檔案管理的數(shù)字化及信息化趨勢

楊野

[摘 要]目前的社會對數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用比較廣泛，在檔案管理工作當(dāng)中也不乏其身影，而數(shù)字時代下的檔案管理方式需要做出相應(yīng)的調(diào)整和變化，數(shù)字化檔案管理雖然具有高效的特點，但是這是建立在合理的數(shù)字化建設(shè)以及管理上的。數(shù)字化檔案管理能夠讓檔案工作效率飛速提升，因此檔案管理部門也對其比較重視，增加了投入，積極的培養(yǎng)人才，采用了比較多的新技術(shù)和管理模式。檔案運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常管理以及提升數(shù)字化應(yīng)用水平和質(zhì)量已成為了大勢所趨。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；信息化；數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案信息管理是以紙質(zhì)檔案來作為管理的主要對象，對其進行收集、分類和存儲，利用的時候進行檢索調(diào)用，加上平時的維護，這些就是對檔案工作的全部，而檔案信息化改變了這一局面，首先是檔案的介質(zhì)發(fā)生的變化，再來就是管理模式出現(xiàn)了變化，很多的人工步驟都由計算機系統(tǒng)代替，最后增加了檔案的利用，讓檔案的價值得到發(fā)揮[1]。

一、當(dāng)前我國檔案管理的主要問題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個難題。從長遠的角度來看，我國制度的改革以及社會的發(fā)展隨著人才流動壁壘的減少。我國檔案實施社會化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會的發(fā)展，檔案本身的嚴肅性、準確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因為傳統(tǒng)檔案管理存在較多的問題，加上目前的檔案流動性比較大，因此檔案內(nèi)容和個人之見出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認識檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實際情況進行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見失去了聯(lián)系，就會出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價值自然就沒有了，因此檔案必須要和實際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國各類人力資源以及社會保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長期開始定期公示“長期失去聯(lián)系超過5年的流動人員的人事檔案名單”。每年我國在各類社會保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過5年且被公示又無人認領(lǐng)的檔案最后都被入庫封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國面臨的該類棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國各地人才檔案管理部門的普遍遭遇。2002年我國人事部全國人才流動中心就做過一項不完全統(tǒng)計，當(dāng)年在全國范圍內(nèi)就至少有超過60萬的“棄檔族”[3]。自從90年代以來，我國的新用工制度就讓流動人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對檔案的管理也開始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開始產(chǎn)生了變化。加之，我國自九七年開始在全國逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險也逐漸開始與人事檔案脫鉤。

目前社會的流動性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機構(gòu)以及檔案管理機構(gòu)，這樣檔案就會逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒有用的“死檔”，而檔案管理機構(gòu)對于這些聯(lián)系不到本人，無法收取檔案費用的部門也是比較嚴重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門只能夠?qū)⑦@些檔案進行封存，隨著檔案的積累越來越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價值的喪失，其實檔案在我國來說，因為國企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國人事檔案發(fā)展的方向和趨勢展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因為人事檔案中對個人的過往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會有問題，增加了風(fēng)險性，而且遺失后的補辦也是比價困難的，這是目前檔案管理比較常見的問題。我國的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門對于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實際的情況卻并不樂觀，并沒有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國人事檔案管理實施的信息化、數(shù)字化進程已初現(xiàn)成效，并在全國各地逐步開展各類“社會人才人事檔案電子化服務(wù)”項目，這些項目將分類整理的紙質(zhì)檔案進行電子掃描等信息化處理，形成與實物檔案內(nèi)容相對應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過進入到“數(shù)字檔案庫”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時為當(dāng)事人或查詢單位開設(shè)證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進行數(shù)字化管理，將會是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對檔案個人進行了解的一個窗口，實際的應(yīng)用價值比較大。

三、總結(jié)

信息化和網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用讓人事檔案管理成為了必然的結(jié)果，而如何的利用網(wǎng)絡(luò)來對檔案服務(wù)進行改變，提供更多個性化的服務(wù)，將是檔案發(fā)展的另一個階段，檔案一直都是非常重要的信息資源，在以前我們因為技術(shù)不夠，無法對其進行良好的利用，而今，技術(shù)已經(jīng)不再是問題，因此利用和服務(wù)將會是我們發(fā)展的主要方向。

參考文獻：

[1]王露露.淺議干部人事檔案數(shù)字化工作[J].才智，2012，（21）：350.

[2]俞平.試論高校人事檔案的數(shù)字化[J].科技信息，2013，（23）：254.

[3]侯靜.人事檔案數(shù)字化加工流程及標準規(guī)范化探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（19）：83.