淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理初探

陳群

[摘 要]在如今這個信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，工作中對于各種信息檔案管理的需求量的劇增，使得信息檔案管理的模式也不再只是局限于紙張記錄的層面，加之紙張記錄管理信息資源存在著易丟失，易更改，記錄內(nèi)容單一，不易查找，浪費(fèi)空間等各種缺陷，一種適應(yīng)當(dāng)下時代發(fā)展的新型的檔案管理方式也就應(yīng)運(yùn)而生了，這就是電子檔案管理。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；管理；優(yōu)越性

引言

在我國目前的事業(yè)單位檔案管理中，電子檔案管理已經(jīng)漸漸取代紙質(zhì)檔案管理的模式，并占據(jù)著越來越重要的地位。它的高效便捷等優(yōu)越性給檔案管理工作帶來了進(jìn)步，然而它的優(yōu)越性背后也必然伴隨了一定的缺陷。本文通過闡述事業(yè)單位電子檔案管理的優(yōu)勢，淺談其背后的不足，提出建議和改進(jìn)方案，使電子檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用中更大程度的發(fā)揮自身優(yōu)勢。

一、事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢

電子檔案不僅涵蓋了紙質(zhì)檔案存儲記錄的一切優(yōu)點(diǎn)，它還開辟了許多其他領(lǐng)域的存儲功能，例如儲存音頻，視頻，圖像等更全面地檔案信息。它省時省力，便于查找，信息的綜合性強(qiáng)，在很大程度上提升了檔案信息的利用率，減輕了管理人員的工作強(qiáng)度。具體說來，事業(yè)單位使用電子檔案管理的優(yōu)勢主要有以下幾點(diǎn)：

（一）方便、高效、快捷

事業(yè)單位使用電子檔案管理，電腦工作替代了人力勞動，從而大大減少了從事檔案管理人員的勞動量，降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時又提高了工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，又降低了傳遞成本。不僅如此，電子檔案管理也提高了信息的集中性，綜合各類相關(guān)信息集一體，避免信息查詢時出現(xiàn)遺漏。大多電子檔案存儲都是依托于表格的形式，這樣繁瑣的資料檢索就變得一目了然，方便快捷。此外，電子檔案信息存入電腦，這樣就不易丟失，也不容易被他人更改，提升了檔案信息的保密性和安全性。

（二）提高了檔案信息的利用率

檔案存儲的目的就在于對其信息的使用。而要提供有充分利用價(jià)值的檔案，就必須要有信息量充足完善的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的利用紙張進(jìn)行立卷，立卷人根據(jù)自己對信息的理解來進(jìn)行操作，這就使得各份文檔卷宗的標(biāo)準(zhǔn)很難達(dá)到完全的統(tǒng)一，從而影響了文檔信息的質(zhì)量和使用價(jià)值，給以后的使用工作帶來很大不便。文書檔案管理進(jìn)行微機(jī)管理，使得立卷工作有了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大大的提高了心里的利用率。此外，立卷工作量的減少，給立卷人員提供了更多的時間來進(jìn)行立卷工作的探索和研究。

二、我國事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題

過分依賴電腦等電子設(shè)備，忽視其不安全因素。事業(yè)單位中常見的情況有，電腦等存儲設(shè)備陳舊，硬件設(shè)施落后，無法適應(yīng)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，不能很好的進(jìn)行存儲和網(wǎng)絡(luò)傳輸。其次是一些配套軟件的質(zhì)量落后，不及時安裝更新，對于一些新型病毒不能有效抵御。電子檔案管理人員安全意識淡薄，不注重電腦加密，不注重對檔案信息的保密和保護(hù)。電子檔案管理工作沒有特殊的工作區(qū)域，與其他部門工作人員混雜在一起，不做工作分區(qū)。不僅如此，電子檔案管理立卷人員還沒有從紙質(zhì)立卷的工作模式中解放出來，不適應(yīng)新的電子檔案管理模式，不能合理立卷。另外，目前還沒有明確健全的管理制度，對電子檔案管理工作人員沒有明確的制度約束，不能確保信息的安全性。

三、電子檔案管理的方法及建議

（一）確保電子檔案管理工作的安全性

電子檔案管理工作的重中之重是確保其安全性。首先要具備充足的安全意識。依托于電腦存在的電子檔案，具有不穩(wěn)定性，電腦自身硬件問題，斷電，網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，辦公軟件的不健全都會對電子檔案的生成、存儲、共享帶來損壞或丟失，給存檔工作造成巨大損失。不僅如此，各種不穩(wěn)定的因素就要求了立卷人員在存檔工作中必備的安全意識。及時對辦公軟件修護(hù)和升級，對電腦硬件及時檢修，輸入信息之后養(yǎng)成及時保存的習(xí)慣，加大對網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)管理，做到網(wǎng)絡(luò)安全的建設(shè)，做到計(jì)算機(jī)的定期更新和升級，防止病毒的入侵。另外，還要完善電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，通過確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全才能確保電子檔案的安全以減少不必要的損失。

（二）注重對檔案管理人員技能的培訓(xùn)和專業(yè)水平的提高

要提升立卷人員計(jì)算機(jī)技能，進(jìn)行定期的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)。電腦的良好使用，人依然是決定因素。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案電子化信息化的關(guān)鍵所在，這就要求每位立卷人員要在當(dāng)前的電子管理形勢下，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)的認(rèn)識及軟件的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，從而提高電子檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

（三）以完善的管理制度做權(quán)限約束和監(jiān)督

加強(qiáng)對檔案管理人員權(quán)限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。不僅如此，還要加強(qiáng)對內(nèi)部人員的監(jiān)督，普及《檔案法》等法規(guī)制度，強(qiáng)化管理意識和安全保密意識，使一切電子檔案管理工作有法可依，井井有條。

結(jié)論

時代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息量和需求量的增大，使得電子檔案管理在事業(yè)單位的檔案管理工作中應(yīng)運(yùn)而生，發(fā)揮著越來越重要的作用。它的優(yōu)越性值得我們推廣和利用，但是在利用它的同時要注意對它缺陷的認(rèn)識和避免。深化對電子檔案管理的了解和學(xué)習(xí)，制定電子檔案技術(shù)的改進(jìn)，管理人員的培養(yǎng)都將對電子檔案管理的發(fā)展有很好的促進(jìn)作用，使它在日后更好的為事業(yè)單位在檔案管理中作出貢獻(xiàn)。

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