構建檔案知識服務模式的思考

史玉秋

[摘 要]知識經濟時代，檔案工作也面臨知識經濟和網絡化數字化的雙重沖擊。由此看來，我們的思想正在得到了解放，那就是使檔案管理走向知識資源管理。筆者就構建檔案知識服務模式的必要性及構建策略進行了分析，從而能真正滿足用戶的需求、充分發揮檔案的價值。

[關鍵詞]檔案；服務；知識；模式

一、知識管理的出發點可以促使人們重新認識檔案的價值

（一）檔案知識服務是檔案管理的創新。知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。傳統檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發揮檔案的價值。創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。由此可見，知識服務相對于傳統檔案服務在服務理論、服務目的、服務主體等諸多方面具有革命性的創新

（二）知識管理和檔案管理的管理目標十分接近。知識服務是在綜合利用檔案信息和其它顯性與隱性知識的基礎上，對檔案信息的內容進行分析、綜合與提煉，所形成的信息成果不僅改變了原生檔案信息的形式特征，而且一定程度上改變了檔案信息的內容特征。同時，知識管理在檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、統計等各項基礎工作環節中。都貫穿著社會需要和提供利用服務工作的要求，檔案的利用服務工作直接體現了檔案工作的目的和方向。知識管理的目標是為了沉淀本單位的最佳實踐、促進知識共享、消除信息孤島。在檔案管理中，檔案管理的目標是為組織的各項活動提供檔案服務，滿足用戶的檔案需求。兩者都是以組織內的知識共享為目標。

（三）檔案的利用服務是整個檔案業務工作環節的重要組成部分。在傳統檔案管理中，檔案管理人員忠實地保管著檔案，被動地為用戶提供檔案，而把如何從數量龐大的檔案卷宗中搜尋、獲取所需的信息、知識的難題留給用戶自己去解決。在利用信息、知識，創造價值的這個過程中，檔案管理者只做出了極少的貢獻，因而也就只能“坐在凄涼冷清的文件辦公室或是靜寂的檔案架前”。同時，知識服務要求檔案人員“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，“把著眼點從信息轉移到知識上，從建立數據庫到建穴知識庫上”，“引導利用者從泛濫的具體信息過渡到知識甚至智慧”。這樣，檔案人員真正滿足了用戶的信息、知識需求，為信息、知識價值的實現做出了巨大的貢獻

二、構建知識服務的檔案管理模式探索

（一）構建支持知識服務的知識團隊。知識服務是以信息和知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境，融入用戶解決問題的全過程中，提供能有效支持知識應用和知識創新的服務。由于檔案服務工作的不斷深化對工作人員素質提出了高要求，具備優良的業務素質是做好工作的根本。它包括廣博的科學文化知識、較強的業務能力、豐富的實踐經驗等，工作人員的業務能力不僅體現在運用各種先進的處理技術方面，而且也體現在對文獻內容的掌握、了解、引導用戶利用上，能夠運用多學科的基礎知識，成為利用者利用文獻的向導和顧問。在利用者服務工作中，不斷提高個人的綜合分析能力、研究能力、語言表達能力是十分重要的。信息化大潮的臨近讓信息的價值前所未有地凸顯出來。信息時代需要的檔案管理不僅僅局限于檔案的分類、歸檔和管理，也要求檔案信息能在更高的平臺上為需要信息的人們創造價值。

（二）組織、建立社會組織的知識庫。知識管理的根本目的可以促使人們重視定義檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發和利用；檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入組織的核心活動，為組織創造價值、實現效益最大化服務，為提升組織核心競爭力服務。同時，知識庫并不是存儲相對容易獲得的文件、合同、單據或慣例的靜態信息庫，它的內容包括人力資源狀況、每個職位所需的技能及評價方法、組織機構歷史上所發生的重大事件的歷史資料、客戶信息、研究文獻、報告等眾多方面，且擁有動態的結構。隨著我國檔案信息化工作的推進，檔案館管理逐漸采用現代化的管理工具、技術和方法，為知識庫的建立提供了良好基礎設施。

（三）運用支撐知識管理與知識服務的信息技術。知識價值的實現最終取決于通過開展知識服務。知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。傳統檔案管理重視檔案的收集、整理與保管，忽視檔案的開發與利用，不能真正滿足用戶的需求、充分發揮檔案的價值。因此，在檔案管理諸環節工作中，檔案服務尤其需要以知識管理思想理念為指導，借助知識管理技術方法進行創新，實現從檔案服務向知識服務的過渡。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

三、結束語

檔案知識服務是檔案后保管范式的核心和目的，是檔案管理從實體管理模式、信息管理模式走向知識管理模式的關鍵。因此，在檔案管理諸環節工作中，檔案服務尤其需要以知識管理思想理念為指導，借助知識管理技術方法進行創新，從而實現從檔案服務向知識服務的過渡。

參考文獻：

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