信息時代開發利用高校檔案資源服務社會公眾需求

牛函娟

[摘 要]檔案資源服務社會已是當前信息化社會發展的必然要求，高校檔案部門必須適應新形勢，適時開發利用高校檔案資源服務社會公眾需求。文章針對我國目前社會公眾檔案需求特點及影響社會公眾檔案信息需求的主客觀因素進行了分析，提出了開發利用高校檔案資源服務社會公眾需求的途徑。

[關鍵詞]信息時代；開發利用；高校檔案資源；社會公眾需求

高校檔案是指高校及個人在從事教學、科研、黨政管理過程中形成對學校和社會有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。與其它檔案相比，高校檔案具有重復性、連續性、專業性、學術性的特點。作為國家信息資源重要組成部分的高校檔案，只有通過高校檔案機構對檔案實體所蘊涵的信息進行科學分析與研究，找出其發展的內在性和規律性，才能更好地為學校各項工作和社會公眾需求提供參考。開發利用高校檔案資源包括開發和利用兩方面，二者互為因果，相輔相成。開發是基礎，是通過信息的生產來確保信息的供給；利用是目的，是實現信息的價值。隨著社會進步，社會大眾對檔案需求更加迫切，合理開發利用及優化配置高校檔案信息資源，提高利用率，實現其價值，更好地滿足學校和社會公眾的需求已成為每個檔案工作者肩負的責任。

一、社會公眾檔案需求特點

當前，隨著知識經濟時代的到來，社會公眾獲取知識（包括檔案信息）的愿望十分迫切，但不同層次、不同年齡、不同職業的個人對檔案需求存在較大差異，總體呈現以下幾個特點：

1、需求動機的潛在性

社會公眾檔案需求和人類其它需求一樣往往是以人的意向、愿望、動機等形式表現出來，和專家學者、組織機構人員的檔案需求相比，其需求具有極大的潛在特點，即當社會公眾因某種實際需要產生檔案利用動機時，這樣才可能使需求者由潛在的檔案利用者轉變為實際的檔案利用者[1]。

2、需求目的的專指性

社會公眾需求檔案信息是為了實現知情權、解決問題、完成工作目標[2]。對于社會公眾而言，他們對檔案需求的目的非常明確，即通過查閱所需的記錄事實清楚和做出詳細結論的檔案材料[3]來解決現實問題，以正當的手段來維護自身的合法權益，利用檔案的目的性、專指性強。

3、需求內容的民生性

社會公眾對檔案需求要求檔案資料具有真實性和完整性，主要體現在與其切身利益密切相關的涉及房地產檔案、婚姻檔案、社保檔案、人事檔案等方面的民生檔案，其檔案需求在內容上具有很強的民生性。

4、需求形式的單一性

隨著信息化時代的發展，公眾對檔案的需求利用形式不斷向多元化趨勢發展，由于目前的公共檔案館仍以現場服務為主且數字化服務水平低，沒有真正做到服務“民生化”、“普及化”，結果導致社會大眾檔案利用仍比較單一，即通過復制、摘抄或復印這樣簡易、原始的方式來獲取檔案資源。

二、影響社會公眾檔案信息需求的因素

高校檔案信息資源具有信息含量高、信息利用廣的特點，使檔案的開發利用工作越來越受到高校檔案部門的重視，這不僅是學校自身發展的需要，也是社會公眾迫切獲取高校檔案信息需求的需要。目前在檔案信息傳播過程中影響社會公眾對檔案信息需求的因素主要分為主、客觀兩類：

1、客觀因素

館藏因素：多數高校檔案館因館藏資源有限，內容陳舊、信息量小，從而影響公眾對檔案信息的需求。社會環境因素：檔案是人們在社會實踐活動中形成的最原始的資料，直接影響社會公眾檔案信息需求。早在43年前瑞士的奧斯卡·高耶就指出：“檔案館今天所面臨的挑戰，使其所擔負的職責與所擁有的資金差距越來越凸出，而且越來越嚴重”[4]。一般來說，社會經濟文化環境越高，社會檔案信息需求就越大。近些年，雖然我國社會經濟文化環境水平在逐步提高，但整體上層次不齊，存在差異，使得社會檔案信息需求受到了限制。語言因素：檔案信息是通過檔案語言展現出來的，各國檔案基本上是用本國語言進行編輯而建立的，如果在檔案信息流動傳播過程中，利用者和檔案機構之間缺少共同語言，勢必阻礙檔案利用需求。

2、主觀因素

思想觀念因素：長期“重保密，輕開放”、“重保管，輕利用”的思想觀念，使得檔案中大量有價值的信息未被科學利用，加之檔案人員缺乏積極主動服務意識，在一定程度上挫傷了檔案利用者的積極性，進而影響公眾的信息需求[5]。利用者心理因素：不同年齡、不同性格、不同職業檔案利用者的主觀心理對檔案信息需求有著很大的影響，若科學利用將促進利用者對檔案信息的需求，若被忽視則傷害利用者對檔案信息需求的主動性，以此影響公眾對檔案信息需求。

三、開發利用高校檔案資源服務社會公眾需求的有效途徑

隨著社會的不斷發展，社會各領域對高校檔案資源需求呈現多樣性，主要體現在了解和研究高校歷史、提供甄別鑒定查證咨詢、素質教育和德育實踐、公眾休閑利用等方面。與社會其它信息機構相比，高校檔案具有得天獨厚的信息資源優勢，如其蘊藏大量的具有很高價值的教學、科研及優秀科研成果等檔案信息，這些都可為開展社會化服務提供有力保證。在新形勢下，要想更好地服務社會公眾需求，高校必須積極拓展有效服務途徑。

1、豐富優化館藏，建設具有高校自身特色的數據庫

館藏是高校檔案館開展服務工作的物質基礎，沒有豐富優化的館藏資源而要做好服務社會公眾需求都是紙上談兵。因此，在保證接收檔案完整的同時，認真做好鑒定工作，并根據形勢的發展適時調整檔案接收范圍，把在生產過程中產生的有價值檔案納入接收范圍，用以豐富優化館藏資源。要想更好地服務社會公眾檔案需求，高校檔案部門就應主動地向社會開展檔案資源調研工作，根據調研情況和學校專業特點，有選擇、有重點地建立、健全能從不同層面反映學校歷史全貌的形式完整、內容豐富的如鑒別學生畢業證、學位證真偽的學籍檔案數據庫；建立學生成績檔案數據庫；建立高?？蒲谐晒麢n案數據庫等各類數據庫，這樣使館藏信息資源更加豐富，更好地為社會化服務提供信息保障。

2、充分利用網絡提供社會化服務

共享作為信息社會和網絡時代的重要特征之一，檔案信息資源只有通過共享，才能最大限度地快速傳播和有效利用[6]。因此，高校檔案部門應積極建設體現服務意識、提供公益性信息服務的功能齊全、內容豐富、充滿個性化的網站，最大限度地實現檔案信息的共享，滿足公眾需求。

3、重視橫向交流，加強縱向協作

各高校在檔案服務方式、管理制度、人才資源、技術手段上都有自己的特色和亮點，高校檔案要更好服務社會公眾需求，就必須拓展檔案服務功能，積極與其他信息機構、政府部門、科研機構開展協作服務，取長補短，資源共享，不斷提高本單位的對外服務能力和水平，共同解決面臨的信息需求問題。

4、正確處理利用和保密的關系，適時加大開放檔案力度

保存檔案就是為了利用，但在檔案利用的同時要堅持保密原則。依照高校開放檔案的相關規定和保密原則，在應當開放的檔案及早做好開放工作的同時，采取積極有效措施，制訂具體的開放查詢目錄并加大宣傳力度，讓社會公眾更好地利用檔案。

5、完善檔案信息資源管理制度，提升檔案管理者素質

目前，高校檔案信息建設工作正處于一個逐步完善的階段，與之相應的制度還不健全，另外高校檔案管理者的結構不完善，這些不利因素直接制約了高校檔案事業發展。因此，高校檔案管理部門在不斷完善檔案資源管理制度的同時，提升檔案管理者素質，轉變服務理念，以積極進取的心態，不斷接收新知識，提高專業水平，通過創新，拓展形式多樣的服務手段，提高檔案在社會各行業的流通。

總之，隨著高等教育體制改革的進一步深入，在檔案利用的數量、范圍及內容上都在不斷增加，做好檔案信息資源的開發利用，創造良好的社會效益，增強檔案信息資源開發利用能力，既是高校發展與檔案建設工作的要求，又是檔案工作適應信息化社會發展的必然趨勢。作為高校檔案工作者，應積極響應這一新的發展趨勢，不斷更新業務知識，強化服務觀念，創新服務方式，運用現代服務手段，適應新的服務需求，為高校及社會提供豐富的信息資源和最優的服務，滿足社會公眾需求。

參考文獻：

[1]馬文潔.檔案利用者需求動機實用性淺析[J].黑龍江史志，2011，5：56～57

[2]曹樹金，楊濤.國外用戶信息需求及滿意研究進展[J].圖書館論壇，2006，26（6）：70～75

[3]王宇暉.檔案用戶群體需求特征研究[J]，湖北檔案.2008，4：11～13

[4]《第十四屆國際檔案大會報告集》，北京：檔案出版社，1986，pp20

[5]鞏寶榮.論檔案信息傳播的障礙[J].檔案管理，2001，1：6～7

[6]張文亮.網格技術在檔案信息資源管理中的應用[J].云南檔案.2009，5：23～25