公共服務中心秘書工作與檔案管理工作探討

于洪海

[摘 要]針對公共服務中心對檔案管理工作，介紹了秘書工作與檔案管理中的問題，主要是檔案的標準與規范、檔案的規范程序與文種利用，提出了對檔案管理的處理措施，如原稿與編號、秘書對檔案的處理措施、對檔案管理的管理意識、對檔案管理的質量標準和公文檔案管理要使用先進的設備技術。

[關鍵詞]公共服務中心；秘書工作；檔案管理；工作問題研究；研究探討

公共服務中心秘書工作也大都負責檔案管理工作，這兩項工作是密不可分的關系。改革開放以來，隨著高科技的發展，公共服務事業得到了發展，但也存在一些問題。為了促進我國公共服務事業向前推進，就要求公共服務中心的秘書工作和檔案管理工作結合起來。公文也是一類檔案，它是秘書工作的重要工作之一，檔案資料也包括對公文的積累，回顧檔案管理的成長過程，實際上就是由于公文資料的整理需要，才有了檔案資料的需求。因此，做好秘書工作，是做好檔案管理工作的重要基礎。

1.秘書工作與檔案管理工作存在的問題

改革開放之前的秘書工作，只是整理紙質的公文檔案，伴隨著計算機技術的快速發展，公文檔案的管理工作也發生了很大的發展，如今已朝“一體化”的方向發展，在公文檔案中實現了“文檔一體化”的管理模式。什么是“文檔一體化”，實際上是從公共服務中心秘書工作和檔案管理的角度出發，把公共服務中心的公文從生成、制發到歸檔管理的過程中，在公共服務中心中，實現文檔生成一體化，這樣就可以實現公共服務中心信息資源的共享。

1.1紙質檔案的標準與裝訂規范問題

傳統的公文規范標準是利用紙為媒介，也可以使用印刷紙或者復印紙，一般常用紙張的型號為A4紙；但也有B5紙在公文中出現。在裝訂時，從規范上來說是從紙的左側裝訂，在裝訂時不要出現漏頁、壞釘或者脫落的現象。對于紙張質量一般沒有明確的規定，因此，有些公文容易出現質量差、耐折度低的特點，這樣的質量容易使公文保存時間不長，就出現發黃的現象。

1.2公文版設計與附件要求規范問題

公文版的設計規范，有利于促進“公共服務中心文檔一體化”的實現，也有利于公共服務中心實現秘書工作和檔案管理部門的互相銜接。但是，在公共服務中心的日常工作中，秘書往往沒有足夠的重視。不去關心公文中存在著的文字內容的錯誤，也沒有秘書去關心公文的抄送內容和抄發單位；這些問題的出現，容易給文件的歸檔管理帶來很大的麻煩，也加大了公共服務中心對公文檔案操作的難度。雖然，在我國對于公文的附件也做出了相應的規定，但是，在公文制發過程中，在公共服務中心還需要正確處理。

1.3檔案的規范程序與文種利用問題

我國的相關規范，已經具體的規定對公文檔案的管理要求，但在實際工作中，秘書人員還是常常出現將“決定”和“意見”、“通知”與“通告”這樣相近的詞混淆。其中，在公共服務中心的公文中，混淆率最高的是“請示”與“報告”，在許多場合中，本應該使用“請示”，卻使用了“報告”；在應該使用“報告”的情況下，卻使用了“請示”，出現最嚴重的是，還出現將這兩個文種互相結合的現象，但是在日常工作中，經常會出現這樣的狀況，就可能留下隱患。

1.4公文原稿與規范編號問題

在公共服務中心，對公文進行處理的過程中，要進行原稿的收集和整理工作。在公文辦理的過程中，還存著公文的辦理過程的規范，例如在進行歸檔時，只有公文的定稿，并沒有保留原稿或者修改稿。這從某種程度上來說，應該說修改稿并不完善，特別是那些經過領導批示的公文，這些公文對歷史，具有很高的存檔價值。另外，對于需要歸檔的材料，要及時進行復印，這樣會保證在公文檔案管理工作中，避免出現失誤。

2.加強對檔案管理的處理措施

針對公共服務中心秘書工作的檔案管理工作的問題，進行分析，需要積極采取積極地的措施進行解決。

2.1秘書對檔案管理要樹立質量管理意識

在公共服務中心中，為了做好秘書工作和檔案的管理工作，首先，秘書要提高對檔案管理工作的管理意識。只有提高了管理意識，才能在對待公文檔案工作的環節，管理檔案的工作人員，都要求他們要樹立穩定的檔案管理模式上，檔案的管理質量必須是第一觀念，同時，嚴格要求自己，做好自身的檔案管理工作，對秘書崗位的責任和義務都要明確。

2.2秘書與檔案管理的規范標準

在秘書工作中，對檔案管理，要熟悉我國的相關法律和規范，例如，對公共服務中心的《檔案法》等的管理規范，在公共服務中心的機關公文進行處理時，常常需要遵循相關規范所制定的公文格式、原則、收發程序、行文規則以及公文管理的要求和歸檔工作等內容。這就要求秘書要認真的學習，并熟練掌握，才能保證檔案管理工作的規范標準。

2.3公文檔案管理要建立組織機構

在公共服務中心中，要實現公文的全過程管理，就需要通過理順公共服務中心的管理體制，健全組織機構以及建設優秀的隊伍等方式來加強管理。秘書工作和檔案管理要求秘書必須具備專業性和技術性，使他們成為優秀的秘書人員。

2.4公文檔案管理與公文辦理程序

高科技時代的公文檔案管理，要做好管理工作，就要運用先進的設備技術，在信息化時代，這是必不可少的基礎，先進的科學技術應得到廣泛的應用。這樣才能改變傳統的檔案管理模式，要利用計算機技術，使檔案管理實現電子化，并配置相應的先進設備工具，對秘書工作人員進行定期的培訓，能夠熟練、規范的操作設備，已成為當前亟待解決的問題。

3.結束語

通過對目前秘書工作和檔案管理問題進行分析，在文中提出搞好檔案工作的對策和方法，旨在促進公共服務中心秘書工作的良好發展，通過公共服務中心秘書，將編制委員會的檔案管理工作。以科學性和規范性的方向發展，使檔案工作，在城鎮公共服務中心工作中，為人才流動做好服務。

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