檔案管理工作過程中存在的問題及解決策略

李小瑩

摘 要：在現代企業的管理中，檔案管理工作的重要性逐漸顯現出來。其不僅能夠為企業提高必要的信息資源，同時還能夠為企業的戰略性發展提高必要的信息支持。尤其在當前企業生產或者經營項目日益多元化的趨勢下，檔案管理工作所面對的信息量逐漸龐雜，其工作量以及重要性也更為凸顯。文章對當前檔案管理工作中存在的突出問題進行了淺要的說明，包括收集、歸納與整理、保管以及人員管理等幾大方面。然后在此基礎上提出了具有針對的解決措施。

關鍵詞：檔案管理；問題；解決策略

受到日益激烈的市場競爭的影響，我國大多數企業朝著規模化、多元化方向發展。檔案管理工作存在著信息種類多、信息量龐雜、較強的分散性以及周期長等特點。面對上述管理形勢，需要對當前企業檔案管理工作中存在的不足進行剖析，進而摸索出有效地改進措施，幫助企業在檔案管理工作更好地服務于企業，促進企業的發展。

1 檔案管理工作中存在的主要問題

對于大多數的檔案管理工作來說，主要存在著以下問題：（1）檔案收集方式單一，難以保證全面性。在當前的企業檔案收集環節，大多還是依靠簡單的各部門整理匯總相關資料，然后提交給檔案管理部門這一操作方式。其中缺乏現代化技術的應用，還是單純依靠人工操作和約束，難以保證檔案收集資料的全面性；（2）檔案歸納與整理主要依靠人工，效率較低。隨著企業規模的不斷擴大，檔案管理的工作量也隨著加大。很明顯，當前主要依靠人工的檔案歸檔與整理工作遠遠不能夠滿足需求，其不僅無法提高工作效率，同時還加大了企業在相關人力方面的成本投入；（3）檔案保管粗略，缺乏精細化管理。在檔案的保管過程中，管理較為粗略，僅為簡單的清潔、除菌操作，沒有將現代化的精細化管理融入其中；（4）檔案管理人員綜合素質較低，難以滿足現代化需求。縱觀當前大部分的檔案管理工作，其涉及人員大多在專業技能上有所缺失，綜合化程度也較低。

2 完善檔案管理工作的策略

（一）重視檔案收集工作，確保實現全面化

在檔案管理中，收集工作是最為基礎性的環節。在檔案收集工作中，首先要對歸檔范圍進行明確。機械制造企業要根據自身的生產經營特點確定文件資料的歸檔范圍，檔案管理人員要嚴格按照規定開展收集工作。其次，在收集工作要保證檔案的完整性、全面性和準確性。在這方面要充分借助當前先進的電子信息技術，通過自動化、標準化以及網絡化的辦公渠道來確保收集工作的精細化程度。通過上述現代化的技術手段，能夠構建完善的信息集成網絡，借助于局域網的力量能夠實現企業檔案收集工作的高效化以及整體性發展。另外，在檔案收集工作中，應當盡量改變以往的紙質文件資料保存的狀況，取而代之一電子資料的形式。這種文件存儲方式不僅能夠節省空間，還便于收集，還便于檔案管理中后期的整理、歸類、修改和查詢工作，同時還能夠延長保存期。可見，通過電子文件形式進行檔案收集是必然的趨勢。

（二）完善檔案歸類及整理工作

在檔案歸類中要確保檔案分類科學、合理、有序。為了進一步完善檔案歸類管理，企業檔案管理部門要在“精”字多下功夫，追求細節化，將檔案歸類工作中涉及的工作內容以及工作目標進行嚴密監督，對其細化、具體化分析，確保落實，此外，還要明晰職責，落實責任制度，將精細化管理推行到各個環節和各個角落。具體有以下工作：首先，設置專門的檔案歸類工作小組，對小組成員進行明確的分工。其次，遇到問題要及時召開專題會議進行討論，及時解決歸類中遇到的突發以及難以應付的任務。再者，制定詳細的檔案歸納工作標準與工作要求。為了提供檔案歸類工作的精細化程度，檔案管理部門需要明確各項標準、內容、流程以及方法等。

檔案整理工作是整個檔案工作中的重點，其同時是工作量最大、最龐雜的一個環節。當整理檔案資料時，要確保熟練掌握整理中各個環節的質量標準，包括組卷、裝訂、編目以及信息化等各個步驟，要以“件”為單位對資料文件進行裝訂、歸類、排列、編號、編目、入庫以及計算機錄入等。另外在文件整理過程中要遵循以下原則：參照文件的主題及特點，要盡量維護各個文件間的系統性，對各個的價值加以區分，為后期的保管與應用提供方便。另外，還需要從各個方面做到所整體的檔案資料完備無缺，一旦發現破損，要及時給與及修復，要及時復制那些字跡模糊文件。在電子檔案整理工作中，要做好備份工作。此外，針對機械制造業當前繁雜的管理內容，要積極開發出適合自身的檔案整理軟件系統，借助于計算機的精密技術來實現管理的完善化。

（三）實現檔案保管工作的精細化管理

在檔案的存儲以及應用過程中，會出現一定程度的損毀。另外，在電子檔案存儲中還要應對各種網絡技術的影響。所以，檔案保管工作就顯得尤為重要。為了更好的實現檔案的精細化管理，需要對保管工作加以完善。具體來說，可以從以下方面促進精細化管理的實現：首先，要建立健全檔案庫房管理體制。其中主要為安全制度、清潔衛生制度以及檢查維護制度等，在制度制定的基礎上要強化執行力。其次，要建立完善的預防和預警體系。對于紙質檔案來說，要從檔案保管場所的設計、硬件實施的配備、檔案紙張與字跡要求等多個方面加以約束，從而實現有效預防各類損害檔案資料現象的發生。對于電子檔案來說，需要建立網絡預警體系，從網絡安全布防上著手，杜絕各類危急事件的出現。再者，要保證檔案保管場所的環境衛生狀況，只有為檔案資料提供一個通風、干燥、整潔的保管場所，才能夠避免各種發霉、蟲害等損傷文件資料狀況的發生。

（四）全面提升檔案管理工作人員綜合素質

在檔案管理中，工作人員是一切工作的基礎。企業應當充分給與檔案管理工作充分的重視，投入相當的精力、財力來對現有的工作人員進行思想意識的提升和專業技能的培訓。如拓展訓練、技能培訓等方式。另外，還要完善現有檔案管理部門的組織架構，要實行責任制度，將現代化的管理理念引入到人員管理中。在激發工作人員積極性方面，需要引入先進的人力資源管理辦法，如績效考核制度、獎懲制度、培訓制度等。這不僅能夠提高工作人員對自身工作的重視度、積極性，同時還能夠良好的工作狀態的形成，有利于提升工作人員的綜合素質。

3 結論

綜上所述，檔案管理工作在主要環節，如收集、歸納與整理、保管以及人員管理上存在一定的不足。本文從這幾方面出發，提出了具有針對性的完善措施，以期能夠全面提升檔案管理的綜合水平，從而更好地促進檔案在企業發展中的實現應有的價值，更好地為企業的戰略性發展提供信息基礎。

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