淺析人事檔案信息化管理的作用

郎崇巖

[摘 要]隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人類的活動不斷增加，檔案作為記錄人類活動的重要信息資料，其在當前社會發(fā)展過程中具有極其重要的意義。目前社會在發(fā)展過程中，其不斷得以規(guī)范化，而且誠信化的程度也在不斷的提高，這就對人事檔案管理工作提出了更高的要求。人力資源是當前社會得以快速發(fā)展的基礎，所以加強人事檔案的管理水平至關重要。本文對人事檔案信息管理的作用進行了具體的闡述，說明了人事檔案信息化管理的重要性。

[關鍵詞]人事檔案；信息化管理；功能；作用

前言

科學技術的快速發(fā)展，給行業(yè)間帶來技術性的革命，有效的推動了行業(yè)的發(fā)展速度。信息技術在各行業(yè)間的應用，使各行業(yè)的水平得到了有效的提升，推動了行業(yè)的發(fā)展。特別是信息技術在檔案行業(yè)的應用，使檔案行業(yè)完全改變了傳統(tǒng)的工作模式，發(fā)生了翻天覆地的變化，特別是近幾年來人事檔案信息化技術的應用國，使人事檔案的作用更有效的發(fā)揮出來，為人事檔案的開發(fā)和利用提供了十分便利的條件，隨著信息技術在人事檔案管理工作中的廣泛應用，可以使人事檔案管理工作更加有效和簡潔。

1.輸入的簡捷，減輕了工作人員的勞動強度

信息化技術在人事檔案管理中進行就用，有效的減輕了傳統(tǒng)人事檔案管理人員的勞動強度，實現(xiàn)了人事檔案發(fā)生變動時能夠及時進行記載，快速進行信息的登錄，確保了記載人事信息的全面和準確性，有效的避免了手工進行記載時所出現(xiàn)的缺檔和斷檔的情況的發(fā)生。

2.數(shù)字處理可以快速、及時的完成信息的處理

通過信息化技術的數(shù)字處理功能，可以及時快速的對人事檔案進行處理，有效的保證人事檔案信息的動態(tài)性和連續(xù)性，通過數(shù)字化處理功能，可以自動完成人事信息的數(shù)據(jù)處理。

3.搜索的信息化可以更便于領導進行決策

人事檔案利用信息化進行管理，可以實現(xiàn)快速查詢的功能，更利于實現(xiàn)對員工的管理。領導在進行人事決策及人事處理時，可以快速的對個的檔案信息進行全面的了解，只需輕輕點擊一下鼠標即可完成查詢功能，從而更利于實現(xiàn)對員工培訓計劃及績效管理等方面提供詳細的信息依據(jù)，實現(xiàn)人才的合理配置。

4.信息化的痕跡處理有利于糾紛的解決

信息的痕跡處理功能可以有效的推進員工合同的法律化進程。因為信息化的痕跡功能可以實現(xiàn)信息人及時、準確的采集，而在員工與企業(yè)發(fā)生，可能效的避免傳統(tǒng)人事檔案管理工作中由于信息的不全而導致糾紛的復雜化的問題，而信息化痕跡功能可以為人事糾紛的處理提供有效的幫助。

5.信息化的保密功能，避免了人事檔案信息泄漏

人事檔案需要具有較強的保密性，而信息化技術利用密碼所實現(xiàn)的保密性符合人事檔案的保密要求。而且作為人事檔案的管理工作人員，不僅需要具體的一定的信息化知識，同時還要加強密碼的保護功能，從而避免人事檔案發(fā)生信息的泄漏。

6.可以有效的保障人事檔案的知情權

在現(xiàn)代化的管理模式下，人事檔案的管理模式也南要不斷的進行改革，使其能夠與時俱進，在法律法規(guī)的基礎上，將人民群眾的利益放到首要位置，其對人事檔案管理工作的出發(fā)點和落腿點都以服務于人民群眾的利益為主，增加檔案信息的透明度，遵循以人為本的原則，對于一些信息可以向個人開放。進行公開。使個人清楚自己的檔案里都有些什么內(nèi)容，而且個人檔案中的一些信息可以向個人進行開放，人個利用計算機進行檔案的查閱，由于不會接觸到原始人事檔案，所以有利于保證檔案實體的安全性。

7.人檔案信息存儲安全和利用安全

我們要采取有效措施和技術手段，建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復機制。在技術安全管理方面，應做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)通VYN與外網(wǎng)連接，以保證安全。訪問電子文件采取控制技術，對單位的檔案資源，采用身份認證技術，防止非法訪問。加密技術是在電子通信系統(tǒng)和應用系統(tǒng)中采用“雙密鑰碼”。一個是公開的加密密鑰，另一個是嚴格保密的解密密鑰。發(fā)出電子文件時，使用收方的公開密鑰，收方用只有自己知道的解密密鑰解密。防火墻控制訪問者，在某一個結構的網(wǎng)絡和不安全的網(wǎng)絡之間設置障礙阻止對本機構信息資源的非法訪問。為了安全，在計算機上設置只能讀取狀態(tài)而不能對軟件、檔案做任何添加、修改，防止檔案的失真。

8.人事檔案的有效利用

目前隨著人事檔案信息化建設的不斷開展，使人事檔案得以快速的發(fā)展，這為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。人事檔案工作的存在和發(fā)展是為了使人事檔案得到有效的利用，對人事檔案的利用是人事檔案存在的動力和源泉，這是人事檔案得以存在的現(xiàn)實意義。在這種情況下，為了更好的實現(xiàn)人事檔案的利用，提高人事檔案的服務方式是勢在必行的，其不僅具有必然性，也具有現(xiàn)實意義。需要將人事檔案從傳統(tǒng)的管理模式中解脫出來，增加文化產(chǎn)品及個性化的服務方式，從而使人們對人事檔案的重要性有個清楚的認識，改變社會的人事檔案認識上存在的不足之處，從而使人事檔案的文化屬性得以充分的體現(xiàn)出來。

9.結束語

人事檔案的信息建設，是為了使人事檔案的社會化服務水平得以更加突顯出來，而在當前機關單位中，信息化的人事檔案管理模式更具有現(xiàn)實的意義，可以有效的發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢，使其更好的進行開發(fā)和利用，為社會的發(fā)展提供更好的服務支撐，因此作為檔案管理人員，更應在這種情況下，努力完善自身的發(fā)展，積極的創(chuàng)造條件，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)機關單位的檔案管理工作的重大變革。

參考文獻：

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