談如何做好檔案安全保護工作

門振德

[摘 要]檔案是社會組織和個人在社會活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像及其它各種方式和載體的文件材料。檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家的寶貴財富。因此，做好檔案室的檔案保護工作，對于維護檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命具有十分重要的意義。

[關鍵詞]檔案；安全保護；環境

檔案是寶貴的文化財富和無形資產，是不可再生的資源，一旦損毀，損失不可估量。為更好地體現檔案的價值，使之為各項事業提供服務，就要盡最大的努力保證檔案的完整與安全，防止社會和自然界有害因素對檔案造成損壞，最大限度地延長檔案的壽命。

一、安全制度是前提

為了維護檔案的安全與完整，各單位應制定一系列保護檔案的制度和標準，如檔案保密制度、借閱制度、管理制度等。使檔案從形成、歸檔、保管到提供利用、安全保護等各個環節都有相應的制度規定予以控制。在庫房管理制度中規定，非庫房管理人員不得進入庫房；做好防高溫高濕、防光、防盜、防霉防蟲、防暑、防塵、防有害氣體、防震、防雷擊工作；加強電源、消防器材管理，庫內嚴禁吸煙、生火、存放易燃易爆物品；庫房門窗要及時關閉上鎖。在應急制度中規定，建立檔案安全應急預案，實行一把手負責制，成立檔案安全預防和搶險救災工作領導組織，指定一名領導為安全搶險小組組長，有關部門中層領導為副組長，專兼職檔案員為小組成員。領導小組成員主要職責是：檔案安全防范；奕發事故處理和善后協調工作；及時統計受災情況，向上級領導匯報。在庫房管理人員職責中規定，庫房管理人員應對庫房進行安全檢查，尤其要加強對重點部位的排查和節假日期間的檔案安全防護工作，還要檢查實有檔案數量與登記本中的數量是否一致，做好檔案安全檢查記錄，發現問題和隱患要仔細進行研究，認真處理。在保存備份制度中規定，對于具有永久保存價值的檔案要實行分級管理，分級管理可以保證檔案的安全保管和有效利用。重要的檔案實行多套保存備份保管，或和兄弟單位聯合實行異地保管，這樣可以起到“此失彼存”的管理實效，避免由于管理不當或突發事故對檔案造成毀滅性打擊。

二、安全意識是保證

檔案遭受損壞存在人為因素和自然因素兩種。人為的損毀包括對檔案進行有意的破壞；檔案工作人員和利用檔案的有關人員麻痹大意、玩忽職守、不遵守規章造成檔案的丟失、被盜失密或損壞；檔案在管理和利用中出現老化。自然的損毀包括檔案本身紙質等載體材料和墨水等書寫材料的變化影響檔案的壽命；檔案受到外界不適宜的溫濕度、光線、有害氣體、灰塵、蟲鼠、水火、地震等不利因素影響。鑒于上述種種危害，檔案工作者要時刻提高警惕，增強檔案保護意識。牢固樹立“安全第一、預防為主”的思想，不能有絲毫的松懈和麻痹，堅決防止和克服僥幸心理，要把檔案災害預防作為檔案工作的中心環節和主要任務來抓，堅持“以防為主、防治結合”的原則，只有抓住了“防”，才能抓住保護好檔案的根本，同時還要兼顧“治”，以減少檔案的損失。只有維護了檔案的完整，才能保證檔案的安仝，檔案安全了，才會為企業創造現實利益，為企業守住寶貴財富。

三、加強保護是關鍵

“以防為主、防治結合”，有了“防”，還要“治”。如果不“治”，就會使損壞的檔案損毀程度加劇，以至無法恢復原貌造成信息丟失。檔案在修復前首先要除塵、消毒。檔案在保存和利用過程中，經常粘染各種污漬，如水印、泥斑、油斑、蠟斑、霉斑、墨水斑等，常用去污方法有漂白粉去污法、高錳酸鉀去污法，去污要根據污漬的種類、紙張和字跡的性質進行選擇。對于褪變字跡和被遮蓋的字跡要進行顯示與恢復。紙質檔案出現老化，一般采用去酸、除濕方法、修裱技術來恢復檔案原貌。被火燒毀的檔案，根據程度采用加固、翻拍技術。檔案庫被水浸，當檔案永浸不是太嚴重、數量不多時，可用晾干法；如果水浸嚴重，則采用自然通風干燥的方法，干燥后不能在太陽下暴曬，對已經形成“檔案磚”的案卷用“生物酶揭裱液”處理后揭頁。檔案柜水浸后要進行清洗和消毒處理。可見，檔案修復技術是對已經破損的檔案進行補救的重要手段。

四、保管環境是基礎

要安全地保管好檔案就要不斷改善檔案庫房保管條件和設備，并做好相關設備的維護，這樣才能有效地維護檔案的安全。適合檔案安全保管需具備以下條件：檔案庫房和辦公室分開，庫房不能存放雜物。檔案庫房堅固牢靠，不能采用地下室，門窗要有較好的密閉性。庫房必須遠離火源、水源和污染源并符合防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲、防高溫、防污染等十防要求。庫房布局合理，為了控制與調節庫內的溫濕度，庫房門窗要密閉，以減少庫外不良氣候對庫內的影響，使庫內溫溫度穩定，還可采取通風、空調設備，來調節溫濕度。檔案庫與其他建筑房屋的隔墻均要采用防火墻，庫內還要有消防裝置。庫房內要掛遮光窗簾，有防蟲、防鼠設施。有了合乎要求的庫房，還要有適合的現代化的裝具和設備，檔案裝具也應堅固耐久，便于管理，庫房適合安裝安全封閉、防光、防塵的檔案柜和密集架，庫房內有空調、報警系統、干濕溫度表、電路安全控制、滅火器設備以及閉路電視監視系統，電子檔案配備防磁柜，使檔案保存在舒適安全科學的保護設施內。庫房具備了這些基本條件，可為檔案的安全保管打下堅實的基礎。

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