從工作規范視角審視商品化會計軟件功能

黃敏

摘 要：本文結合財政部發布的“工作規范”，對現行商品化會計軟件的部分功能進行了分析探討。認為現行會計軟件應限制賬套數、根據內部控制原則設置系統管理員的權限、取消反記賬等功能，增加或完善會計資料歸檔、用戶操作日志等功能，鼓勵集成可擴展商業報告語言（XBRL）功能。

關鍵詞：工作規范；會計軟件；功能；XBRL

為了推動我國企業會計信息化，節約社會資源，完善會計軟件功能，提高會計軟件相關社會服務的質量，財政部在2013年12月份發布了《企業會計信息化工作規范》（以下簡稱“工作規范”），該工作規范共有5章49條。其中第2章是會計軟件和服務，它對會計軟件功能要求進行了重新劃定。在實際工作中，由于相關監督管理沒有跟上，對會計軟件功能的管理一度成為空白，導致會計軟件市場和領域出現了一些非常現象，最終影響到企業的會計信息質量，這不能不引起我們的重視。本文擬結合該工作規范，對現行商品化會計軟件功能進行重新審視。

一、工作規范中會計軟件功能的相關規定

對于會計軟件的功能要求，工作規范中主要集中在第6條至14條。第6條對會計軟件功能提出總的原則性要求，即應當保障企業按照國家統一會計準則制度開展會計核算，不得有違背準則制度的功能設計。第7條重申會計軟件的語言問題，要求軟件界面要使用中文，要支持中文處理。第8條要求會計軟件具有與準則制度相符合的科目分類和編碼方式功能。第9條強調會計軟件應當提供符合準則制度的會計憑證、賬簿和報表的顯示和打印功能。第10條要求會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，保護好記賬順序和記賬內容：確保對同類已記賬憑證的連續編號，禁止對已記賬憑證刪除和插入，禁止對已記賬憑證關鍵信息的修改。第11條鼓勵軟件供應商在會計軟件中集成可擴展商業報告語言（XBRL）功能，以便企業生成符合國家統一標準的XBRL財務報告。第12條要求會計軟件系統應當有符合國家統一標準的數據接口，滿足外部會計監督的需要。第13條強調會計軟件應當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的接口。第14條要求會計軟件應當記錄生成用戶操作日志，確保日志記錄的安全性、完整性和可查詢性。

二、宜修改或摒棄的的會計軟件功能

（一）建立多套賬的功能。現有的商品化會計軟件幾乎都提供了建立多套賬的功能。該功能就像一把雙刃劍，一方面為一個會計主體的內部多部門、多處室的核算提供了方便；另一方面也為一個獨立核算單位設置多套賬、賬外賬、偷逃稅款提供了可乘之機。按照現行會計法規制度的規定，每個獨立核算單位只能建一套賬，不允許建賬外賬，私設小金庫。建議會計軟件中對建立的賬套數應有所限制，如限定在十套以內，軟件供應商在軟件設計時應設法控制同一核算單位建兩套或多套賬的情況。

（二）系統管理員的權利高度集中。目前，幾乎所有的會計軟件系統中系統管理員是權限最高的操作員。它可以指定或取消某操作員為賬套主管，也可以對各個賬套的操作員進行授權。有的會計軟件中系統管理員還可以對任何操作員的密碼進行修改，且修改后可以刪除系統操作日志中的記錄。權限之大卻沒有人對他進行監督。系統中的這項制度設計明顯地不符合內部控制制度的規定，沒有體現內部牽制的要求，這也給系統管理員進行會計舞弊提供了技術支持。建議軟件供應商在會計軟件版本升級時重新設計系統管理員的權限，以體現內部控制的原則要求。

（三）靈活多樣的參數設置功能。通過對目前市場上會計軟件的調查，我們發現，大多數會計軟件都提供了靈活多樣的參數設置功能，只不過功能名稱不同而已。如有的會計軟件提供了“出納憑證必須經由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”等，用戶可以自由設置這些參數，一旦設定其中的某個參數，在會計軟件系統中就會自動按照該參數設定的規則進行會計核算與控制。可以說，較多的參數設置給會計人員提供了較多的選擇余地，給他們操作也提供了方便。但另一方面，如果這些參數設置不當，將導致的直接后果是出納憑證可不必經過出納簽字就進入下一環節；進入系統的任何人都可以修改別人填制的憑證。這些很顯然違反了《會計基礎工作規范》等相關法規的規定。建議軟件供應商在會計軟件版本升級時對相關的參數設置選項進行修改調整，如上述的“出納憑證必須經由出納簽字”、“允許修改他人填制的憑證”選項不要作為參數來設置，應強調出納憑證一定要經過出納簽字；不允許修改他人填制的憑證。

（四）反審核、反記賬與反結賬的功能。 目前，大部分商品化會計軟件都提供了反審核、反記賬與反結賬的功能，這在某些時候給會計人員帶來了很大的方便，提高了會計工作的效率。但是同時對會計核算過程的可信賴、可追溯造成了威脅，導致核算過程失去嚴肅性，核算結果出現隨意性。于是這成為了工作規范重點治理的領域之一。

工作規范第10條規定“會計軟件應當提供不可逆的記賬功能，確保對同類已記賬憑證的連續編號，不得提供對已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對已記賬憑證日期、金額、科目和操作人的修改功能。”此條規定抓住了最關鍵的記賬環節。的確，在會計核算流程中記賬是改變科目發生額和余額，進而決定會計報表數據的關鍵一步。所以對記賬功能和已記賬憑證進行控制，防止相關數據被隨意篡改，是會計軟件必須滿足的要求。特別值得強調的是不可逆的記賬功能。這里所說的記賬，它強調的是記賬后果，而不是記賬過程，與會計軟件對記賬操作如何進行后臺處理沒有關系。也就是說，已記賬憑證發生的后果是不可撤銷的。

雖然工作規范并沒有對所有逆向操作（包括前面所述的反審核、反結賬）加以禁止，但我們認為宜在會計軟件系統中取消“反審核、反結賬”功能。其實，取消這些功能不會對會計工作產生不利的影響，相反還容易發現會計人員在會計工作中存在的問題，有利于正確評價會計人員的工作效率和水平。

三、宜增加或強調的會計軟件功能

（一）會計資料歸檔功能。工作規范第13條規定：“會計軟件應當具有會計資料歸檔功能，提供導出會計檔案的接口，在會計檔案存儲格式、元數據采集、真實性與完整性保障方面，符合國家有關電子文件歸檔與電子檔案管理的要求。”目前，幾乎所有的商品化會計軟件都提供了數據備份、恢復的功能，其實，這并不是真正意義上的歸檔保存。歸檔應該是對電子會計資料進行鑒別、加工整理和移送檔案管理部門進行保存的過程。換句話說，首先要進行鑒定、加工整理電子會計資料，甄別需要歸檔的和不需要歸檔的部分，去掉不需要歸檔數據和冗余數據，對準備歸檔的電子會計資料要鑒定其真實性、完整性和有效性，并按重要程度區分其保管的期限，組成保管單位。然后將需要歸檔的電子會計資料轉換成符合歸檔要求的存儲格式，與其元數據一起按要求封裝打包，從會計軟件系統中導出，傳送至檔案管理信息系統或歸檔指定的存儲位置，然后對已完成歸檔的會計資料進行標記，以防止重復歸檔。需要說明的是，會計軟件宜還具有定期刪除已歸檔數據，以釋放存儲空間的功能。endprint

（二）用戶操作日志功能。為了確保會計軟件系統的安全運行，目前，絕大部分商品化會計軟件均提供了用戶操作日志功能（亦稱“上機日志”功能）。會計軟件系統隨時會對各個模塊中的每位操作員的上下機時間、操作的具體內容等情況進行記載，形成上機日志，以便使所有的操作都有記錄，有跡可循。工作規范第十四條對此有規定，“會計軟件應當記錄生成用戶操作日志，確保日志的安全、完整，提供按操作人員、操作時間和操作內容查詢日志的功能，并能以簡單易懂的形式輸出。”這說明用戶操作日志的重要性。值得注意的是，這條規定里的日志功能，是為會計監督服務的，它和傳統的上機日志功能是有區別的，一是傳統的上機日志功能主要供技術人員使用，而工作規范規定的日志功能直接供會計監督人員使用；二是傳統的上機日志功能主要采用技術術語描述，而工作規范規定的日志功能宜采用自然語言與會計業務術語描述。

用戶操作日志應當滿足以下幾點要求：（1）完整性。會計軟件必須要保證用戶操作日志記錄的完整，將所有對會計核算結果可能造成影響的用戶操作記錄下來，包括對核算結果有直接影響的數據的相關操作，以及對核算工作所依賴的基礎數據的維護。當然還應該記錄操作員以及精確到分秒的操作時間。（2）安全性。會計軟件應當采取一定的技術手段，確保用戶操作日志中的任何信息內容不被用戶以任何手段修改與刪除。（3）可查詢性。用戶操作日志必須提供對各類操作的查詢，以便會計監督人員篩選出他們想要的信息內容。

（三）可擴展商業報告語言（XBRL）功能。 XBRL是XML（可擴展標記語言）在財務報告信息交換方面的一種應用，用于商業與會計信息的定義和交換，是目前應用于非結構化信息處理，尤其是財務報表信息處理的最新技術，它的出現與迅速發展為會計信息提供模式的革新提供了嶄新的思路。XBRL的技術框架主要包括四個部分，即XBRL技術規范、XBRL分類標準、XBRL實例文檔和樣式表。其中，技術規范提供了描述XBRL如何運作的基本技術細節，規定了XBRL分類標準和XBRL實例文檔所應遵循的各種規則；分類標準是XBRL技術的核心部分，定義了各項目的屬性及其之間的關系等，它是在XBRL技術規范的基礎上，結合各個國家、行業、企業的實際情況制定的；實例文檔是根據XBRL技術規范，依據某些XBRL分類標準制作的財務事實數據文件，一個XBRL實例文檔就對應著一個企業財務報告的實例文件；樣式表用于定義財務報告發布時的顯示項目和格式，將實例文檔以用戶可讀的方式顯示出來。

2010年10月，我國國家標準化管理委員會發布了《可擴展商業報告語言技術規范》系列國家標準，財政部同時發布了基于企業會計準則的XBRL通用分類標準，分別在技術和業務層面構建了我國XBRL應用的標準體系。此后，財政部組織了基于企業會計準則的XBRL通用分類標準的實施工作，要求實施企業向財政部報送XBRL格式年度財務報告。截止到2013年，實施的企業包括大型中央企業、銀行業金融機構、保險公司、地方大中型企業共計206家。我們相信，隨著XBRL的廣泛應用，將為財務報告及其相關信息使用者帶來極大的便利，提升整個社會的科學化、精細化管理水平。因此，工作規范強調“鼓勵軟件供應商在會計軟件中集成XBRL功能，便于企業生成符合國家統一標準的XBRL財務報告。

結束語：結合工作規范，縱觀目前商品化會計軟件的功能，還存在著一些不盡人意的地方，特別是前面所述及的“反審核、反記賬、反結賬”功能，使會計工作變得更加便捷的同時，也使會計舞弊變得更加隱蔽與方便，進而加大了審計工作的技術難度和審計風險。因此，在實際工作中要按照工作規范的要求慎用或不用。另一方面，對照工作規范，現有的會計軟件系統還不具備的一些功能，如會計資料歸檔功能等，作為軟件供應商應抓緊時間進行版本升級，增加、完善相關功能，以便于會計監督，不斷提高會計工作效率和會計信息質量。

參考文獻：

[1] 財政部.企業會計信息化工作規范.2013年12月.

[2] 王風華.從審計視角評價財務軟件功能[J].財會月刊，2009年第10期.endprint