淺談基層醫院辦公室的檔案管理

石靜宜

[摘 要]辦公室檔案管理工作是單位職能管理部門的一項重點工作內容，是一個單位發展前進軌跡的展現，它為研究單位業績、制定科學的發展道路提供了強有力的依據。檔案作為知識的結晶和信息資源，是歷史發展與社會實踐的真實記錄，是各項管理工作中取之不盡的信息源，對醫院的建設與發展起著舉足輕重的作用。文中將就基層醫院辦公室檔案管理的相關概念、形成過程以及針對實施過程中所存在的各種問題和應對措施進行簡單敘述。

[關鍵詞]基層醫院；檔案管理；存在問題；應對措施

1.概念及形成過程

我國醫學事業的發展具有幾千年的悠久歷史，蘊藏著豐富的思想、哲學、文化、道德等內容。古代醫學發展史與現代醫學發展史的積累，為醫院檔案的形成創造了基礎條件。當患者踏進醫院接觸醫生，并在其后續的接診、檢查、診斷、確診以及治療、心理、康復的全過程中，已經孕育著醫療檔案的基本內容。隨著醫療工作的深入和醫院管理的不斷完善，圍繞醫療服務質量這一軸線，突出“全新全意為病人服務、以病人為中心”的醫學資料、管理資料、教學科研資料、人員結構資料、設備設施資料、財會統計資料等對醫院建設和發展具有寶貴價值的原始資料，便形成了醫院檔案。

2.基層醫院辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1全員檔案意識薄弱，檔案完整性流失嚴重

大多數醫院的很多工作人員甚至領導，都嚴重缺乏檔案意識，在實際工作過程中仍然存在強烈的“重經營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫院中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識，從而忽略了檔案的科學有序管理，導致了醫院發展的連續性和歷史性資料的完整性流失，同時也造成了醫院檔案利用率不高。

2.2檔案管理設備落后，無法與時代要求接軌

隨著現代科技與經濟的發展，很多醫院的檔案管理設施設備都已經相當落后，甚至老化，而醫院在檔案管理工作中硬件投入不足，使得檔案現代化管理水平不高。許多醫院的檔案管理工作仍然存在許多困難：如房屋不足，設備陳舊，資金短缺等，甚至于在這個計算機網絡普及的年代，有些單位仍然停留于手工收集，工作效率低下，也給檔案的檢索和利用帶來諸多不便。

2.3管理人員水平不高，跟不上現代管理步伐

在現行醫院管理中，目前多數從事醫院檔案管理的工作人員未經專業化培訓，在專業素質、理論水平、文化程度等方面仍需學習改進，存在知識面窄、計算機操作困難、學歷低等問題。而且醫院只重視醫療技術人員業務素質的提高和繼續教育，沒有培養檔案管理人員素質和水平的意識，更未將其納入培訓計劃和要求，導致許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上時代的發展趨勢。

2.4檔案管理制度散亂，沒有統一的管理標準

多數基層醫院中，檔案管理制度不健全，導致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統一性。大部分醫院的檔案管理工作中沒有統一的管理標準和模式，對納入檔案的內容沒有明確的要求和規定，更沒有制定統一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價值的資料、數據都丟失了，阻礙了醫學研究的發展。信息管理和檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，從而使現代醫院的發展跟不上新時期發展的需要。

3.針對存在問題采取的應對措施

3.1領導班子提高檔案意識，加大硬件設施投入

醫院領導班子應充分意識到醫院檔案為醫院現代化管理提供了可靠依據，使醫院管理在現代醫學模式轉變中，由單純經營型、粗放型向科學性、集約型轉變，促進了醫療技術水平和服務質量的不斷提高，增加了社會效益與經濟效益，提高了醫院的競爭實力。同時應加強單位檔案室建設，對檔案管理所需房間、文件柜、電腦等硬件設施齊全配備。

3.2檔案管理人員加強學習，提高自身業務水平

保管檔案的目的在于利用，檔案的門類多，各門類之間千差萬別，檔案人員必須具有專業技能，才能使檔案從收集、整理、鑒定、保管、統計到最后提供利用順利進行，才能使檔案工作適應未來社會的需要。電子計算機技術的普及應用，實現了檔案管理的電子化、自動化，所以更需要檔案管理人員更新和提高各方面業務素質及水平，才能適應新世紀檔案工作發展的需要。

3.3單位健全檔案管理制度，加強檔案集中管理

按照醫院職能要求和業務范圍，從事活動所形成的黨政管理、醫療業務、教學科研、人員結構、設備設施、財會統計等全部檔案的綜合，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同種類的載體和不同形式的歷史記錄，不僅涉及到單位的歷史發展，更關系到廣大群眾的各種健康資料，是指導協調醫院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫院在進行工作計劃和決策時的可靠依據。因此，單位應制定較為全面的醫院檔案管理各項規章制度，對各類型檔案資料的收集、整理、提交、登記、歸檔等流程制定詳細的細則，落實到科室，責任到人，以保證醫院檔案的完整性，避免檔案流失。

參考文獻：

[1]充分發揮檔案管理在醫院建設中的作用楊琳馮瑞娟陳石

[2]科技檔案管理，促進醫院發展柯君

[3]浙江省檔案工作基礎

[4]浙江省檔案工作實務