城建檔案管理的有效策略

全圓

摘 要：城建檔案屬于城市非常關鍵的可再生資源，是城市發展的見證，但是，城建檔案管理質量和效率不容樂觀，仍然存在諸多問題，在很大程度上影響到城建檔案工作的持續發展。新形勢下，必須要不斷創新城建檔案管理工作，不斷提升工作質量，以充分發揮該項工作的作用。本文闡述了城建檔案管理的功能，指出該過程中存在的主要問題，提出城建檔案管理的有效策略。

關鍵詞：城建檔案，檔案管理，功能，問題，策略

自從對外開放開始，歷經20幾年的發展，我國城建檔案工作已打造起和城市建設相匹配的檔案體系，同時，相關管理工作變得更加規范、更加科學，并且其所具有社會功能同樣獲得充分的體現。然而，對于現階段的情況而言，城建檔案管理過程中仍然存在一系列的問題，管理水平有待提升，服務意識有待于加強。鑒于這一個方面的原因，本文分析了城建檔案管理的功能，指出管理面臨的問題及其有效策略，以期為做好城建檔案管理工作提供指導和借鑒。

1 城建檔案管理所具有的主要社會功能

第一，服務功能。開展該項工作旨在提供利用，為城市建設提供服務。第二，保障功能。管理機構應當按照當前的相關律法，編制具有較高可行性的規章制度，從而使該項工作順利進行。第三，跟蹤功能。同步管理項目建設方面的檔案資料，是政府的其中一項要求，即檔案工作應當和項目建設保持統一節奏，具有承上啟下的作用。第四，監督功能。如果想將該項工作做好，必須先完善管理機構及其制度，這屬于該項工作的基礎條件，監督該項工作的相關大政方針的具體落實狀況，還涉及到資金來源、人員配備等方面內容，要是缺少管理機構，則根本不能形成完善的制度，同樣就不能有效搜集與應用檔案。

2 現階段城建檔案管理過程中面臨的主要問題分析

2.1 收集與處理檔案缺乏足夠的規范

研究發現，現階段城建檔案收集來源非常不均衡。首先，從總體而言，收集的地下資料相對較少，而地上部分相對較多。具體的工作過程中，相關管理機構無法收集到全部的城建工程檔案，或多或少有所遺漏。其次，從管理權限的層面進行分析，建設系統工程檔案資料收集相對較多，而工程檔案以外的其它資料卻很少。再次，從分類大綱的層面進行分析，有的檔案收集具有漏項，有時候還有空白部分。

2.2 收集方法單調

檔案利用率相對較低，具體的現實中，城建有關方對相關檔案缺乏充分的認識，要是用不到，根本不會去進行查閱，這樣就使得檔案利用有限，無法充分發揮其功能。具體來說，紙質檔案所占比例較高，而電子檔案等特種載體檔案所占比例相對較少，無法充分迎合信息化建設的需求。

2.3 收集內容失真

部分收集到的城建檔案由于一些工程施工單位的資料員缺乏責任心，收集到的檔案資料不完整、不規范，個別單位甚至涂改原始檔案中的內容，造成檔案資料的不真實性，給今后檔案提供利用造成隱患。

2.4 缺乏足夠的專業人才

毋庸置疑，檔案管理離不開大量的專業人才。然而，通過研究現階段一些城市的城建檔案管理不難發現， 城建檔案隊伍中具有專業技術的高素質人才較少，具有信息技術、檔案管理能力的綜合性人才更為稀缺。因此，根本無法滿足今后的發展需求。

2.5 信息化硬件投入有待加強

現階段，城建檔案信息化建設過程中，在配置硬件、網絡連接方面相對落后。我國許多實力較強的圖書館檔案管理部門之中，該項工作已完全通過信息化方式進行管理。然而，在城建檔案管理方面，檔案信息化、數字化工作才剛剛開始，目前根本無法滿足信息化快速發展的要求。

3 城建檔案管理的有效策略

3.1 領導重視，加大經費支持力度

城建檔案屬于城建項目的資料，屬于建筑文化的有機內容之一。各級建設主管機構的領導均需要充分認識到其重要性，加大關注力度，將該項工作歸進城建發展規劃之中，通過認真細致的探討，編制相關政策制度，以推動該項工作不斷向前發展。主動向上級爭取城建檔案管理方面的支持，加大資金支持，努力爭取城建檔案管理工作機構的編制，與編委等機構弄明白該項工作的價值和意義，始終對該工作保持高度的重視。另一方面，建設行政主管機構應當積極把該工作納進績效考核的范疇，省級有關機構應當不斷優化城建檔案館目標管理制度。應當構建起科學合理、系統全面的激勵機制，利用這種方式，切實強化內部管理，最大限度地激發相關人員的主動性，從而推動該項工作不斷向前發展。

3.2 加大力度開展執法檢查工作

重點推動城建檔案工作法治化，在此基礎上，應當根據相關律法以及檔案的職能要求，切實強化對相關執法隊伍的建設，不斷加強對該項工作的執法監督，使相關工作人員的執法能力與水平不斷提升，實施專項執法檢查活動，進一步提升整個社會的檔案思想與法制理念，努力提高依法管檔、依法行政的水平。

3.3 推動該項工作的信息化進程

按照信息化建設需要，充分發揮當前的現代化設施，構建起城建檔案平臺，減少歸檔時間，進一步提升檔案的時效性、全面性、可靠性與利用率。對于城建檔案館來說，其基礎工作是管理檔案，唯有具有全面、高質量的館藏檔案，才可以推動城建檔案館不斷發展，使城建檔案的功能得到有效發揮。另一方面，當前我們已經進入了一個信息時代，城建檔案工作也會進入新的階段，積極開發這方面的信息資源，盡可能的將服務領域拓寬。在通過傳統方式開展檔案管理工作的前提下，不斷把各種信息技術引入該項工作之中，使得信息技術能夠應用到管理的每一個環節。

3.4 更新理念，不斷提升服務意識

相關工作者應當盡快更新自己的思想觀念，應當形成“銳意進取、建功立業”的思想，在實踐中逐漸拓寬檔案服務領域，同時不斷對服務機制進行改善，進一步提升服務效果，科學合理的推動城建檔案館管理機制的改革，切實強化內部管理，并且還應當制定科學合理的競爭機制，以最大限度地激發工作人員的主動性與熱情。該項工作的宗旨是提供服務，屬于城建檔案館健康持續前進的保障。作為城建工作的有機內容之一，城建檔案工作主要是從城建之中而來，并且還能夠服務于城建工作。因此，相關工作人員應當積極主動，親身到一線開展工作，積極到建設部門為他們提供幫助，指導他們開展該項工作。除此之外，還應當樹立起客戶至上的理念，盡快弄清楚利用者的具體需求及其心理，深入加工城建檔案，不斷創新服務模式，從而能夠為城建工作提供高效優質的服務。

3.5 推行目標管理，進一步規范檔案資料的收集和管理工作

第一，對于城建檔案館來說，主要應當收集的檔案包括，基礎設施項目、市政項目、建筑項目、園林與景區項目等，以及軍事工程（其中不包括軍事管理區與禁區，包括穿越市區的地下管線等的具體部署等）。第二，切實強化管理，提高規范化程度：首先，認真細致的對城建檔案進行分類，嚴格控制關口，明確層次，充分確保檔案質量與數量等方面的高度一致，防止各種無用資料進入，其次，不斷改善檔案收集、整理等環節的操作步驟，靈活應用多種方式開展工作，進一步提升管理質量，再次，切實強化對該項工作的督查，發現問題及時整改。

4 結語

綜上所述，城建檔案管理發揮著非常關鍵的作用，為解決管理工作中面臨的問題，應當重點把握以下策略：領導重視，加大經費支持力度；推動該項工作的信息化進程；加大力度開展執法檢查工作；更新理念，不斷提升服務意識；推行目標管理，進一步規范檔案資料的收集和管理工作。

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