關于信息時代電子檔案管理的探討

王菁慧

[摘 要]隨著全球化、信息化和網絡化的發展，計算機被廣泛地應用到各個領域，在各種社會實踐活動中也產生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會發展的產物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，我國檔案管理者也應該順應時代發展的潮流，正確積極地認識電子檔案的特點，加強對電子檔案管理的研究，推進我國檔案管理的電子化進程。

[關鍵詞]信息時代；電子檔案；管理

一、電子檔案管理特點

具有長期保存價值的電子文件必須要歸檔保存。電子文件的歸檔，就是通過電子計算機將整理好的電子文件和它生存的環境條件一并轉存在磁性存儲載體或光盤上保存。電子文件歸檔后即形成電子檔案。它與紙質檔案等有相同之處，如；它們都是國家機構、社會團體以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值偽歷史記錄；它們都應遵循收集、整理、鑒定、保管、利用、統計等檔案管理基本原則。但它與紙質檔案等卻有很大不同之處。它不能離開這種生成的環境條件而單獨存在，人們只有采用這種記錄檔案內容的技術和設備，進行逆處理還原、輸出，才能識別它的內容。電子檔案內容和記錄它的載體隨時隨地都可分離，載體不是電子檔案重要的不可分割的組成部分。

檔案的表現形式各種各樣，檔案的種類也比較多，按其記錄形式及其采用的技術和設備，絕大多數都可以劃歸于以文字記錄的紙質等載體檔案和以數字代碼序列記錄的電子檔案。而且這兩大類型的檔案，還會因長期保存和開發利用的需要相互轉換。只有認清電子檔案與紙質等載體檔案的共同點和不同點，才能做到對電了檔案管理提出正確的要求，既堅持檔案工作的基本原則，又不致將紙質等載體檔案的管理理論、方法、技術和標準強加于電子檔案，有利于電子檔案根據自身的特殊性，創建電產檔案的管理理論、方法、技術和標準；才能達到既強調電子文件及電子檔案管理的必要性，又個會放松對紙質等載體極案的管理、保護、

開發利用，不盲目地將紙質等載體檔案制成電子的副本。才有可能真正做到在電子檔案大量涌現時，我們既重視電子檔案，又能正確對待紙質等載體的檔案，充分開發各類檔案信息資源為社會服務，使檔案事業在電子時代繼續得到全面發展。

二、電子檔案管理存在的困難

對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，是一項極其困難而艱巨的任務。這絕不是僅僅懂得紙質檔案一套管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。也不是僅僅值得電子計算機技術或數據通信技術的人員所能勝任的。前者不便電子文件形成、存儲、傳輸、檢索、利用等技術，就無法對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案進行管理，更無法達到長期保存和開發利用電子檔案的目的。后者不借檔案管理的基礎知識、管理原則和管理環節，無法理解電子檔案長期保存的必要性和嚴重性，無法實施電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔，也就不可能采取一切必要的技術和措施，長期保存電子檔案，使人類活動的真實記錄不遭受損失。所以，我們不能盲目地認為凡是從事紙質檔案管理的人員，都能管理電子檔案；也不能機械地認為凡是懂得電子計算機軟硬件技術或數字通信技術的工程人員，都可以管理電子檔案。電子檔案的管理，要求管理人員既具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法；又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等。它必須將這兩門學科溶于一體，否則就無法對電子文件、電子文件歸擋及其歸檔后形成的電子檔案進行有效管理，這就大大地增加了管理的難度。

三、做好電子檔案管理的措施

1. 要完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

2.要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。而且由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.應做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進行使用權限的審核。應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作。并應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。

四、結語

電子檔案管理工作就是要推動檔案信息化建設，把收集的檔案數字化。在當代信息化迅速發展的今天，在加強電子檔案管理工作時，要根據電子檔案自身的特點，不僅要注重硬件建設，充分利用計算機技術和網絡技術，更要注重軟件建設，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質，不斷加強各個環節的溝通、管理。只有這樣，才能順應時代的發展，準確、快速地向社會提供有利的信息資源，最終做到既能節約開發資源，又能提升信息時代電子檔案管理的層次和工作效率。

參考文獻：

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