主要表現在以下方面。①定價隨意。由于派人自行采購，在買賣交易的過程中，定價的方式，都通過雙方當事人協商定價，雙方所定價格與當時市場價格經常會發生偏差。②批量不大。由于各個食堂分別自主采購，就單個品種采購量一般偏小，難以形成批量采購，小批量采購往往價位偏高。③效率較低。傳統模式環節較多，采購效率較低。④人工差錯。由于采購環節較多，而且每個環節均為手工填單，經常發生丟單、數字弄錯、品牌品種規格搞錯，準確性差。⑤核算滯后。食堂班組核算和財務結算均人工計算，及時性差。⑥庫存不準。由于食堂自行采購，庫存盤點時對食堂的在庫、在途物資難以監管核對，庫存盤點經常不準。⑦驗貨差異。食堂對自行采購的物資、檢斤驗質，時常疏于嚴格把關，有時出現人情驗貨，使收貨發生偏差。

2 與構建高校食堂采購核算信息化系統相適宜的相關條件

要構建高校食堂采購核算信息化系統，首先必須要構建一個適宜于高校食堂采購核算信息化系統的體制與機制平臺，在新的平臺上嵌載系統，使系統和平臺互為條件。

①建立組織機構。建立一個相對獨立、專門從事高校食堂伙食物資采購核算的機構部門。其主要職能，一是承擔食堂伙食物資或所有后勤物資的集中采購與配送工作；二是建立并維護采購核算系統的網絡運行；三是負責市場信息的采集與公布；四是負責供貨方的選擇與貨款結算等工作。②建立集中統一采購的運行機制。一是讓食堂把精力集中到安全生產、豐富供應和優質服務上來；二是讓伙食物資的采購職能相對獨立，以利于提高采購效率和效益。三是使伙食物資的采購部門與使用部門，在采購、驗收、使用、結算等環節過程中，相互監控，相互制約，做到透明公開。③借鑒互聯網。把集中采購核算工作，納入到互聯網信息平臺上運行。④運用校園一卡通。將校園一卡通功能聯接到伙食物資的采購核算系統中來。一是便于食堂對資金的管理；二是食堂每天收入統計自動生成，為食堂日成本核算提供了條件。⑤引入招投標機制。將學校或后勤部門的物資招投標辦法，引入到統一采購核算系統中來。采購核算系統向各食堂、班組公布的供應價格，必須是通過招投標環節形成的價格。

3 高校食堂采購核算信息化系統體現的主要功能

①合格供應商的資質管理。經過招標程序，定期規定更換伙食物資供應商，當前進入的供應商名單和經營資質在網內予以公布，一定權限內可了解各供應商的資質信譽情況。②公布供應價格。經過學校和后勤二級招標采購，對當前時段，各類供應商供貨的價格在網上公布，各食堂在各供應商提供的規格、質量、價格中，選擇質價相當的供應商進行采購。③采購計劃申請。按照提前訂貨的原則，各食堂必須提前一天，在食堂采購網絡上，申請選訂第二天的所有伙食原料以及今后一段時間內使用的調味品和低質易耗品。選訂后并經食堂負責人、飲服中心負責人及采購中心負責人分級確認后，在網上將采購指令分發給相應供應商，供應商接到訂單后在一定的時間內配送到位。④原材料驗收確認。供應商把伙食物資配送到各食堂后，由供貨方、采購部門、食堂三方共同驗收，檢斤驗質，規格或數量有差異的品種，需重新確認，所有驗收結果，通過網絡反饋到后勤采購中心，采購中心憑食堂驗收確認信息，對供貨商結算貨款。⑤食堂成本核算。由于食堂每天都能掌握當日營業收入、各類成本開支數據，食堂當天供應結束后，各班組的日成本核算單，通過電腦自動生成。月底，食堂每月成本核算單，同樣自動生成。⑥倉儲物資監管。一是庫存帳物一致，隨時可控。由于倉庫物資數據通過電腦同步反映數量增減，對食堂庫存物資可做到時刻監控。二是對最低庫存量和臨時保質期的品種進行預警。由于電腦網絡時刻反映庫存量和庫存品的保質時間，一旦臨近界限，自動提醒警示。⑦統計分析。一是價格分析，各食堂電腦對每個采購品種過去一段時間價格變化，都能顯示價格變化曲線圖，讓食堂了解價格變化過程，可對價格走勢作一些預測。二是毛利控制分析，通過食堂日成本核算數據，可分析影響食堂收支平衡的因素，并加以控制。

4 實施高校食堂采購核算信息化系統運行帶來的變化

①為高校食堂伙食物資的集中采購帶來了便利。信息化系統的應用，促進了集中采購核算配送工作的進程，改變了原有高校伙食物資采購，分散、多頭、復雜、量小的傳統模式。②效率提高。信息化系統的應用，改變采購各個環節手工連接的方式，實現了伙食物資請購、審批、購買、運輸、結算等各環節“零距離”對接，極大地提高了采購效率。③數字更準。由于使用網絡傳輸、自動核算，使食堂的采購、成本核算、庫存等管理數據更加準確。④公開透明。由于采購核算的程序統一規范，減少了人為因素，使伙食物資的采購核算過程更加公開透明。⑤便于管控。借助于信息系統，對供貨商進入，對食堂采購的品種、數量、庫存量、供應毛利等方面的調控管理更加有力。每一層可隨時查看了解分管部門、班組的采供信息。⑥網絡辦公。通過實施食堂伙食物資信息系統，為高校后勤各食堂現代化無紙辦公創造了條件。

本文對構建高校食堂采購信息化系統的動因、條件、功能、效果等方面進行了分析論述，并在數家高校后勤管理中得到運用完善，取得較好的實踐效果。隨著信息時代的發展，高校食堂采購核算信息化系統的作用，將愈加彰顯，功能將更加完備，應用將更加廣泛。

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