在辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中對(duì)檔案管理的思考

徐艷艷

[摘 要]檔案是一個(gè)在特定時(shí)間發(fā)生的事情的記錄，并具有因果關(guān)系的形成。從原始社會(huì)到結(jié)繩記事，文字甲骨文、竹子、絲綢出現(xiàn)后，都是具體的材料為載體。直觀地記錄在人們的日常生活中的事情，反映了當(dāng)時(shí)社會(huì)的發(fā)展和文明程度。文中對(duì)辦公自動(dòng)化實(shí)施過(guò)程中與檔案管理的關(guān)系進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]辦公自動(dòng)化；實(shí)施過(guò)程；檔案管理

隨著科技檔案工作的發(fā)展，從最初的簡(jiǎn)單的基于文本和個(gè)人辦公桌面的形式處理，當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與Web技術(shù)相結(jié)合建立協(xié)同辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了高集成度的文件、電子郵件，瀏覽器、Web技術(shù)，打造一個(gè)綜合性的信息共享和信息處理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，大型電子政務(wù)的普及。這種變化的速度迅速，相互滲透的信息技術(shù)越來(lái)越緊密地與社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域相關(guān)，直接影響到幾千年到數(shù)百年檔案的概念，電子文檔的出現(xiàn)，它的存在比傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)發(fā)生了根本的變化。

一、傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)與檔案管理中所暴露的問(wèn)題

公文處理的傳統(tǒng)方式，由于承辦人責(zé)任心不強(qiáng)，檔案意識(shí)薄弱，加上文件管理水平落后，容易造成文件丟失。造成很大不便，文件傳輸過(guò)程中的不規(guī)范，很容易受到人為因素的影響，不按照業(yè)務(wù)流程執(zhí)行，造成處理部門(mén)的信息是不明確的，跟蹤監(jiān)督效果差，管理不及時(shí)；辦公效率低，落后的技術(shù)轉(zhuǎn)移。這兩個(gè)文件的起草或轉(zhuǎn)移、手工和計(jì)算機(jī)效率相差甚遠(yuǎn)，通過(guò)郵件或個(gè)人的送達(dá)方式，受傳送距離限制，同時(shí)，該文件也可能是由于其他原因造成的損失或延誤，不能滿足現(xiàn)代辦公的需求；無(wú)法溝通和分享。也造成了文件和信息查找困難，影響精度，未來(lái)的檔案文件的完整性。

在這方面，電子文件高度共享，修改、無(wú)限復(fù)制、實(shí)時(shí)傳遞特性，注定了辦公自動(dòng)化是信息時(shí)代在各行各業(yè)的行政改革的總體趨勢(shì)。但由于各種原因，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能在每一個(gè)工作環(huán)節(jié)充分體現(xiàn)。探索與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展為現(xiàn)代管理模式及其適用，已成為當(dāng)務(wù)之急。

二、優(yōu)化行政過(guò)程

在一個(gè)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)范圍廣，使用率最高，但辦公自動(dòng)化的核心，是公文流轉(zhuǎn)過(guò)程。過(guò)程是合理的，快速的、有效的、靈活的，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，滿足行政管理多樣性的變化，并按照下列文件管理人員最后的要求，往往直接反映一個(gè)建設(shè)單位行政辦公管理水平。辦公自動(dòng)化過(guò)程中如果只有原來(lái)的人工操作方式，而不是在整合、優(yōu)化的基礎(chǔ)上，最終的結(jié)果是投入大量的人力和物力，使資源浪費(fèi)，吃力不討好。

一個(gè)公文的流程設(shè)置，將實(shí)現(xiàn)真正意義上的規(guī)范化管理，所有程序都將實(shí)時(shí)反映，最大程度避免人工的隨意性和不必要的干擾，通過(guò)互相監(jiān)督，為“陽(yáng)光政務(wù)”打開(kāi)一個(gè)光明的“天窗”，也從最初對(duì)檔案的收集提供渠道的暢通，使其真實(shí)性、完整性、可靠性得到保障。

三、專注于辦公自動(dòng)化的實(shí)施：克服在磨合期的困難

辦公自動(dòng)化的實(shí)施的好處是顯而易見(jiàn)的，但是如果你想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化將立即大大降低現(xiàn)有的工作，是一個(gè)有點(diǎn)過(guò)于理想化，至少在實(shí)施的初期階段是不可能的。新的系統(tǒng)剛推出時(shí)，都需要一段時(shí)間的實(shí)際運(yùn)行調(diào)試。該數(shù)據(jù)庫(kù)還處于真空狀態(tài)，需要大量的人，介紹了基于掃描，原始數(shù)據(jù)和指導(dǎo)工作的人。對(duì)于每個(gè)操作，需要學(xué)習(xí)新的軟件系統(tǒng)，同時(shí)也適應(yīng)了新的行政管理過(guò)程，也為大量的基礎(chǔ)信息建設(shè)服務(wù)，在工作量和工作壓力突然增加，容易因措手不及，產(chǎn)生畏難放棄的情緒。

如果實(shí)施辦公自動(dòng)化的初期是非常困難的，實(shí)施的意義何在？應(yīng)該看到，重點(diǎn)和原始的手工操作管理辦公自動(dòng)化管理的重點(diǎn)是不同的。在公文辦公自動(dòng)化的形成過(guò)程，初步的工作需要的內(nèi)容是嚴(yán)格的信息。多種文件格式和應(yīng)用軟件必須相互匹配，這顯然要求更好的質(zhì)量。雖然技術(shù)難度和工作量的增加，管理重心向前移。形成的信息，如存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)，工作基本上可以完成自動(dòng)由系統(tǒng)管理后，避免或減少人工操作使用時(shí)，很多訪問(wèn)物理存儲(chǔ)，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和一系列的日常管理工作。同時(shí)，這些信息將實(shí)現(xiàn)快速檢索和全文訪問(wèn)。大量的電子文件和辦公自動(dòng)化的過(guò)程，但也帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)前所未有的新課題。

四、電子文件的日漸主流化加速了檔案管理工作的進(jìn)化過(guò)程

電子文件是計(jì)算機(jī)和辦公自動(dòng)化的普及發(fā)展的必然產(chǎn)物，相信“電子文件”是檔案的形成過(guò)程，檔案是電子文檔的結(jié)果這一觀點(diǎn)在現(xiàn)代社會(huì)已被大多數(shù)的檔案工作者認(rèn)可。然而，在檔案信息從視覺(jué)主體到抽象的數(shù)據(jù)根據(jù)一系列特殊介質(zhì)及程序，如何順利地過(guò)渡到電子文件，保存和真實(shí)的、完整的，需要我們?nèi)ニ伎肌?/p>

（一）改變?cè)械乃季S方式，更新觀念。電子檔案已成為檔案的組成部分，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展和成熟，在不久的將來(lái)。甚至可以取代紙質(zhì)文件，成為主流。檔案工作者不能因?yàn)闄n案思維模式變化而不知所措。要善于學(xué)習(xí)，善于發(fā)現(xiàn)。所存儲(chǔ)的信息從大量復(fù)雜的虛擬身份，用于收集和歸檔的檔案價(jià)值的電子文件，不能造成重要文件丟失。

（二）因?yàn)楸４鏅n案是依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持。很長(zhǎng)一段時(shí)間的物理文件積累了一整套成熟的和保存的切實(shí)可行的方法，這樣，很多從業(yè)人員有一定的經(jīng)驗(yàn)。電子文件的出現(xiàn)不過(guò)是近二十年的事，從載體的技術(shù)，但已全面更新了很多次，它的速度。讓人膛目結(jié)舌，羈押是達(dá)不到15年期的短期。這是注定的電子檔案存儲(chǔ)在不總是工作找到一個(gè)完整的解決方案，只能繼續(xù)燃燒的升級(jí)和相應(yīng)的。各種新的計(jì)算機(jī)病毒，也威脅到文件系統(tǒng)軟件、硬件的安全。這種矛盾與計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，未來(lái)檔案管理工作矛盾變得越來(lái)越明顯，越來(lái)越尖銳。在各種新技術(shù)已不可能有足夠的“觀察期”的情況下，依靠技術(shù)人員進(jìn)行深入分析，謹(jǐn)慎選擇，大膽嘗試。

在信息高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，條目式檢索面對(duì)人們獲取信息的綜合要求似乎無(wú)能為力，難以滿足。在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)強(qiáng)大的搜索引擎，讓人從中得到的啟示。如果在最初形成的文件基于一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，而不是文件掃描電子文本，這意味著所有的文件內(nèi)容可以實(shí)現(xiàn)所有的內(nèi)容，通過(guò)一定的檢索軟件快速檢索。當(dāng)然，辦公自動(dòng)化和記錄的數(shù)據(jù)中心，不僅是由于上述原因產(chǎn)生，但其對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程，改變未來(lái)的影響，是不可避免的。

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