針對事業單位檔案管理面臨的問題及有效解決途徑

馬文娣

[摘 要]檔案管理是事業單位管理的一項重要組成部分，可以有效的保證事業單位的協調和穩定，它是事業單位開展人事管理的一項基礎性工作，管理好檔案對于員工的管理尤為的重要，加強對檔案的管理，解決檔案管理中遇到的問題并及時的予以解決是事業單位所要重點研究的領域。

[關鍵詞]事業單位；檔案管理；問題分析

1.檔案管理概述

檔案管理就是對檔案進行收集、整理、保管和鑒定，它的管理對象是檔案，服務對象是檔案利用者，把零散、雜亂的檔案進行集中、系統的管理，檔案管理是一項管理性、服務性和政治性的工作，檔案管理不是一個孤立的工作內容，它包含了非常多方面的知識，通過信息存檔可以方便下一步工作的進行實施。

2.事業單位檔案管理中存在的問題

2.1思想意識不足

檔案管理工作停滯不前的一個主要原因是管理者沒有足夠的思想意識，對管理工作不夠重視，有很多的領導者對檔案管理工作存在一定的誤區，認為檔案管理工作就是保管好檔案，這不是他們的主要工作任務，不能給單位帶來經濟上的直接效益，這種狹隘的想法使得檔案管理工作受到了限制，單位領導常常忽略檔案管理工作，沒有把管理工作提到日程上來，檔案管理工作就成為了一項應付性的工作。

2.2檔案管理人員的素質不高

檔案管理不是一件簡單的工作內容，需要管理人員具有較高的專業素質、過硬的專業技能和良好的職業道德，但是檔案管理者的素質常常不高，檔案管理者的思想比較落后，不能做到與時俱進，也不能適應新事物，缺少對檔案信息進行分析和開發的能力，對檔案管理的流程也沒有深入的了解和熟悉，嚴重影響了檔案管理的工作成效，還有另一類管理者是因為自己本身的責任心不強，存在應付了事的心理，對自我的要求也不高，檔案管理工作的質量和穩定性也受到了影響。

2.3管理設施的落后

科學技術已經得到了迅猛的發展，新的技術手段也開始得到了廣泛的應用，但是由于事業單位對此的重視程度不夠，導致檔案的更新速度比較緩慢，更不上時代發展的要求，長期停留在原地不動，在事業單位的檔案管理工作上，計算機技術還沒有得到完全的應用，計算機只用來錄入和輸出，還是運用傳統的紙質方式，檔案室的環境也比較簡陋，檔案室、辦公室常常集中在同一間屋子里，辦公條件差、管理設施老化，檔案系統沒有應有的保護系統，不利于檔案的收集和整理，服務的職責就不復存在了。

2.4管理水平和手段落后

大部分的管理者缺乏豐富的管理經驗，也沒有經過專門的管理培訓，對檔案的重要程度沒有足夠的認識，管理水平和手段已經跟不上時代的發展需求；管理手段也比較陳舊，檔案在調閱時還是采用傳統的手工操作方式，沒有將現代技術結合在管理工作中，多次的調用檔案原件導致陽光的多次照射，造成紙張發黃變脆，字跡也模糊不清，直接影響了檔案的完整性和美觀。

2.5事業單位的檔案管理制度還不夠健全

事業單位的檔案管理不像其他工作一樣能夠帶來明顯的利益，而且檔案管理工作的開展也是十分的繁瑣和耗時耗力的，所以很多事業單位并不愿意在這項工作上太多的投資，導致許多事業單位缺少完善的規章制度，也沒有足夠的執行力，檔案管理者也各自為天，不能跟上事業單位前進的腳步。

3.提高檔案管理水平的有效措施

3.1加強管理者的思想認識

檔案管理工作不只是檔案管理者的工作內容，同時也是全體工作人員的工作任務，單位的領導也應該重視這一點，轉變管理觀念，加強對管理者的思想認識的提高，可以建立相應的管理制度體系，實行獎懲激勵制度、考核制度，提高管理者的工作積極性，有利于推動檔案管理工作的科學化和規范化。

3.2提高管理者的專業素質

管理者的素質直接影響了檔案管理工作的質量和成效，提高管理者的素質勢在必行，要加強對檔案管理者的培訓和管理，宣傳管理工作的好處和優勢，通過學習檔案的法律法規來提高管理者的檔案意識，使他們對檔案管理有足夠的認識，提高檔案管理人員的工作門檻，穩定有工作經驗的老員工，任用專業的檔案管理者開展事業單位的檔案管理工作，以適應事業單位的發展需求，跟上時代的腳步。

3.3促使檔案的發展朝著信息化的方向發展

信息化是信息技術高速發展的今天檔案管理所必然要走的道路，事業單位應該加強檔案管理的現代化和信息化建設，加大資金的投入力度，更新信息化程度高的管理設施，對管理者進行必要的計算機系統的培訓課程，使他們盡早的熟悉計算機的操作流程，要學會用計算機建立起檔案管理的網絡系統，以方便對信息和文件的管理，利用計算機，不管多么大量的資料都能快速的處理，通過網絡平臺的建立，可以實現資源的溝通和共享，提高資源的利用率。

3.4建立健全的檔案管理制度

檔案管理需要建立完善的管理制度，事業單位可以通過借鑒世界上先進的管理辦法，實行對檔案的管理，并結合事業單位自身的特點，制定出一套符合自己部門的管理規章制度，各層管理者都要按照此規章制度行事，對不符合此規定行為的管理者要給予相應的處理，隨著時代的發展和工作的實際需要，要不斷的對現有的檔案管理工作進行總結，不斷改進檔案管理制度。

3.5合理的利用檔案庫

檔案庫具有重要的參考價值，能夠利用檔案庫中的資源給自己的工作帶來便利，提供所需要的信息，這是檔案管理工作開展最大的意義所在，也是事業單位領導重視的主要原因之一，科學化的管理工作才能提高事業單位的工作效率，引起人們的重視，才會讓管理者有更強的榮譽感和使命感，也讓領導者心甘情愿的投入到檔案管理工作中。

3.6做好基礎設施的建設與管理工作

檔案的保存是檔案管理的重要環節，影響著檔案的管理質量，為了保證檔案處在一個安全舒適的儲存環境中，就要做好檔案的設施建設與管理，設立專門的檔案庫，以供以后的工作需要提供相關的信息資源，檔案保存時要注意防火、防潮和防蟲工作的開展，為了保證現代信息資源和資料能夠完整的保存下來，就要配備計算機和相應的技術管理者，以確保信息存檔的安全和完整性。

參考文獻：

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