淺析房產檔案數字化中的潛在問題與對策

劉玉波

[摘 要]隨著我國當前經濟社會的飛速發展與進步，我國的房地產行業也在飛速的發展，但是我國當前的房產檔案數字化的發展中還存在著一些問題制約著房產行業的進步與發展，在文中筆者對其進行討論并且提出了解決問題的建議。

[關鍵詞]房產檔案；數字化；對策分析

一、房產檔案數字化的概念及其重要意義

在房產行業中，傳統的房產檔案的管理一般都是手工為主，主要是紙質檔案的整理和存放等，由于檔案種類與數量都比較繁多，工作人員的任務比較繁重，另外在人為條件下檔案的存儲以及處理等容易出現紕漏，造成檔案的損壞或者丟失等，這樣造成了檔案信息檢索困難，并且檔案的調取周期時間也比較長，檔案的管理工作效率比較低。然而，我國當前的社會科技飛速發展，電子檔案信息存儲技術飛速發展并且迅速運用到檔案存儲中，紙質檔案逐漸改革稱為電子文件檔案，存儲方式逐漸走向數字化，這樣的存儲方式使文件的調取以及管理、存儲的效率得到了很大的提升，并且降低了出錯的幾率，有利于房產檔案存儲效率以及存儲方式的極大提升。

二、當前房產檔案數字化中潛在的問題分析

（一）房產檔案的形式比較單一

一般來說，完整的房產檔案需要包括文字以及圖文、表格等，還要有一些照片、影片的底版以及重要材料，但是當前的房產行業飛速發展，科學技術的進步，這些形式的檔案已經沒辦法滿足人們的需求。因為這些重要的房產檔案的一些載體比如照片或者紙質內容損壞，那么檔案信息的完整性就會收到損壞。另外，這些形式的檔案需要專人進行整理以及分門別類，還要有固定的存放空間以及保護措施，還需要有一定的管理制度的制定來保證管理的規范性。這樣的管理方式不僅需要大量的人力物力，還需要有大量的資金投入來進行保護，這樣是不符合當前時代發展的要求的，所以，房產檔案的形式需要創新，需要改革。

（二）產權檔案具有明顯的時代特征

處于不同的時代，產權檔案也會有所改變，因為時間跨度較長的話，產權檔案的管理方式就會發生改變，任何一個時期的產權檔案的管理方式都是會有些不同，所以產權檔案具有很明顯的時代特征。但是，我國當前的很多產權檔案的管理人員的專業能力比較低，對于產權檔案管理的業務能力不高，對于發生的問題不能夠采取有效的方法進行解決，對于在檔案管理中存在的潛在問題也不能及時的發現并且解決，產權檔案的形式不符合規范要求的問題也是經常出現。

（三）房產檔案的抗風險能力有待提高

就目前的情況來看，我國房產檔案的抗風險能力普遍比較低下，主要就是因為當前的房地產檔案的管理部門只是對于檔案進行了簡單的保護措施，因為受到傳統的經濟因素的影響，對于房產檔案的重要性認識不足，對于一些大型的自然災害或者一些火災事故的發生存在僥幸心理，對于房產檔案的防護措施不到位，造成了房產檔案的抗風險能力較為低下。

三、解決房產檔案數字化中潛在問題的對策分析

（一）強化數字化管理意識，合理規劃數字化建設

實現房產檔案數字化管理是房產檔案管理發展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產行政管理部門應立足于工作要求、社會需求和時代發展趨勢，提高對檔案數字化管理的認知，正確認識其價值和意義，為后續房產檔案數字化管理建設奠定思想基礎。在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

（二）加強基礎設施建設，為數字化管理提供基礎保障

房產檔案的信息管理部門需要根據國家規定標準加強房產檔案數字化管理基礎設施的建設，從而為數字化管理提供基礎保障。有關部門要進行基礎設備和先進技術的引進，不斷完善數字化管理設備的完整性，針對日常的工作量以及信息管理系統、資源的共享性和數據的安全性等對有關的基礎設備進行選擇或者是先進技術的引進等。要對檔案管理的數字化系統進行統一和規范，這樣才能增大設備的兼容性以及共享性。除此之外，還要根據時代發展的先進性，不斷對基礎設備進行維護以及升級更新等，這樣才能從最大程度上實現資源共享并且為房產檔案的數字化管理打下堅實的基礎。

（三）提高管理人員的專業技能，加強信息的安全保護

一方面房產行政管理部門應加強對房產檔案數字化管理人員的教育和培訓，提高其職業素質，尤其是保密意識，嚴禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴于律己，忠于職守；提高其業務水準，督促其及時更新理論內容，熟悉房產電子檔案的特征和管理規范，掌握更多的現代管理技能和計算機技術，激發其創新潛力。另一方面應制定嚴格的安全體系，明確工作細節，如分離工作與休息區，嚴禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責任到人制；根據檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設置訪問和使用權限等，針對機密性較強的信息，應利用技術手段檢測其有無潛在威脅；應充分利用防火墻、安全軟件、自主設計等保證系統安全運行；此外管理人員還應加強監督和檢查力度保證房產檔案安全、完整。

四、結束語

綜上所述，房產檔案數字化的進步需要解決當前問題，只有提高管理人員的專業技能，加強房產檔案信息的安全保護，完善房產檔案數字化的基礎設備并且合理規劃建設房產檔案數字化系統，這樣才能夠從根本上解決房產檔案數字化中的潛在問題，才能夠保證房產檔案利用的高效性，并且還能夠降低檔案管理以及維護的開支，節省空間以及人力資源。只有這樣才能夠使房地產行業穩定的向前發展，才能夠跟上時代前進的步伐，實現房產檔案管理的現代化。

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