如何做好檔案的管理工作

李壯新

[摘 要]檔案管理是完善現代企業制度的一種手段，隨著改革開放的深入，我國各項事業都處于不斷發展的階段，檔案管理也迎來了發展的新時期，做好檔案管理工作，對于促進現代化的建設具有重要的作用。本文首先分析了做好檔案管理工作的重要意義，又探討了檔案管理的邊緣化危險，最后提出了做好檔案管理工作的相關措施。

[關鍵詞]檔案管理；問題；改進措施

檔案管理就是利用適當的措施，將大量分散的檔案進行整理，隨著社會的進步和發展，檔案管理工作面臨著更大的挑戰，檔案管理對于企業單位的健康發展具有重要的作用，要立足于企業當前的現狀，借鑒一些先進的管理經驗，不斷完善檔案管理工作，促使檔案管理工作的規范化和科學化發展。

1.做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理是企業管理的一部分，將檔案管理工作做好能夠確保企業的可持續健康的發展，是企業提高工作效率的保障，對檔案進行規范化的管理能夠提高企業的管理水平和業績水平，做好檔案管理工作一方面便于企業的領導及時了解企業的經營情況和存在的問題，以便及時的進行經營戰略的調整；另一方面，企業的經營情況可以受到社會各方面的監督，便于及時更正在經營中出現的問題。將檔案管理工作和企業的經營管理相結合，對于提高企業的核心競爭力，在經營戰略上也會得到更加完美的優化。

2.檔案管理的邊緣化危險

計算機技術的不斷發展，使計算機得到了十分廣泛的應用和認可，同時對檔案管理的重視程度也逐漸下降，人們對檔案管理工作的重要性認識還不夠到位，認為檔案管理工作是可有可無的，檔案管理工作人員在管理過程中常常出現缺乏責任感和職業道德的現象，工作態度也不端正，檔案管理工作人員大部分都缺乏相應的專業知識和實踐經驗，他們也不能認識到這項工作對于社會發展的推動作用，企業也缺乏對這方面工作的宣傳力度，在整個企業中，檔案管理的意識變得越來越薄弱，使檔案管理工作變得越來越邊緣化。

3.做好檔案管理工作的相關措施

3.1提高企業領導的重視程度，加大宣傳力度

對于檔案管理工作，企業領導的重視是關鍵，注重提高對檔案管理工作的認識水平，是做好檔案管理工作的前提和保證，檔案管理屬于內務性很強的工作，檔案管理人員常常不受外界的注意，很多企業領導認為檔案管理就是簡單的對檔案進行收集和存檔工作，把企業的形象與業績和政績相關聯，檔案管理在其中發揮不了多大的作用。領導的重視程度決定了企業檔案管理工作的水平，領導層要深化對檔案管理工作的認識，關心本企業的檔案管理工作和工作人員的工作生活情況，切實加強檔案管理工作人員對于自己工作的責任感和使命感。企業應該大力宣傳檔案管理工作的重要性和檔案的利用價值，以較高的福利和待遇來穩定檔案管理人員，重視檔案的基礎性工作，提高工作水平。

3.2加大檔案管理的硬件投入

企業的檔案管理硬件中存在著基礎工作薄弱的現象，檔案的房間緊缺、設備也比較陳舊，基礎設施配套不到位，管理的理念和條件也跟不上時代的要求，存在較多的不安全隱患。檔案管理工作要有專門的綜合檔案室做保障，并添置必要的設備，這樣才能實現對檔案材料的收集和管理，促使檔案管理工作的現代化發展。企業應該改善辦公條件，強化管理保障工作，加大對資金的投入力度，強化檔案管理的功能建設。檔案辦公是基層單位的首要工作任務，可以通過行政的手段推進檔案基礎設施的建設工作，不斷改善檔案部門的辦公條件，解決辦公房間和配套設備緊缺的問題，改善庫房的辦公條件，添置辦公必備的計算機、掃描儀和復印機等必要的設備，確保檔案管理工作資料的齊全和完整，促使檔案管理工作的長久性發展。與此同時，加強檔案信息數據庫的建設工作，提高消防監督執法質量和水平，把檔案管理作為一種文化，不斷提高社會的檔案管理意識。

3.3加強對管理人員綜合素質的培訓工作

檔案管理人員的業務素質水平在一定程度上影響著檔案管理工作進行的質量，應該充分發揮檔案管理人員的主觀能動性和創造性思維，努力提高管理人員的知識水平和管理能力，設備變得越來越現代化，檔案的管理方法也不斷的在改革中更新，對檔案管理人員的工作能力也提出了更高的要求，傳統的專業知識和工作方法已經不能滿足社會形勢的變化需求，對檔案人員進行再教育是十分必要的，培養他們掌握新技術、學習新技能的能力，這樣才能實現檔案管理的現代化目標。

3.4檔案管理要與現代化的技術相結合

計算機技術和網絡技術得到了普及和應用，新形勢下對于檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰，只有將檔案管理工作和現代化的先進技術進行有機的結合，才能實現檔案管理的快速發展。檔案管理是一項專業性很強的工作，檔案管理人員應該提高服務意識，培養自身的能力，學會運用高新的技術知識實現高效的檔案管理，檔案上的信息具有較高的價值，這些資源集聚著大量的指示精神，檔案的整理工作是一項十分繁瑣、工作量很大的內容，勞動強度大，有很多重復性的勞動內容，如果能將計算機技術引入到檔案管理工作中來，那么將大大提高檔案管理工作的效率，節省大量的時間和人力，對檔案進行整理時，可以根據文件形成的先后順序進行打印，避免由于人為原因造成的影響。計算機網絡安全也是一個值得關注的問題，為了確保檔案文件的安全性，建立和完善相應的制度，加強對電子文件的監管力度，能夠確保檔案電子文件的安全。

3.5建立明確的獎罰制度

加強建立對檔案管理人員的考核管理制度，對檔案材料的控制、積累要提上日程，將檔案材料的積累納入到管理人員的職責范圍之內，建立檔案管理組織的領導體系，加強對這些檔案領導的檢查和考核，提高他們的管理水平。

4.結語

檔案管理工作只有做到規范化和科學化才能適應時代的需求，才能符合企業的發展需要，檔案管理工作應該與時俱進，不斷滿足新形勢的需要，它是社會建設中一個重要的組成部分，工作內容十分繁瑣和復雜，需要具有較高業務水平的專業人才進行恰當的安排和組織工作。

參考文獻：

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