談如何進一步加強新時期高校基建檔案管理工作

肖永菊

摘 要：高校基本建設項目檔案是在基建工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體等材料。基建檔案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高校基礎設施建設的蓬勃發展， 每年新增的基建項目越來越多，基建檔案的管理工作也因此暴露出了一些問題。為此，如何做好基建項目檔案的管理工作，確保項目檔案系統、齊全、完整、準確，是檔案管理工作者責務旁貸的義務和責任。下面筆者結合工作實踐，談幾點自己的認識。

關鍵詞：高校；基建檔案；管理

1 高校基建工程檔案的內容

（一）綜合性文件。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料等。

（二）土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

（三）竣工圖。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程、強電弱電工程、通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖等。

2 高校基建檔案管理中存在的主要問題

（一）管理制度不嚴格，缺少制度保障。雖然國家頒布了《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》，但由于基建工程涉及多個部門，在檔案管理工作中缺乏統一的約束機制和調控手段，導致檔案工作難落實，管理人員敷衍了事，消極應付；歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無期。

（二）檔案管理意識淡薄，歸檔質量不高。在實際建檔工作中，往往由于檔案員的檔案管理意識不強，基建存在許多問題上。首先，歸檔的文件內容質量低，許多材料不符合歸檔要求，如一些具有憑證作用、法律效力的關鍵文件都是復印件，不追朔原件、蓋章都不全、失去原有作用。其次，文件歸檔材料、紙張大小不統一。個別材料用鉛筆、圓珠筆書寫，字跡模糊。另外，還有竣工圖沒有加蓋竣工圖章，竣工圖中相關責任人審核簽署漏缺嚴重，竣工圖章不符規格，存檔圖紙不全和被嚴重磨損，不能真實準確反映工程實體的實際情況。不少材料分散在承辦人和技術員手中，需向知情人詢問才得已糾正，其中設計變更、施工記錄等散失最為常見。

（三）紙字檔案利用存在弊端。基建檔案的材料套數多及復雜性，在長期利用中提供檔案原件和復印件時，許多圖紙破損嚴重，且已無其他備份可供復制，另外，往年基建檔案人員，考慮到避免在利用過程中遺失、缺漏等問題，將每一個項目的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣，雖然保證了每一個項目檔案的完整性，但利用起來不方便，圖紙又大又多，給復印帶來極大的難度。

（四）“人才短板”成為基建檔案數字化建設的重要因素。目前大多數高校都在進行“新校區”建設，基建部門和檔案管理部門的人員較少，能分配給專職的檔案管理人員更是嚴重不足，既熟悉基建業務又熟悉檔案管理知識的人員更是少之又少。而作為一名基建檔案管理工作者，應能在了解基建工作流程的基礎上，掌握文字信息處理技能和熟悉數據庫技術，因為“新校區”建設工程浩大，沒有相應地信息化管理手段易導致資料的遺失，這一點普遍存在于建設單位和施工單位。

3 高校基建檔案管理的對策

（一）完善基建檔案管理各項規章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到 “有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規范化、標準化、制度 化前提。高校要結合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規章制度，并經常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業技術性強，所有參建單位的檔案工作質量更應該及時地進行約束和指導。堅持檔案部門與基建部門相結合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確管理職責，深化職能，落實到人，嚴格按照基建檔案的管理程序做好每一個工作環節。

（二）增強檔案歸檔意識，提高基建部門歸檔檔案的質量是關鍵。做好基建檔案管理工作必須要建立以基建處（室）為責任主體的組織機構，明確基建檔案管理人員職責。基建處（室）作為基建管理者和基建檔案形成者，應有專門負責人分管此項工作，并有專職檔案員負責收集資料。從基建工程初始就與建立檔案同步進行；工程建設過程要與竣式材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收與提交一整套合格的竣工圖同步進行。提前介入隨時跟蹤項目進度，減少檔案材料分散時間，達到每階段工程完成及時收集歸檔。

（三）加大基建檔案的數字化建設步伐，實現基建檔案的信息化是目標。隨著辦公自動化和計算機網絡的飛速發展，傳統的紙質歸檔方式已跟不上現代檔案信息資源的收集的發展，因此，對高校基建檔案收集的質量、查找利用上都提出了更高的要求。怎樣把檔案管理從傳統的“手工勞動”中解放出來，使廣大利用者足不出戶就能享受到方便、快捷的服務。作為高校檔案中的重要組成部分的基建檔案管理，也應順應時代的需求，加大設備配備上的投入力度，添置和更新計算機、工程復印機、掃描儀等硬件設施，是進行高校基建檔案信息化管理的前提。引進配備合適的檔案信息管理軟件和計算機專業技術人員是保障。加快對基建檔案綜合性文件；土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件；竣工圖進行數字掃描轉換工作，建立基建檔案數據庫，逐步實現基建檔案歸檔自動化、館藏數字化和利用現代化。

（四）加強基建隊伍建設，提高專業化管理水平是保障。首先對于專業性強的管理崗位，逐步實行持證上崗制度。加強對專業技術人員的崗位培訓。對重要崗位應實行輪崗制，基建部門負責人應實行5年一輪崗，基建部門內部的其他工作人員也要創造條件，定時進行崗位輪換。其次是引進高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才，推動高校基建檔案數字化、信息化進程。

總之，基建檔案是高校的寶貴財富，是高校基本建設工作的真實記錄和歷史憑證，也是今后維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據。因此，我們作為檔案的管理者，必須把嚴好質量關，維護基建檔案的完整、準確、系統、安全，不斷地提高業務水平和服務質量，使髙校檔案為我們國家的經濟發展和高等教育事業發展提供更好的服務，做出更大貢獻。

參考文獻

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