淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施

崔淑艷

[摘 要]隨時電子時代的到來，檔案信息化管理已成為當前檔案管理的重要方式，信息化管理將是檔案工作全方位服務于社會的唯一選擇。本文主要談檔案管理信息化的必要性及管理措施。

[關鍵詞]檔案；管理；信息化；措施

檔案指的是進行社會活動時，政府、單位及個體徑直產生的擁有儲存意義的不同載體及方式，即圖表、文字、音像及其它的歷史記載。它作為載體與信息的結合，是一種信息資源。隨時電子時代的到來，檔案信息化進程也在催生、加快，信息化的檔案管理已成為順應社會朝著信息化不斷進展的根本渠道。對檔案工作者來說，信息化管理將是檔案工作全方位服務于社會的唯一選擇。

一、信息化檔案管理的必要性

科技不斷發展，使得紙質化的辦公形式向無紙化轉變，對于檔案如何形成也有著較大的改變，譬如傳統文件的草擬、手簽、催發辦理及歸檔等這些過程統統都經計算機及互聯網進行，而之前的檔案工作由機讀文件為其重要形式，所以檔案應由“機讀”方式出現，這便形成了傳統紙質與如今信息化檔案管理的使用形式出現較大差別。如此變化代表著管理檔案的人員需較多地針對機讀方式是磁盤作為介質的檔案。對于檢索信息的人們來說，信息的具體內容是其最為關心的，管理檔案的人員將所有存于各種“機讀”方式下的檔案信息整體地提取出來，是其工作的重點。有價值的檔案信息，必須經過一個特選過程，方可讓“機讀”方式下的檔案擁有真實感、整體感及價值感，讀者方能得到較為完備的服務。所以，檔案使用工作進展的必然之路便是信息化的檔案管理。

二、信息化檔案管理的意義

隨著信息時代的迅猛發展，文件原本傳統式的草擬、修改、印刷及分發，統統都通過計算機來運行，因其利于更改及復制，輕松編輯等特點，致使最先體現檔案記錄的方式與內容不再出現。通過計算機對文字進行處理過程時，其電子文件作為全部過程最后一環節的文本，有別于手稿及印刷稿，更異于正本及副本，由此檔案及文件兩者中較難區分出明顯的分割線。這對于檔案工作來說，必然會造成全方位且深遠的打擊。信息化的檔案工作預示著檔案由傳統跨向現代，充足地使用不斷發展的信息科技，進行信息化的檔案工作，也代表著創新的檔案工作擁有十分重要的意義。具體來看，信息化的檔案需管理檔案者對檔案管理有全新的思考，特別是出現的新型理論、準則及狀況，明確其與互聯網環境里的管理檔案及服務的根本方式及架構，達到服務于社會的信息化檔案管理。所以，信息化檔案管理已成為創新檔案工作的必然需求。

三、信息化檔案管理的措施

1、提高建設硬件設備，達到技術及設施的現代性

需有效地為信息化檔案工作配置相應的現代式的辦公設施，如電腦、刻錄機、掃描儀及網絡設施等，需有效地將現代科學及縮微技術運用在檔案管理里，提高通用及實用軟件的研究及開發，加速解決數字化檔案管理問題。所以，有關部門需擴大在財政方面的投入度，檔案管理機構需主動提升自我的工作技能，努力獲得較多的經費支持。與此同時，檔案管理機構還可利用其豐富檔案資源的長處，擴大不同面的潛能，著重增強使用及供應檔案工作，在較短時間內研發出大量的檔案資料來保證社會各方的需求，把潛在的不同檔案價值轉變成經濟效益。現代性科技與措施廣泛地被使用于檔案機構里，能為檔案工作注入新型的能量，也較大地提升使用檔案工作的能力，營造出更多的經濟及社會效益，確保信息化檔案工作更具現代性。

2、形成標準的管理制度

建設信息化檔案工作，需要明確其過程中的有關責任制，確保有安全的互聯網環境及其運行的數據，應以現實存在為主成立相關標準的管理制度。一方面需規范檔案工作，形成一致性的標準。建設信息化的檔案工作，是其規范化的主要根本之一。檔案整理、統計、服務及不同項目技術等構成其規范，它已是權衡檔案工作是否有效率的標準。若無此標準，則不能形成檔案庫里的資源信息。若每個檔案機構沒有依照一致的規范執行，自做自的，沒有統一的體系，則檔案工作所需信息在互聯網上不能暢通無阻地進行，更別提達成共享資源。另一方面需對檔案工作機制進行創新。檔案管理機構需建設順應信息化的檔案管理機制。形成及完備檔案工作進程及標準技術，將檔案數字工作步驟及階段細致化。并規定相應的安全辦法，尤其是數字檔案及文件的建立上，保證其檔案數字化的整體性與安全性。

3、加強理念，提高管理檔案的現代性思想

管理檔案信息化的關鍵是現代性的管理理念，最重要的內容應是其思想精神的現代性。若檔案管理工作者無現代性的思想理念，則會對信息化檔案管理其進程造成深深的影響。若無現代性的管理檔案觀念，縱使擁有較先進的保護檔案及管理設備，都無法將其作為信息化的管理檔案。在達成信息化的管理檔案進程里，管理檔案的工作者需要穩固地建立起依托先進的科學管理及技術的理念，形成不脫離時代背景的檔案思想，真實地將傳統思想觀，即保守封閉、重視管理輕視使用及坐等顧客上門等，進行科學地轉變，達成主動化服務的檔案管理，而非之前的被動化，利用服務開放化替換傳統封閉化，能夠讓檔案工作管理較好地順應社會經濟快速發展的需求。

4、搭建復合式的檔案管理團隊

建立檔案管理團隊是滿足信息化檔案工作管理走向成功的基礎，影響著信息化檔案進展的品質及速度。在信息化中，文件的記錄、立卷、歸檔、檢索、著錄、互聯網信息傳達及安全使用等全部通過電腦完成。這勢必影響到管理檔案的工作者們不但需要熟練掌握數字檔案的全部規范過程及數字文件的特點，還需了解互聯網計算機體系的安全措施，保證檔案信息資源的整體及安全性。對于檔案管理工作者來說，還需要以本職工作為主，增加自身學習觀，主動加入信息化教育中，逐步增強其專業知識，提升自我業務技能及工作素養。在培訓技能方面，應迅速地將信息化的管理形式代替以往的模式，需要有步驟地、有計劃地針對此部門檔案管理者進行專業化的技術培訓，其培訓內容包括電腦、互聯網及信息工程等知識。對于管理檔案機構來說，還需要設立一些相應的條件，可以為檔案管理工作者準確掌握檔案進展的形勢及現代化科學技術在其管理中的運用，逐步提升檔案管理者的工作能力。