文書檔案管理的辦公自動化應用

翟英華

[摘 要]文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢的發展，如何提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統、完整地提供檔案信息滿足社會各方面的需求，從而實現文書檔案管理自動化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。

[關鍵詞]文書檔案；辦公自動化；問題應對方法

文書檔案管理是一個能夠直接反應單位檔案管理水平的工作，隨著信息化時代的到來，文書檔案的工作在現代單位中的作用越來越大。但是在目前的部分單位中文書檔案的管理工作仍存在著一些問題，因而需要建立健全完善的文書檔案管理機制，只有這樣才能有效的提高文書檔案的利用率

1.文書檔案管理中存在的問題

1.1電子文件保密性受限制

電子文件的內容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變弱。電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問題都對電子文件的保密性提出了嚴峻的考驗，隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。

1.2文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。

文書工作和檔案管理工作直接存在聯系又有著區別，是統一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這才是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識淡薄，檔案管理人員通常很少考慮文秘的工作，這使得兩者在銜接的過程中出現很多的脫節的地方。當前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，也就是在公文的格式和處理方法上存在著很多的不規范的，不標準的現象。

2.文書檔案應用辦公自動化管理的對策

2.1辦公自動化系統內外網隔離

在內部辦公自動化網絡和外網之間設置物理隔離，以實現內外網隔離，是保護辦公自動化網絡安全的最有效、最實用的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇地放行一些地址進入辦公自動化網絡。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，都應具有以下五大基本功能：過濾進、出網絡的數據；管理進、出網絡的訪問行為；封堵某些禁止的業務；記錄通過防火墻的信息內容和活動；對網絡攻擊的檢測和告警。

2.2建立有效的管理機制和程序

文書檔案工作人員要嚴格的執行公文的規則，嚴格進行審核和簽發，堅決避免濫發文件和發無效的文件現象。在公文正式印刷之前要認真審核簽發的手續是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規范，在印刷以后發送之前工作人員還需要進行再一次的復核。如果需要修改實質性的內容，則需要按照程序進行復審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴格得的技術指標進行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發文稿紙的卡片，合理的制定文件的發文的范圍。對于文件件數的控制，要嚴格，禁止隨意的抄送現象。

2.3加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作

檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，如何做好資料的收集和整理工作等。加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

3.文書檔案應用辦公自動化管理的優勢

3.1.辦公效率大幅提高

計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

3.2電于文件保存的穩定性

與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性。

3.3.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發生，文件傳遞的傳統手段是靠郵政系統傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用了文件傳遞的安全性和時間性。

4.結語

總而言之，文書檔案管理是衡量單位管理水平的一個重要標準，應當不斷強化各部門之間的合作，做好文書檔案資料的收集工作，建立完善和管理機制和工作程序，樹立文書檔案管理的規范化和標準化，從根本上切實提高文書檔案資料的利用率，保證單位的建設和發展。