新時期檔案的數字化管理

姜云

[摘 要]信息產業經濟時代下，以計算機輔助作業設施為首的信息技術、通信技術等產業技術體系發展日趨完善。同樣，計算機強大的技術輔助手段、功能價值已經無可爭議的逐漸被人們認可。因此，對事業單位組織機構而言，要想在信息產業時代下實現穩定、可持續發展，就必然要結合信息時代發展要求，并同步自身單位的管理要求、標準等，去加強信息化數字當前建設。

[關鍵詞]新時期；檔案管理；數字化管理

隨著計算機的不斷普及與應用，我國檔案事業的管理模式也開始從傳統的手工化管理向新時期下的數字化管理模式轉變，這樣的管理模式在一定程度上提高了我國檔案事業的管理水平，促進了我國檔案事業的健康、積極發展。但是也同樣也存在著一些現階段難以突破的難題。比如說限制在計算機里，容易受到病毒及黑客的進攻。

1.什么是檔案數字化管理

檔案是古今中外一切對社會和國家具有保存價值的各式各樣活動信息資源。數字化檔案就是將這些信息資源以虛擬的形式存儲、傳遞、共享，而不受地理、載體等有所影響。檔案數字化的主要內容通常包含著不同的兩個層次，其中，一方面是檔案目錄的數字化，檔案目錄數字化的主要目標是對檔案目錄數據庫加以構建，其中尤為關鍵的便是檔案著錄標引的規范化，同時對檔案日錄數據庫結構進行科學的選定；另一方面便是檔案全文的數字化，一般檔案全文的數字化能夠借助于掃描錄人的方式，把檔案全文根據其原貌逐項逐頁的以圖像文件的形式加以存儲，同時為其編制出有序的目錄索引，或者通過光學字符的技術識別以后，以文本的格式對檔案的內容進行存儲"在檔案數字化的整個過程當中，應當按照檔案自身所具備的諸多特點把這兩種不同的方式有機的結合起來。

2.進行檔案數字管理的重要性

檔案數字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內容、生成目錄、統一數字化文件格式、不同種類的數字化文件分層存儲、分別進行權限控制，加工處理得到的電子文件與目錄自動掛接等功能整合的手段，使數字化加工處理工作可以批量高速進行，這樣就降低數字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度。這樣不但可以讓數據以最佳新式進行存儲，做到圖文聲相結合，檔案信息更詳細，從而提高工作效率。現代人們在進行各種各樣的活動時，信息的處理與信息的獲取是不可或缺的有機組成部分，作為重要的一種信息來源，檔案開始逐漸的受到越來越多人的重視和青睞，所以，為了促進檔案資源利用率的提高，為了盡快實現檔案資源的信息共享，為了推動檔案資源信息傳遞的加快，實現事業單位以往傳統檔案的數字化工作就顯得越來越迫切以及必要。

3.新時期下檔案數字化建設存在的主要問題

在網絡時代的新時期下，檔案文件的信息載體與多種應用文件往往需要存儲到磁質為主的存儲磁盤、優盤等當中，檔案管理在實現高效作業、數字化辦公的同時，固然也有著它的脆弱性。如人為管理不當、操作失誤造成的重要歸檔文件消失或破壞等。由此可見，檔案數字化管理的信息、數據、以及重要文獻等載體的安全程度高低往往依附于技術方面、人為因素、自然因素。尤其是在目前網絡技術日益成熟、完善的同時，與其對應的“反面教材”技術也不斷與之更新，進而使網絡黑客應運而生，對重要數據、文件等造成難以彌補的傷害與破壞。

4.檔案管理數字化的發展措施

4.1建立標準化制度和完善使用規范

成立專門檔案鑒選小組和管理小組，按照國家要求對檔案進行按照不同需求、不同部門、不同通途、不同權限等等適宜情況，針對數字檔案資源的內容著錄、存儲、查詢、傳遞、管理和檢索等各個方面作出制定檔案管理制度和統一規范，制定完善的實用的數字化管理規章制度：文件揀選歸檔制度、文件保密制度、數字檔案審核制度、檔案日常使用和查詢制度、網絡安全管理制度等，針對不用文件進行具體的最合適的管理方式，以免造成資源浪費。從制度上慢慢地形成檔案數字化管理意識，全面提高工作效率，為后期節約管理上的人力、物力、財力、信息資源。從而有效地保障數字化檔案建設安全、有序地開展。

4.2文書處理過程和歸檔實現數字化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定伺詞時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程亭會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。

4.3完善數字化檔案管理系統

檔案數字化管理管理一項系統工程，包括數字化檔案建設，從整體框架設計、設備選型采購、軟件設計開發、檔案甄選整理、數字化信息錄入、系統集成管理、數據備份計劃、查詢管理設計、安全措施實施等在內的一套軟硬皆使的系統。針對日常工作產生的大量文字檔案的錄入和保管工作，建議采用如下解決方案：服務器方面，要雙管齊下，兩手準備，不能單靠一臺服務器；掃描方面，采用高速集中掃描，并統一保存為的特定的文件格式；數據備份方面，制定好計劃，也要兩手準備，有磁盤和電子雙重備份。建議設置適當的數字化檔案查詢系統，從而提高數字化檔案的利用率；建議針對電子檔案管理工作也做詳細分工，比如操作人員權限管理、網絡環境管理、檔案信息保密級別管理、檔案信息內容中的目錄管理、部門分類管理等，從而提高信息的共享能力。

5.結語

數字化檔案的管理、研究和建設將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息眼務職能轉變。今后，隨著計算機網絡的進一步發展，信息高速公路的進一步拓寬，數字化檔案管理將會得到更好的發展。

參考文獻：

[1]羅幼明.淺析事業單位檔案的數字化管理[J].才智.2009（03）.

[2]崔玲燕：加強檔案工作的信息化建設[J].華章，2011，（07）.