人力資源檔案管理存在的問題及措施

孫偉

[摘 要]針對人力資源檔案管理存在的問題及措施問題，介紹了當前人力資源檔案管理的現狀，主要對人力資源檔案管理的認識問題、人力資源檔案管理的水平與手段和硬件設施進行了介紹，探討了提高人力資源檔案管理的措施，主要包括：完善人力資源檔案管理制度、對人力資源檔案管理功能的提高、提高人力資源檔案管理人員的素質和人力資源檔案管理的信息化建設。

[關鍵詞]人力資源；檔案管理；問題及措施；信息化建設

在市場經濟發展中，人力資源指在一個國家或地區中，處于勞動年齡、未到勞動年齡和超過勞動年齡但具有勞動能力的人口。或者表述為：稱勞動力資源或勞動力，是指能夠推動整個經濟和社會發展、具有勞動能力的人口總和。通常來說，人力資源的數量為具有勞動能力的人口數量，其質量指經濟活動人口具有的體質、文化知識和勞動技能水平。一定數量的人力資源是社會生產的必要的先決條件。隨著生產中廣泛應用現代科學技術，人力資源的質量在經濟發展中起著愈來愈重要的作用。人力資源檔案管理就是推動人力資源的信息資源，因此為了加速人力資源的流動，必須加強人力資源的檔案管理工作，這樣才會使人力資源得到充分的利用。

1、人力資源檔案管理的現狀

人力資源檔案管理，隨著計算機和網絡的發展，經歷了多年的經驗積累，其人力資源檔案管理的模式已經初具規模，但如何讓人力資源檔案管理，在人才交流和利用中，如何發揮更大的作用，還有許多工作需要認真探討，在這些問題中，有認識問題、管理水平問題，還有檔案管理的硬件設施問題。

1.1對人力資源檔案管理的認識問題

對人力資源檔案管理的認識問題，是制約檔案管理成敗的關鍵問題，由于一些人，在思想上沒有能對人力資源檔案的工作起到足夠重視，這主要是因為，在很長的一段時間里，單位和個人對檔案管理工作存在著認識上的誤區，大家誤以為，檔案工作只是對個人歷史的記載，管理檔案只是對檔案的抄寫和整理，由于不會對企業和個人帶來經濟效益，沒有人把它認為是主要的工作。其實，大部分人的這種認識是錯誤的，都沒有對檔案管理有一個正確的認識，人力資源檔案管理，是對生產力的一種管理系統，它可以為人才的流動和人才的利用發揮非常重要的作用，也就是說檔案管理工作，對生產力的提高具有重要的作用，因此，對檔案的管理工作要得到足夠的重視。

1.2 人力資源檔案管理的水平與手段

人力資源檔案管理的水平與手段，現在，一些單位還存在許多問題，主要是專業的技術管理人員少，大部分從事檔案管理的人員，沒有專業的技術知識，只是按照自己的想法，隨心所欲的工作，因此，在人力資源檔案管理方面，既不能對人力資源檔案工作重視，也不能有效地管理檔案。尤其是還有很多人員是兼職，他們不能對檔案的管理投入足夠的精力，嚴重影響了檔案管理的質量，同時也影響了對人力資源檔案的利用。

1.3人力資源檔案管理的硬件設施

人力資源檔案管理質量不高的另一個原因，是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括，檔案館和設備。但有些單位，至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施，對人力資源檔案的管理，名存實亡，長期下去，導致原始的紙質檔案得不到有效的保護，很可能出現蟲蛀、霉變等現象，計算機的管理更是不可能實現。

2、提高人力資源檔案管理的措施

人力資源檔案的管理，有利于人才的流動，也有利于人才的充分利用，使人盡其才，就要積極采取措施，提高對人力資源檔案的管理力度。為了提高對人力資源檔案管理工作，要從以下方面給與探討。

2.1完善人力資源檔案管理制度

要提高人力資源檔案的管理水平，就要建立完善的人力資源檔案管理制度，需要在以下幾方面得到加強。第一，是要建立合理、科學的管理制度，只有檔案管理完善才能有效進行管理；第二，是要保證制度的簡潔性，這樣才能發揮好檔案的管理作用；第三，是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對所有的人，無論是職工還是對領導，都要形成約束，這樣才能體現公平，使人力資源檔案管理工作得到完善；第四，是制度的嚴肅性，在人力資源檔案管理過程中，要進行嚴格的獎懲，這樣才能將制度的權威性體現出來。

2.2 對人力資源檔案管理功能的提高

要不斷改善人力資源檔案功能，這樣才能使人力資源檔案記錄的內容更加全面、客觀。在管理過程中要對人力資源檔案的功能進行重新定位，不僅要保留人力資源檔案原有的功能，還要進行進一步的改革，使人力資源檔案能更好的為單位的發展提供幫助。

2.3 提高人力資源檔案管理人員的素質

在人力資源檔案管理中，檔案管理人員的業務水平非常重要。在信息時代，人力資源檔案管理工作中，使用計算機和網絡越來越多，這對人力資源檔案管理人員要求也不斷提高，傳統的檔案管理方法已經不能滿足現代檔案管理需要，所以，檔案管理工作要積極引進專業人才，并且要加強對管理人員的培訓，使其能夠更好的進行檔案管理。要通過檔案專業知識繼續教育，促使檔案管理人員不斷地更新業務知識，提高業務能力和管理水平，做好人力資源檔案的管理工作。

2.4人力資源檔案管理的信息化建設

人力資源檔案管理的信息化建設是知識時代的需要，也是人力資源檔案管理的需要，就要提高認識，加快對檔案管理信息化的建設。

2.4.1 人力資源檔案管理的政策法規與信息化標準

人力資源檔案信息化的應用和發展離不開政策法規標準體系的支持，要逐步研究和完善發展相關政策法規標準。要加快制定信息化的標準體系，為人力資源檔案信息化建設奠定好基礎。人力資源檔案信息化建設必須要在統一規劃的基礎上，采取統一的數據格式，統一的軟件程序，統一的技術標準，統一的工作規程，才能實現有效的人力資源檔案管理。

2.4.2 人力資源檔案的數據庫與信息資源建設

人力資源檔案業務工作信息化，它的前提是建立起資源配置合理，特色突出，利用方便的人力資源檔案信息資源數據庫。只有做好人力資源檔案信息化建設的基礎性工作，才能把館藏檔案信息進一步深入開發出來，使人力資源檔案工作的服務水平和服務能力得到提高。檔案信息化基礎設施是檔案信息化建設，要做好人力資源檔案應用系統建設的基礎和前提，因此，要對人力資源檔案信息化建設給與足夠的重視，要加大投資力度，購置設備，配置相關人才。

2.4.3 人力資源檔案的信息安全保障和人才建設

加強人力資源檔案信息化建設，應把人力資源檔案信息安全放在重要位置，要確保計算機管理系統和數據的安全、可靠，防止檔案信息出現失密、泄密和丟失現象。要加強人才隊伍建設。培養大量既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，建立復合型、多層次的專業隊伍，優化人員結構，這是進一步推動檔案信息化工作的人力保證。

3、結語

在知識時代，人力資源檔案工作的管理手段和設施有了極大的變化和進步，人力資源檔案實體和人力資源檔案管理的內涵也變得豐富多彩，人力資源的檔案工作需要變革和創新，但是這種變革和創新必須要提升人力資源檔案管理的整體水平，使人力資源檔案的管理工作與時俱進，在小康社會的建設中，得到長足的發展。

參考文獻：

[1]盧艷.基于人力資源管理信息化平臺的人事檔案管理信息化構建[J].現代商業.2011（10）

[2]魏玲.美國人力資源檔案管理啟示[J].人才資源開發. 2010（7）

[3]靖敏杰.淺談人事檔案管理信息化建設[J].華章.2012（12）