提高教務管理工作質量的質化研究

李 霞，徐軍娟，陳勝男

一、問題的提出

隨著高校招生規模不斷擴大、專業設置細化、教學程序規范化和嚴謹化等因素，教務管理工作量越來越大。如何勝任繁重的工作，保質保量地完成各項校院級教學管理工作，是值得所有教務員探討研究的問題。現有文獻大都是從理論層面探討，很少實證研究。本文擬采用質化研究的方法，對南通大學兩名連續3年被評為優秀教育管理工作者或優秀教學秘書榮譽稱號的教學秘書工作進行持續一周的跟蹤研究，在自然情景中觀察，從而歸納提高教務管理工作質量的方法，希望為教學秘書提供實證借鑒，引起反思。

二、研究方法與結果

1．研究方法分別對兩名南通大學優秀教學秘書的日常工作進行為期一周的追蹤觀察，記錄其工作內容和時間。兩名被訪者的具體信息，見表1。

表1 兩名南通大學優秀教學秘書簡介

2．研究結果兩名教學秘書每天忙于教學管理日常性事務，平均一天處理各種通知、文件等13個，接/打電話21次，接待來訪者5人次，參加各類會議2次。跟蹤觀察2名教學秘書，發現他們的工作態度存在共性，雖然教學秘書工作繁雜，面對的人事關系復雜，他們都能以微笑面對，不驕不躁，處理事務井井有條，工作上有一套自己的方法。通過與受訪教學秘書所在學院的領導、同事和學生談話中了解，發現兩名教學秘書獲得的評價均較高，得到的共性回答有“工作積極性高”“工作效率高”“平易近人”“為人熱情”等。

二、提高教務管理工作質量的幾點策略

筆者對記錄的原始資料進行整理，從以下5個方面歸納提高教務管理工作質量的方法。

1.提高心理素質，熱愛工作。高校教學秘書是教學工作第一線的組織者和管理者，每一項工作都與教學工作的順利開展息息相關，如排課，安排調停課，組織考試，安排教學質量督查等。但筆者通過問卷調查江蘇省地區3所大中專及本科高校78名教學秘書，調查結果顯示：62.4%的教學秘書產生職業倦怠，教學秘書崗位人員流動性近3年平均達到26.3%。導致這種結果的原因既有外在客觀因素，教學秘書工作的重要性與其受重視程度不呈正比，工作量大，精神壓力大，更主要的影響因素是教學秘書的自身心理素質。[1]提高教務工作質量的首要條件是要有良好的心理素質，跟蹤調查的2名優秀教學秘書無論面臨任何工作境況，都能保持樂觀態度，工作積極進取。

要做好教務管理工作，熱愛這份工作也是必備條件。熱愛工作的前提是對所從事的工作有充分的認識，高校教學秘書是學校和院領導的重要助手，是聯系院系、教師、學生以及溝通各職能部門的重要橋梁，在教學管理中起著上傳下達、聯系左右、反饋信息、服務師生等重要作用。每一位教學秘書應深刻意識到教務管理工作的重要性，認識到自己是高校教學工作順利開展不可缺少的一部分。教學秘書工作中難免會遇到不公平待遇，但要開放思維，不以一時的得失來衡量教務工作的價值甚至自身的價值，工作中保持飽滿的工作熱情和積極性，困難面前堅韌不拔，事業上不斷攀登高峰。

2．明確價值定位，強化責任意識。高校教務管理人員的核心價值就在于“服務”，為學生、領導、教師做好服務工作。要做好教學秘書工作，就要定好位，擺正自己的位置，明確自己是服務者的身份。當前高校教務管理人員的學歷層次日益提高，大多數教學秘書為碩士研究生，畢業專業也不是教育專業，他們從事教務管理工作一兩年后，漸漸出現不平情緒，一是覺得大材小用，二是客觀上學校對教學秘書隊伍也相對不重視。本研究跟蹤2名優秀教學秘書，了解到他們曾有這樣的迷茫，但是他們通過對教務管理工作的重新認識，明確自己是一個服務者的身份，擺正位置，積極為自己創設條件積極快樂工作，很快他們從迷茫中走了出來。教務管理服務的對象有領導、教師和學生，不同的服務對象有不同的需求，不同需求之間也有難易之分，作為一個教學秘書要將服務工作做到位，需要較高的組織協調和管理能力，還要不斷學習高等教育知識、管理學知識、心理學知識等。

在教學管理中，教學秘書工作內容繁雜，涉及教學的方方面面，因此教學秘書承擔著較大的責任。[2]教學上沒有小事，教學上的任何事情都與教師、學生息息相關，稍有疏忽就有可能對師生造成影響，嚴重的甚至會導致一次教學事故。因此，每一個教學秘書都應該具有高度的責任意識。[3]“成功在于細節”，一個成功的教學秘書就是把每一件事做好做細，時刻保持清醒頭腦和踏踏實實的工作態度，防患于未然。

3．遵從教務管理規范，講究工作計劃性。科學規范的教務管理制度是穩定教學秩序，提高教學質量的保障。教務管理工作必須遵循教育教學規律，遵從教務管理規范。教務管理工作具有很強的規范性、時效性、計劃性和連續性。[4]要勝任教學秘書工作，熟悉業務是前提，對一年的教學工作要有整體認識，抓住時間節點安排教務管理工作。教務管理工作包括計劃內和計劃外工作兩個部分，計劃內工作如每學期初的學籍異動，重修學習組織報名、教學質量檢查、考試安排、排課表、訂教材、擬定實踐計劃等，計劃外的如學生教師各項通知、教師調停課、教學計劃修訂、學科建設材料組織申報等，優秀的教學秘書要善于協調安排好計劃內和計劃外工作，懂得將工作分門別類，排好先后次序，并能從容處理好各項工作。由于教務管理工作還具有連續性的特點，教學秘書還應注重數據和文字材料的積累，教學檔案的整理，這樣才能事半功倍，讓工作得心應手。[5]

4．善于總結工作經驗，提高工作效率。教學秘書工作看似只是簡單的資料收集、傳遞信息、數據文字處理等，是一個不需要動腦子的職業，其實不然，要使龐雜的工作變得井井有條，教學秘書要善于在工作中總結，摸索科學合理的工作方法，讓繁雜的工作富有條理性和可操作性。[6]同時，在網絡普及的今天，互聯網應用已成為教學管理的重要渠道之一，巧妙應用網絡，可以大大提高工作效率。教學秘書必須熟悉電腦操作軟件，特別是教務管理軟件、office軟件等，一些事務性通知、教學管理文件下發等，都可以通過網絡發布，讓教師和學生直接從網上查看，信息的傳遞更加快捷且更具有實效性。

5．富有創新意識，在“不變”中求“變”。高校教學秘書工作的最大特點是具有例行性和時限性。[7]如學籍管理、落實教學任務、排課、考務工作、畢業管理工作等，這都屬于規范化程序化管理，但是，這并不意味著教學秘書工作就應該按部就班。相反，教學秘書應創造性地開展工作，作為教學管理一線人員，應善于在平時的日常教學管理工作中發現問題，并樹立創新意識，突破常規，用新方法、新手段解決問題。教學秘書的創新意識，就是要在貫徹教育方針和領導意圖的同時，既尊重教育教學的客觀規律，又能突破條條框框，在看似“呆板”的工作中尋求新的突破。教學秘書應該克服按傳統辦事的習慣性心理，主動從工作觀念、工作方法、工作手段上尋求創新。[8]教學秘書只有善于在“不變”中求“變”，不斷增強創新意識，才能在日常教學管理中創造性地開展工作，提高教務管理工作的質量。

總之，為保證教學工作有序進行，教學秘書有義務不斷探求提高工作質量的方法。本文跟蹤研究2名優秀教學秘書，歸納他們工作上的共性：充分認識教務管理工作重要性，優良的心理素質，將服務意識和責任意識放在首位，遵從工作規范，工作中講究條理方法，追求工作效率，善于在工作中突破創新等。

[1]姚美紅．高校教務管理人員心理不適的原因及解決對策[J]．教育探索,2006（1）：103-104．

[2]薛思軍．淺談高校教務管理[J]．教育理論與實踐,2007,2(27)：15-16．

[3]唐艷秋．高校教務部門“服務型”定位的具體措施[J]．當代教育科學,2010(15)：56-57．

[4]譚澤晶．現代教務管理規范化研究[J]．教學與管理,2010(21)：17-18．

[5]王京紅．提高高校教學秘書的能力，發揮高校教學秘書在教學管理中的管理服務作用[J]．科教文匯,2009(2)：14．

[6]李焱．論提高教務管理工作效率的四大要素[J]．科學管理,2007(10)：93-94．

[7]吳麗芬．淺談新時期高校教學秘書的核心工作職能[J]．內蒙古財經學院學報(綜合版),2005,3(1)：42-43．

[8]徐霄俠．論新形勢下高校教務管理人員的職能轉變[J]．安徽電子信息職業技術學院學報,2010，3(9)：37-38．