關于當前企業檔案管理社會化問題的分析

楊艷翠

梨樹縣委組織部干部檔案館

關于當前企業檔案管理社會化問題的分析

楊艷翠

梨樹縣委組織部干部檔案館

檔案信息是企業、政府運行與發展的重要文件，在政治、經濟、文化、科學等方面具有較高的利用價值。如今，為了適應社會的快速發展，保證各大企業健康快速的發展，就必須要全面整合檔案信息資源，進一步開發并利用檔案信息，使企業檔案管理實現社會化。本文從企業檔案管理社會化的概念出發，淺要分析了企業檔案管理社會化的幾個問題，以供參考。

企業；檔案管理；社會化；問題

在市場經濟體制下，企業之間的競爭越來越激烈，很多企業為了促進發展，一方面采取有效的措施擴大其銷量，但是另一方面就是企業正在不斷降低企業的運營成本。所謂檔案管理社會化是現代化企業運營中采取的一種新的管理理念，此概念的提出，不僅能夠提高企業的管理水平，還能夠有效的降低企業的運營成本，為企業創造更多的價值與效益。

一、企業檔案社會管理的概述

在上個世紀80年代，我國工業化企業實行了業務外包的管理機制，這一管理機制的實行可以全面整合企業外部的資源，在降低運營成本的基礎上有效的提高了其工作效率，從而提高企業的競爭優勢。此時，社會化已經被人們所關注，進而產生社會化分工與社會化服務等。在企業檔案管理工作中同樣也將社會化的概念引進來。現如今，企業檔案管理社會化也就是企業在運行過程中不斷節約運營成本，將部分企業檔案管理工作通過業務外包的方式細分給社會上一些專業的組織或者個人進行工作，這樣企業就可以利用企業內部的資源來創造更多的價值，提高企業在市場中的競爭優勢，使企業檔案管理工作實現良性發展。企業將部分檔案管理工作外包的內容主要有：檔案數字加工、檔案庫房建設、檔案管理軟件開發等。

二、企業檔案業務外包的需求

在社會的發展推動下，各個行業都累計了非常多的檔案資料，這些檔案資料的收集、整理與保管工作量越來越大，同時行業對這些檔案的需求量也越來越大。在這種形勢下，僅僅依靠企業自身來對檔案進行管理顯然很難滿足檔案管理需求，這就需要企業將檔案業務進行外包。以下我們以房地產企業、生產企業和國企為例，來分析其各自的檔案業務外包需求。

1、房地產開發企業對于檔案業務外包的需求

一般情況下，普通的房地產開發企業會將檔案分為多個類型，并具有不均衡性。在對某一項目進行開發的過程中往往會形成很多工程項目檔案，有時甚至會超過整個過程中檔案總量的80%以上。隨著現代化社會的發展，房地產開發企業在對項目開發的過程中不僅規模大，還有眾多單位參與。僅僅從開發企業的檔案管理來看，檔案具有一定的復雜性。在這樣的情況下，開發企業一般會根據實際情況來建設一個檔案室，然后安排相關專業的工作人員對這些檔案進行全面管理，但是由于每年開發企業的檔案信息都在增加，如果僅僅依靠相關專業人員在企業內部對檔案進行管理，那么就會導致其管理出現問題，不利于開發企業的正常發展。因此房地產開發企業很有必要將部分檔案信息采取業務外包的形式，將檔案管理體系的建設以及部分檔案管理分擔給外部資源，從而提高企業檔案管理水平。

2、生產企業對檔案業務外包的需求

所謂生產企業主要包括機械制造企業、食品加工企業等。生產企業在生產與管理過程中會產生生產工藝檔案、產品質量檔案以及設備檔案等。這些檔案是企業經營與發展中必不可少的檔案文件，只有將這一系列檔案管理完畢之后才會提高生產企業在市場競爭中的優勢與地位。從普通的生產企業來看，企業管理者為了降低其運營成本，一般都不會專門建立檔案室，也不會將其進行分類管理，其檔案管理工作一般都是由企業中的財會人員或者文秘進行管理。在生產型企業中，工作人員一般都會將生產工藝檔案以及設備檔案直接保存在生產車間的辦公室當中，這就導致有些具有價值的檔案信息保存不久。因此生產企業必須要在企業內部設立一個檔案管理部門，由專業人員對其進行全面管理，或者采取業務外包的形式將部分檔案分給外部資源，從而加強檔案管理工作。

3、大型國企或者事業單位檔案管理的業務外包需求

在一些大型國企或者事業單位運行過程中，管理者一般會將企業內部的檔案信息全權交給行政部門，然后由行政部門根據我國現行的相關法律規定對其進行全面管理。在國企或者事業單位內部管理過程中，檔案管理工作一般都具有復雜性特點，政府一般都會采用“統一管理，分級執行”的原則進行管理，而大型國有企業一般都會在企業內部設立專門的檔案管理部門，并安排相關專業的工作人員進行管理。但是在現代化社會發展中，國有企業的規模正在不斷擴大，此時企業在運行中產生的檔案信息也不斷增多，因此國有企業很有必要將業務外包給專業的檔案管理部門，這樣可以充分發揮企業員工的能力，促進企業的發展。

三、企業檔案社會化管理的可行性分析

我國當前對于企業檔案社會化管理的研究并不多，其社會化水平也較低，但是從當前企業檔案發展現狀和社會實際情況來看，企業檔案的社會化管理是具有很大可行性的。具體主要體現在以下幾點：

1、在現代化社會中，科學技術的發展為企業的檔案社會化管理提供了條件

由于信息時代的來臨，現在的世界技術信息已經滲透到世界上的每一個角落。在企業的檔案管理中，利用信息技術，能更有效的交流合作，信息的發展為雙方的交流提供了更好更快的平臺。企業檔案的社會化管理能夠使企業及時有效的掌握檔案管理的內容以及最新動態。通過信息化的交流，社會機構為企業檔案管理作出更大的貢獻，從而提高企業的效益，降低企業成本。

2、建立健全檔案管理機構以及中介服務市場，保證企業實現檔案管理社會化

從我國現行的企業管理法中我們可以看到，檔案管理機構的主要任務屬于被委托者，必須要根據委托者的要求對企業中的檔案信息進行管理，這樣也可以有效的規范檔案管理機構的正常運行。目前，中介市場在社會發展中占有越來越重要的地位，其向社會服務的方式也逐漸趨于規范化，因此在實際工作中，通過中介服務于社會，有利于提高企業檔案管理工作水平及質量。

3、企業檔案管理的社會化是實現企業檔案外包業務的主要手段

隨著我國各種企業的逐漸壯大，企業的用工量和業務量的不斷攀升，企業的人力、物力資源已經無法滿足企業的發展，如何解決繁重的企業檔案管理工作成為一個難題。現在檔案管理機構為企業檔案管理提供了便利，促進企業的管理性發展，業務外包不僅能增強企業對檔案資料的需求，提高效率，更能增強企業的競爭力。

四、結束語

總而言之，社會各大企業推行檔案管理社會化有利于在規范化檔案管理工作的過程中降低其運營成本，其作為一種新的管理理念，有利于提高企業的社會經濟效益。目前我國的企業檔案管理社會化水平還很低，但是相信隨著檔案管理水平的提高和外包需求的增大，我國的企業檔案管理社會化事業將會得到快速發展。

[1]王麗華.探討企業檔案管理的社會化問題[C].黑龍江交通科技,2012(5)219.

[2]史江,劉婷婷.企業檔案管理社會化問題初探[C].檔案學訊,2010(5)80-95.