疾病預防控制檔案信息資源開發利用思考

鐘紅梅

[摘 要]疾病預防控制檔案的開發利用工作，如何在新形勢下做好疾病預防控制檔案開發利用工作，使其走出傳統的思維、工作模式，按照《檔案法》，負責整理立卷、裝訂成冊、編制移交目錄。

[關鍵詞]疾病預防；控制檔案；信息資源；開發利用

疾病預防控制檔案是指疾病預防控制機構在疾病預防、衛生學評價、公共衛生監測、衛生檢驗檢測、健康促進與教育等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄。其真實地記載著疾病預防控制機構的主要職能活動，是疾病預防控制機構開展各項工作的基礎信息和重要依據。疾病預防控制檔案的開發利用工作包括兩方面：一方面是疾病預防控制檔案信息資源的開發，另一方面是疾病預防控制檔案的利用工作。如何在新形勢下做好疾病預防控制檔案開發利用工作，應從以下幾方面把握。

一、強化疾病預防控制文件收集歸檔齊全完整

疾病預防控制文件材料是疾病預防控制部門在疾病預防控制、衛生檢驗檢測、健康教育、科研培訓及黨政工團等活動中形成的各種門類、載體的原始記錄，是疾病預防控制檔案的直接來源。疾病預防控制文件材料收集歸檔工作作為疾病預防控制檔案管理工作的重要前提和基礎工作，為檔案管理工作提供了實際的管理對象，是疾病預防控制檔案部門取得檔案的重要手段。隨著《檔案法》的貫徹實施，疾病預防控制檔案管理正在逐步走向規范化、標準化，但在實際工作中還存在這樣或那樣的問題，如因重視不夠而導致文件材料收集不全，一些人把應歸檔的文件材料當作“家底”據為己有，不愿歸檔；因歸檔制度不明確而導致文件材料收集歸檔不及時；因整理不及時而導致文件材料移交歸檔不規范等。這些在日后很大程度上影響了疾病預防控制檔案的開發和利用工作。因此，一要提高認識，加強文件材料收集歸檔工作。提高對疾病預防控制文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案人員的法制觀念和業務素質，明確文件材料收集歸檔工作的責任。將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，要像抓疾病預防控制工作那樣抓文件材料的收集和歸檔；二要健全規章制度，加強疾病預防控制文件材料及時歸檔。建立健全各項規章制度，保證文件材料收集歸檔工作的順利進行。制定文件材料歸檔制度，以保證歸檔工作的標準和規范；三要按時歸檔，加強疾病預防控制文件材料的規范整理。按照《檔案法》，文件材料應當由文件材料形成部門歸檔，負責整理立卷、裝訂成冊、編制移交目錄。

二、強化疾病預防控制檔案工作的科學管理

做好疾病預防控制檔案的開發利用工作，檔案室藏量的豐富和優化與否起決定作用。疾病預防控制檔案部門要加強檔案的接收與征集工作，千方百計擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭做到檔案數量充足，內容豐富，結構合理，質量優化，這就要求建立一個綜合性質的檔案室，以便對歸檔的檔案集中統一管理。多年來的實踐證明，疾病預防控制檔案實現集中統一管理，可以保障疾病預防控制檔案的信息資源，便于利用。

三、完善疾病預防控制檔案的補充機制

要完善疾病預防控制檔案的補充機制，廣泛開展檔案的征集工作，想方設法收集散存于領導和個人手中的資料，以增大室藏檔案的時間跨度，增大所藏檔案的信息量，彌補所藏檔案資料的不足。另外，要做好疾病預防控制檔案的開發和利用，還要嚴防檔案資源的流失。一要加強檔案人員的自身權益意識，不能只注重開發而忽視檔案資源的流失，還要加強檔案人員的責任感，將嚴防檔案資源的流失提到認識的高度上來。二要健全監督制約機制，建立嚴格審查制度，利用機密檔案要逐級審批。三要加強法律意識，檔案工作人員要拿起法律的武器維護自身的權益，堅決遏止有意流失檔案資源的不正當行為。

四、拓寬疾病預防控制檔案開發利用的服務范圍

新形勢下檔案工作者要有效地開發利用疾病預防控制檔案信息資源，就必須轉變舊的觀念，確立全新的觀念。一要樹立主動服務觀念。服務性是檔案工作的根本屬性，只有確立服務的觀念才能產生自覺的服務行動，要變被動為主動，將利用者的需要放在首位，不斷提高服務質量，不斷提高服務技能和水平，為利用者提供高質量、高效率的檔案服務。同時，在日常查檔接待中，要注意了解檔案利用者的需求，耐心聽取利用者對利用工作的看法、建議，及時調整利用工作的內容和方向，這樣才能使檔案工作者在檔案開發與利用中發揮應有的作用；二要樹立開放觀念。檔案工作者要打破傳統的思維意識，從封閉走向開放，主動融入疾病預防控制工作中，增強應變能力，有效地提供開發和傳遞信息的職能；三要樹立競爭觀念。現代社會是競爭的社會，檔案工作者必須增強憂患意識，在檔案部門與其它部門間廣泛開展競爭，要從競爭中產生開發提供檔案信息的強大動力；四要樹立協作觀念。現代社會，檔案工作者必須確立協作觀念，走整體化協調發展之路。

五、提高自身素質，努力造就新型檔案人才

現代社會是知識經濟占主導地位的社會，而信息產業是知識經濟的基礎，現代高新技術的蓬勃發展必將對檔案的開發利用工作產生巨大的影響。面對這樣一個變革的時代，如果檔案工作者不迎頭趕上，努力提高自身的素質，就會使檔案工作者在檔案信息資源的開發利用上準備不足，就會處于被動的地位，因此檔案工作者要有一種緊迫感。一要加強思想意識的轉變，只有努力學習才能創新，只有求新才能發展。要以豐富的理論知識和實踐經驗為后盾。疾病預防控制檔案工作是一門技術性很強的工作，從知識的形態來看，疾病預防控制檔案是最直接、最原始、最新鮮、最準確的知識載體，是一門研究性很強的工作，這就要求檔案工作者本身的業務水平盡快跟得上時代、跟得上檔案事業的發展。二要檔案工作者努力學習檔案專業技術知識，提高自身素質，熟悉疾病預防控制的全過程，提高自己的業務指導能力和水平。三要盡快掌握現代化的科學技術，特別是計算機技術。檔案的現代化管理對疾病預防控制檔案的開發提出了新的課題，要適應形勢，努力學習現代化的檔案管理技術，以達到疾病預防控制檔案的深層次開發與利用。

在新形勢下，做好疾病預防控制檔案的開發利用工作，要從內部職能做起，強化檔案工作的科學管理，注重接收、征集工作，加強疾病預防控制文件材料收集歸檔，積極迎接新技術的挑戰。為疾病預防控制工作提供有效服務。