高校信息公開背景下檔案管理研究

丁訓華

摘 要： 高校信息公開是國家信息公開體系的重要組成部分，是政府信息公開在教育領域中的延伸。在高校信息公開背景下，高校檔案管理面臨良好的發展機遇和巨大挑戰。可通過提高認識、加強檔案管理信息化建設、正確處理檔案信息公開與保密的關系和提高檔案人員工作素質等舉措完善高校檔案管理工作。

關鍵詞： 高校 信息公開 檔案管理

隨著我國民主與法制建設的日益完善，公民個體的權利意識與日俱增，他們對知情權的訴求更加強烈，這使得各類信息公開化成為發展的必然趨勢。2010年9月1日《高等學校信息公開辦法》（中華人民共和國教育部令第29號）正式頒布實施，標志著高校信息公開步入“有法可依”的時代。檔案作為學校各項工作的原始記錄，承載的各類信息是信息公開的重要內容。高校檔案管理部門應順應時代發展的要求，做好信息公開環境下的檔案管理工作，積極參與到信息公開的服務中。

一、高校信息公開的意義

高校信息公開是當今信息時代民主和法制建設的重要內容，是政府信息公開在教育領域中的延伸，是深化高校政務公開工作的重要舉措。

1.高校信息公開有利于對學校的民主管理和監督，是現代民主社會發展的必然要求。

高校信息公開是學校民主管理的有效途徑與方法，通過信息公開，可以使高校職權、程序、辦事結果、辦事過程、時限、監督方式等均為公眾所知。它在方便師生、社會對信息需求的同時，賦予師生及民眾參與民主管理和監督的權利。對于建立健全高校民主管理模式，推進依法治校與依法治教，提高高校管理水平和工作透明度，保障師生員工和社會公眾的知情權、參與權、表達權和監督權等都有十分重要的意義。

2.高校信息公開有助于公眾參與高校管理，是營造和諧校園文化的必然要求。

高校信息公開是促進校園和諧文化形成的重要途徑。信息公開的開展，賦予了師生獲得信息的權利，為師生員工提供了健康、公平及有序的競爭平臺。此外，高校作為提供社會公共服務的單位，能夠使社會公眾充分理解目前高校辦學的目標、措施方針，認識高校資源的配置、學科設置情況、招生就業情況，可以吸引公眾以主人翁的姿態，積極參與教育改革，督促高校合理教學配置資源，形成高等學校實現可持續發展的強大核心競爭力。

二、高校信息公開背景下檔案管理存在的主要問題

1.認識不足，重視程度不夠。

近年來，雖然我國政府已經開始對信息公開制度給予重視，但由于我國民主與法制的發展起步時間不長，相關理論研究也不夠，對如何公開高校信息，更好地為廣大公眾服務研究不夠。首先，高校本身對信息公開重要性的認識不強，高校管理者對信息公開重視和理解程度不夠，特別是信息公開法制觀念薄弱，一些高校甚至沒有意識到實施信息公開工作是學校的義務。其次，師生員工主動要求高校公開相關信息的法律意識非常薄弱，普遍缺乏要求學校公開信息的意識，還不知道或不完全知道信息公開是高校的義務，尚未意識到要求信息公開是法律規定賦予自身的權利。最后，公眾對高校信息公開的認知程度不夠，在實施信息公開工作的過程中甚至對信息公開工作存在誤解和顧慮。

2.歸檔意識不強，檔案資料丟失嚴重。

檔案材料是信息公開的前提和基礎。檔案在學校發展過程中，承載著學校各個階段成長的真實記錄，檔案材料收集是否齊全完整直接影響信息公開工作能否開展。高校信息公開工作要求檔案管理工作做到檔案資料收集及時、準確、齊全、完整。但在現實工作中，一些部門歸檔意識不強，將在行使其職能的活動中形成大量文件保存在個人手中或科室內部，不移交檔案部門統一保存，特別隨著人員變動和機構調整，更容易造成材料的丟失，導致這部分信息的缺失。此外，檔案人員工作比較被動，缺乏檔案保護意識，往往不能積極主動收集文件材料，造成材料信息的缺失。

3.資金不足，設備陳舊、落后。

隨著高校招生規模不斷擴大，學校各項事業快速發展，高校檔案材料的數量和范圍空前發展。檔案服務對象從校內擴大到校外各相關領域，社會公眾對檔案資料的利用率明顯增加，高校檔案利用工作也轉為較復雜的查閱。在如此龐大的信息需求下，高校檔案館原有的館舍面積短缺、檔案管理設施不全、檔案設備陳舊、信息化手段滯后等，都已不能勝任當前高校信息公開的需要。目前，我省許多高校經費投入不足，經費欠缺成為制約檔案工作的瓶頸，盡管一些高校檔案館也建立了數字檔案館，但是數字化的程度不高、力度仍然不夠，用戶在網上能夠查找到的信息量還不能滿足需求，嚴重影響了高校信息公開工作的效率。

4.解決保密和公開關系上認識模糊。

保密和公開是一對矛盾，相互制約，在一定條件下又相互影響，在推行高校信息公開的形勢下，高校檔案信息具有一定的開放性，同時，一部分信息資料具有保密性。高校檔案工作人員常常受傳統“重保輕用”的管理服務觀念影響，文件一旦進入檔案館存檔后，片面地傾向于保密，忽視了開放和利用，檔案資料通常僅供本單位利用，很少向公眾提供服務，造成檔案信息資源的浪費。

5.檔案工作人員專業知識匱乏。

高校檔案人才是高校檔案事業發展的關鍵，影響檔案信息資源的利用。目前，有些高校檔案信息服務意識還比較淡薄，檔案管理人員思想觀念陳舊，相關業務知識面窄，檔案服務工作方式仍未完全擺脫被動的服務模式。高校檔案管理是一項專業性和技能性較強的工作，而檔案管理人員多是檔案專業畢業，學科知識過于單一，對于高校機構內部業務及運作模式并不熟悉。因此，在高校信息公開工作中檔案管理人員會感到知識缺乏，工作效率不高。

三、高校信息公開背景下完善檔案管理的對策

1.提高檔案信息意識，加強對高校檔案信息公開工作的領導。

增強高校檔案信息意識是有效開展高校信息公開工作的必然要求。首先，高校領導提高對信息公開工作的認識和重視程度，加強對信息公開工作的領導；其次，建立信息統一管理機構，成立高校信息工作領導小組，專門領導高校信息公開的有關事宜；再次，建立信息公開監督機制，制定信息公開收集、管理、發布等相關制度，組織專人管理、監督信息公開工作。充分發揮師生員工在高校信息公開中的作用，建立更加合理高效的工作機制。最后，強化檔案管理人員的職業道德教育和務實奉獻精神的培養。高校檔案人員作為專業的檔案信息資源管理者，要正確認識信息公開的重要性和必要性，加大對《高等學校信息公開辦法》的學習宣傳，樹立信息服務意識，以全新的法治觀念和理論指導高校信息公開工作，在管理檔案信息時，要變被動服務為主動服務。

2.加強檔案材料收集歸檔工作，保證檔案材料齊全完整。

收集是檔案管理工作的起點和基礎，高校檔案材料齊全、完整是高校信息公開工作有效實施的基本前提。因此檔案管理人員要強化主動收集意識，加強與高校各部門的密切聯系，時刻關注學校每個階段的中心任務，積極開展檔案材料的收集工作。檔案管理部門還應依據檔案管理的有關規定和規范優化工作流程，對歸檔部門進行業務指導，以保證高校檔案材料收集齊全、整理規范。除了傳統文書檔案之外，還要大力拓展收集渠道，拓寬收集范圍，加強照片、聲像、實物、電子等檔案收集力度，保證檔案材料得以及時、準確、齊全、完整地收集。

3.增大資金投入，加快信息化建設步伐。

高校信息公開工作要求各高校提高信息公開效率和水平。高校檔案管理資金短缺、設備落后、信息化程度不高，無法運用現代化設備進行服務，影響高校信息公開效率。因此，要求各高校加大資金投入，加快信息化建設步伐。在軟、硬件建設上給予大力的物質支持，完善相關軟硬件設備，配備配套的辦公自動化系統設施，等等，提高電子檔案信息化管理水平。深化和完善檔案檢索體系，建立自己的檔案網站，向校內外提供網上查詢和利用服務，進一步發揮檔案信息資源在高校信息公開中的作用。

4.正確處理檔案信息公開與保密的關系，強化高校檔案的服務功能。

檔案屬于共享資源，強化檔案的服務功能是現代檔案管理工作發展的重要方向。檔案信息公開工作要求檔案管理更有序、更科學、更適應高校的發展和師生的需求，高校檔案信息公開工作是一個開放又有控制的管理系統。因此，在目前情況下，各高校檔案主管部門以信息公開為契機，積極主動地強化高校檔案的服務功能，堅持保存、保密與利用開發相結合的原則，緊緊圍繞有益于高校的教學、科研等各項工作及時完善檔案管理的相關規定，做到加大開放力度，寬嚴適度，需要保密的嚴格保密，凡是有利于學校發展的檔案信息資料積極大膽地加以利用，努力做好高校檔案在高校信息公開背景下的保密與開放利用工作。

同時，檔案部門要與保密部門密切加強聯系，同保密部門對高校信息資料進行合理界定，明確保密范圍，包括向社會、教職工及學生公開的各類檔案信息等。妥善處理信息公開與信息保密之間的關系，確保學校信息保密安全，穩步推進高校信息公開進程。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現代化水平的同時，努力做到不斷提高服務質量，提高利用率，提高檔案信息公開水平。

5.采取多種形式，加強檔案管理人員素質建設。

高校信息公開工作要求檔案管理人員不僅具有檔案專業知識，還要有相關的計算機與網絡技術，并且熟知高校機關的運作機制等知識。各高校檔案部門領導應根據本單位的實際情況，采取各種形式，提高高校檔案管理人員的整體素質。通過開展多層次、多形式的教育培訓工作，強化高校專兼職檔案管理人員的理論知識和業務技能，加強隊伍建設。首先，加強原有人員的在職培訓，有目標、有計劃、有步驟地對工作人員進行檔案法律、法規的學習和新知識、新技術的培訓，使檔案管理者的綜合素質得到提高。其次，引進檔案專業畢業的檔案管理人才，加強隊伍建設，以提升檔案管理水平。再次，熟知高校機關的運作機制，加強對已公開現行文件內容的熟悉和掌握，及時了解廣大師生最關心的熱點問題，利用高校信息公開工作需要的檔案館館藏信息、電子文檔的數據庫信息、檔案館網絡信息資源等各種方式，為師生員工提供高效、便捷的信息服務。

總之，高校信息公開工作給高校檔案管理帶來了發展機遇，也提出了新的挑戰。檔案管理部門應充分認識自身優勢，變被動服務為主動服務，拓展檔案利用功能。檔案工作者要抓住機遇、開拓進取，潛心研究高校檔案信息資源服務與利用的創新工作，實現檔案管理的新突破，使高校檔案工作與時俱進，在高校信息公開工作中發揮更大作用。

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基金項目：2013 年度常州工程職業技術學院教育研究重點課題“高職院校信息公開理論與實踐研究”（課題編號：13JY005），主持人：劉濤。