干部檔案電子化管理問題探究

[摘 要]加強干部檔案信息化建設(shè)，能幫助干部人事信息管理者運用先進的信息技術(shù)、快速準確處理復雜的人事數(shù)據(jù)和事務(wù)，優(yōu)化提升干部人事信息管理，有效地提高了干部檔案部門的工作效率。可以使干部檔案管理工作逐步向著制度化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展，為干部個人檔案信息增加一道安全防線，不僅可以防止因某些原因致使檔案原本遺失、破損帶來的損失，還可有效防范檔案信息被人為修改或者造假情況的產(chǎn)生。

[關(guān)鍵詞]檔案;電子化管理;問題

為了使干部檔案管理向電子化、信息化發(fā)展，應從幾下方面下功夫。

一、干部檔案管理電子化必備因素

一是硬件投入方面。檔案是非常重要的信息資源，這是不容置疑的。所以存放干部檔案的場所首先要達到標準。在檔案庫房建設(shè)方面要做到科學規(guī)劃設(shè)計，加大資金的使用和投入，依據(jù)干部檔案室標準化達標建設(shè)規(guī)范的要求，能進行技術(shù)改造的進行一些技術(shù)改造，沒有改造價值的應重新選址進行新建，使其在面積要求上、庫房結(jié)構(gòu)劃分上必須依照現(xiàn)代化標準設(shè)置，有專用閱檔室和檔案庫房。密集架安裝規(guī)范合理，按照年實際檔案增加冊數(shù)預留合理的空置空間。還應下大氣力、大手筆投入經(jīng)費，有重點的購置檔案信息化處理設(shè)備和檔案信息化處理方面的軟件。像專業(yè)服務(wù)器、彩色掃描儀、網(wǎng)絡(luò)交換機、磁盤存貯器、打印機、復印一體機等硬件設(shè)備是必備的。二是人員投入方面。專業(yè)檔案管理人員的配備是干部檔案電子化的關(guān)鍵因素，沒有人才做為保證，再好的設(shè)備和硬件資源也不會發(fā)揮作用，這一點是不庸置疑的。在進行檔案電子化處理過程中，我們可以將現(xiàn)有人員按各人專業(yè)分成若干工作小組，進行統(tǒng)籌安排。如會電腦操作的青年負責檔案原件的掃描處理，年紀稍長的同志負責分析歸類，有體力的同志負責運送和登記上架，科長主任負責把總，各司其職，這樣可以在保證準確無誤的前提下加強工作進度。三是制度保證方面。嚴格的制度是做好干部檔案管理的重要保障。干部檔案是一種特殊財富資源，也是干部成長過程的全方位的文字記錄，對干部的選任、核查、調(diào)轉(zhuǎn)等都具有憑證性作用。因此在管理干部檔案過程中，必須有鐵的制度來約束。在需要查證干部檔案時，不允許檔案本人接觸檔案原件，應該由單位出具介紹信或者發(fā)函由單位人事部門選擇責任心較強的人員履行這樣的職責，確需本人到場的應先調(diào)取電子檔案進行查詢。干部檔案管理室人員要切實遵守制度規(guī)定，對組織內(nèi)部的人員提出的查閱申請，也只能是讓其查看電子檔案，進行網(wǎng)上閱詢。

二、建立健全干部檔案電子化監(jiān)管約束機制

一是增強干部檔案電子化管理的組織紀律。認真清查干部檔案在信息化建設(shè)中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，整肅干部人事工作紀律，進一步增強干部工作的原則性、紀律性和責任心，堅決做到不為人情所縛、不為關(guān)系所擾、不為壓力所懼、不為私利所惑。同是還要嚴把選人用人關(guān)口，用鐵的紀律、鋼性要求保證選人用人上的正常風氣。二是加大干部檔案電子化管理力度。嚴把干部檔案“入口關(guān)”，重點核查干部的“三齡（年齡、工齡、黨齡），二歷（學歷、工作經(jīng)歷），一身份（干部身份）”，重點核查干部升學、招工、錄用、調(diào)動、提拔等環(huán)節(jié)，正確利用檔案全面地、歷史地考察和了解干部，防止干部“帶病上崗”、“帶病提拔”。凡是涉及干部任用都要在干部考察、信息采集、人事方案審批等工作中認真查閱、審核檔案，進一步選準人、用好人，防止用人失察、失誤。審核發(fā)現(xiàn)干部的基本信息不準確、不一致的，要認真核實確認;對基本信息核實不準，以及檔案材料存在涂改、虛假或重要問題情況不明的，不能列為考察人選，對已列為人選的，要取消人選資格。三是探索建立干部選拔任用工作記錄檔案，對干部推薦、提名、考察、醞釀、討論決定等各環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)督。嚴格干部檔案責任追究。對不嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定的，要嚴肅批評教育，對造成嚴重后果的，除了追究有關(guān)人員責任外，已達標的單位要取消達標等級。在干部考察等工作中，有關(guān)人員必須按規(guī)定認真查閱檔案。對未認真查核檔案，造成嚴重后果的，要按《黨政領(lǐng)導干部選拔任用工作責任追究辦法（試行）》等法規(guī)要求，追究考察組長及有關(guān)人員的責任。四是要拓寬民意反映渠道和干部監(jiān)督渠道。拓寬電話舉報、信訪舉報和網(wǎng)絡(luò)舉報“三位一體”的工作平臺。五是要實現(xiàn)干部檔案電子信息化，使干部信息在系統(tǒng)中及時錄入、更新，做到真實性、可查詢性，中間環(huán)節(jié)層層審核監(jiān)督，增加隨意更改的難度。

作者簡介：李迎秋（1976.10-），女，吉林通榆人，大學本科畢業(yè)，館員。現(xiàn)從事基層干部檔案管理工作。