如何做好高職院校科研檔案的規范管理

吳丹

摘 要： 本文對學院科研檔案在管理中存在的歸檔問題作探討，主要從以下三方面進行概述：一是有效認識科研檔案的重要性；二是明確科研檔案的歸檔范圍；三是配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質量。

關鍵詞： 高職院校 科研檔案 規范管理

隨著我國高等教育改革的不斷深入，特別是隨著我國《檔案法》及教育部、國家檔案局聯合發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》等相關政策的頒布實施，更體現出高職院校科研成果的價值。科研檔案的收集整理是各高校的重要組成部份，不僅反映了一所高校所具備的學術水平，更反映了它在評估及創示范中起到的突出作用。中山職業技術學院在推進科研工作的同時，十分重視科研檔案的歸檔工作，經過近幾年的探索，已形成了較為規范的科研檔案管理體系。當前，我國高職院校的科研檔案管理仍存在各種問題，如檔案管理人員業務水平不高，檔案的編制質量低下，等等。存在這些問題的實質是法制意識薄弱，缺乏創新能力。為此，針對學院在科研檔案管理中存在的問題，結合我自己的實踐和其他高校科研檔案管理的經驗，認為可以從以下方面著手。

一、有效認識科研檔案的重要性

科研檔案是指學院從事科研管理，以及在科學研究實踐活動過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據和聲像等各種不同載體的文件材料。其是科學技術研究活動最真實的記錄，同時是學院的寶貴財富，應實行集中統一管理，才能確保科研檔案的完整性和準確性。科研檔案是科研管理工作的重要組成部分，是搞好科研的重要工作之一。學院科研部門應把科研檔案的工作管理、項目管理、成果管理等緊密結合。科研檔案不僅有利于促進高校科研工作的發展，還有利于促進科研成果的推廣應用。檔案歸檔不只是將科研的重要材料進行分類和匯總，而是在進行歸檔之后循環利用，這樣才能實現它的經濟效益。許多教師認為只要有項目的申報書、立項文件、合同書、結題證明就足以成為整個項目的檔案，從而忽視在整個研究過程中對檔案材料完整性的積累保存。一些科研人員根本沒有意識到自己是科研檔案的主體，只重視科研項目的申報、立項，或者是自己科研成果的獲獎和發表，總認為這些資料都應當歸自己保留，沒有及時移交到檔案室，或者擔心把全部科研成果交到檔案室后，會對自己需要查詢時帶來不便，這是造成科研檔案不完整的重要因素之一。增強科研人員對科研檔案的責任意識，加強科研人員對科研成果收集的主動性，明確是否愿意承擔科研檔案歸檔的職責，才是目前極其重要的工作。

二、明確科研檔案的歸檔范圍

科研檔案歸檔范圍是指在進行科研活動實踐，以及課題研究過程中產生和形成的文字材料、照片、影像等資料。它反映的是科研管理、項目（課題）活動的整個過程，這樣才能保證其完整性和準確性。科研檔案的完整性是保證材料歸檔的前提，依據中山職業技術學院科研活動的內容、特點進行分類，一整套完整的科研項目檔案大致可包括綜合管理的一些年度統計的資料、科研行政管理、計劃管理、成果管理、經費管理等文件材料、每年的科研工作計劃和總結、申報科學基金及有關的批復文件、學術活動的計劃和總結等；舉辦的重要學術會議、科技成果交流會、有關展覽會的材料，以及專利工作的有關規定等重要材料；科研準備階段的開題報告與課題調研的論證材料；申報書、合同書、任務書、協議書、立項通知書，研究計劃、執行情況和預決算等材料；研究實驗階段的數據處理材料、實驗報告、測試報告、年度報告，以及配套的照片、樣品、標本等實物；總結鑒定階段科研成果的最終報告、論文和專著、工藝技術報告、技術訣竅報告、專家評審意見、鑒定會材料、鑒定證書、推廣應用意見、課題工作總結等；申報獎勵階段的科研成果登記表、科研成果報告表、科研成果獎勵申報與審批材料、科研成果獲獎材料原件或照片、專利申請書或證書原件等；推廣應用階段的轉讓合同、協議書，生產定型鑒定材料，成果被引用或投產后反饋意見，推廣應用方案及實施情況，擴大試生產的設計文件、工藝文件，成果宣傳報導材料等。

三、配備科研檔案專兼職人員，提高檔案管理質量

在科研檔案管理中，科研人員和科研檔案管理人員往往沒有經過正規的檔案教育與專業性的培訓，他們的業務水平自然低下，所以在一所學校內，應設有專兼職人員進行收集和管理，明確各自的責任和具體的管理要求，確保歸檔在各個階段形成的文件能夠及時匯總和整理。檔案的收集是每天的積累，而不是靠事后的回憶補充材料完成整個歸檔過程。由于檔案兼職人員的業務水平偏低，對整個科研工作歸檔的要求了解甚少，他們在文件材料的跟蹤收集和整理過程中不夠及時與完善，在案卷分類和文件編制方面不夠規范，因此應對從事科研檔案管理的專兼職人員進行業務培訓，以加強業務指導，熟悉掌握業務知識和方法，這樣才能夠提高檔案管理的質量。只有通過專業的培訓及外出學習其他院校檔案收集的方式鞏固自己的經驗，才能做好科研檔案的歸檔工作。以這種方式，使他們深入懂得并熟悉《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等相關法規文件知識，使他們明確檔案積累的程序、范圍及歸檔整理的相關知識，確保檔案資料規范地歸檔。此外，還要有針對性地對檔案人員進行計算機操作和網絡應用相關知識的培訓。只有人員素質提高了，才能保證歸檔質量。

總而言之，要做好高職院校的科研管理工作，必須得到學院領導及部門領導的支持，負責科研部門的檔案管理人員要具有很強的責任感和熟練的業務能力。在日常科研歸檔管理工作中，要主動加強科研人員對科研檔案的認識度，這樣才能規范管理，為以后學院的科研管理工作提供可靠的保證。