淺析人事檔案信息化管理的作用

郎崇巖

[摘 要]隨著經濟的快速發展，人類的活動不斷增加，檔案作為記錄人類活動的重要信息資料，其在當前社會發展過程中具有極其重要的意義。目前社會在發展過程中，其不斷得以規范化，而且誠信化的程度也在不斷的提高，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。人力資源是當前社會得以快速發展的基礎，所以加強人事檔案的管理水平至關重要。本文對人事檔案信息管理的作用進行了具體的闡述，說明了人事檔案信息化管理的重要性。

[關鍵詞]人事檔案；信息化管理；功能；作用

前言

科學技術的快速發展，給行業間帶來技術性的革命，有效的推動了行業的發展速度。信息技術在各行業間的應用，使各行業的水平得到了有效的提升，推動了行業的發展。特別是信息技術在檔案行業的應用，使檔案行業完全改變了傳統的工作模式，發生了翻天覆地的變化，特別是近幾年來人事檔案信息化技術的應用國，使人事檔案的作用更有效的發揮出來，為人事檔案的開發和利用提供了十分便利的條件，隨著信息技術在人事檔案管理工作中的廣泛應用，可以使人事檔案管理工作更加有效和簡潔。

1.輸入的簡捷，減輕了工作人員的勞動強度

信息化技術在人事檔案管理中進行就用，有效的減輕了傳統人事檔案管理人員的勞動強度，實現了人事檔案發生變動時能夠及時進行記載，快速進行信息的登錄，確保了記載人事信息的全面和準確性，有效的避免了手工進行記載時所出現的缺檔和斷檔的情況的發生。

2.數字處理可以快速、及時的完成信息的處理

通過信息化技術的數字處理功能，可以及時快速的對人事檔案進行處理，有效的保證人事檔案信息的動態性和連續性，通過數字化處理功能，可以自動完成人事信息的數據處理。

3.搜索的信息化可以更便于領導進行決策

人事檔案利用信息化進行管理，可以實現快速查詢的功能，更利于實現對員工的管理。領導在進行人事決策及人事處理時，可以快速的對個的檔案信息進行全面的了解，只需輕輕點擊一下鼠標即可完成查詢功能，從而更利于實現對員工培訓計劃及績效管理等方面提供詳細的信息依據，實現人才的合理配置。

4.信息化的痕跡處理有利于糾紛的解決

信息的痕跡處理功能可以有效的推進員工合同的法律化進程。因為信息化的痕跡功能可以實現信息人及時、準確的采集，而在員工與企業發生，可能效的避免傳統人事檔案管理工作中由于信息的不全而導致糾紛的復雜化的問題，而信息化痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

5.信息化的保密功能，避免了人事檔案信息泄漏

人事檔案需要具有較強的保密性，而信息化技術利用密碼所實現的保密性符合人事檔案的保密要求。而且作為人事檔案的管理工作人員，不僅需要具體的一定的信息化知識，同時還要加強密碼的保護功能，從而避免人事檔案發生信息的泄漏。

6.可以有效的保障人事檔案的知情權

在現代化的管理模式下，人事檔案的管理模式也南要不斷的進行改革，使其能夠與時俱進，在法律法規的基礎上，將人民群眾的利益放到首要位置，其對人事檔案管理工作的出發點和落腿點都以服務于人民群眾的利益為主，增加檔案信息的透明度，遵循以人為本的原則，對于一些信息可以向個人開放。進行公開。使個人清楚自己的檔案里都有些什么內容，而且個人檔案中的一些信息可以向個人進行開放，人個利用計算機進行檔案的查閱，由于不會接觸到原始人事檔案，所以有利于保證檔案實體的安全性。

7.人檔案信息存儲安全和利用安全

我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數據備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內部局域網通VYN與外網連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統和應用系統中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網絡和不安全的網絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。為了安全，在計算機上設置只能讀取狀態而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

8.人事檔案的有效利用

目前隨著人事檔案信息化建設的不斷開展，使人事檔案得以快速的發展，這為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。人事檔案工作的存在和發展是為了使人事檔案得到有效的利用，對人事檔案的利用是人事檔案存在的動力和源泉，這是人事檔案得以存在的現實意義。在這種情況下，為了更好的實現人事檔案的利用，提高人事檔案的服務方式是勢在必行的，其不僅具有必然性，也具有現實意義。需要將人事檔案從傳統的管理模式中解脫出來，增加文化產品及個性化的服務方式，從而使人們對人事檔案的重要性有個清楚的認識，改變社會的人事檔案認識上存在的不足之處，從而使人事檔案的文化屬性得以充分的體現出來。

9.結束語

人事檔案的信息建設，是為了使人事檔案的社會化服務水平得以更加突顯出來，而在當前機關單位中，信息化的人事檔案管理模式更具有現實的意義，可以有效的發揮人事檔案的優勢，使其更好的進行開發和利用，為社會的發展提供更好的服務支撐，因此作為檔案管理人員，更應在這種情況下，努力完善自身的發展，積極的創造條件，實現人事檔案管理的信息化，實現機關單位的檔案管理工作的重大變革。

參考文獻：

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