淺析人事檔案在企業(yè)管理中的重要性

張秋華

摘 要：人是現(xiàn)代企業(yè)管理的主體和客體，故而現(xiàn)代企業(yè)管理歸根究底是人對人的管理。在企業(yè)管理中，管理干部是基礎(chǔ)因素，要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好管理干部的選聘、任用及提拔工作，人事檔案在這個過程中發(fā)揮著決定性作用。為此，本文首先分析了人事檔案對企業(yè)管理的重要性，之后對當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理中存在的問題進行了剖析，最后結(jié)合行業(yè)特點和時代特征，提出了加強企業(yè)人事檔案管理工作的若干建議，以供同行參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案；企業(yè)管理；人力資源

1 人事檔案對企業(yè)管理的重要性

1.人事檔案是選好管理干部的基礎(chǔ)

現(xiàn)企業(yè)要做好企業(yè)管理工作，就必須首先做好企業(yè)管理干部的選人工作，著重從專業(yè)技能、心理素質(zhì)、職業(yè)道德等多個層面來篩選人才。而企業(yè)篩選人才的主要工具就是人事檔案，其對于企業(yè)人才的篩選有著至關(guān)重要的作用。人事檔案中形形色色的經(jīng)歷、一條條的獎懲記錄，都能夠真真切切地折射出求職者的品德、品格、能力及“短板”，企業(yè)便可根據(jù)這些信息對求職者進行甄別，從中選擇適合企業(yè)實際需求的管理干部。

2.人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)

人事檔案是用好管理干部的基礎(chǔ)，具體包括兩個方面的內(nèi)容：其一，能夠人盡其用。企業(yè)可以從管理干部的個人人事檔案中了解其性格特點、專業(yè)特點及心理特點擁有一個全面的認知，從而根據(jù)這些認知來為其提供適合其特點的工作崗位。如為研究方向為市場營銷的管理干部安排一個銷售管理崗位等。其二，能夠促進管理干部的發(fā)展。企業(yè)可以在人事檔案中增加職工的獎懲情況，這樣的手段和方式恰恰能夠激發(fā)管理干部的工作熱情，形成企業(yè)內(nèi)部良好的競爭氛圍。

3.人事檔案是提拔管理干部的基礎(chǔ)

要發(fā)揮提拔活動的激勵作用，就必須保證提拔的公正性、平等性，也就是說提拔干部要有一個具有說服力的證明，而職工人事檔案，恰恰是廣大職工普遍認可的提拔證明材料。企業(yè)可以根據(jù)管理干部人事檔案中日常工作表現(xiàn)及獎懲情況來擇優(yōu)擇先，提拔對企業(yè)做出突出貢獻的管理干部，繼而提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量。

2 企業(yè)人事檔案管理中的現(xiàn)存問題

1.人事檔案管理工作認識不足

國內(nèi)的市場經(jīng)濟發(fā)展沒有西方發(fā)達國家成熟，企業(yè)管理思維也尚不成熟，特別現(xiàn)代企業(yè)管理思維尚未全面形成，僅國企、外資企業(yè)及其他大型企業(yè)對人事檔案的重要性達成了普遍共識，而在中小企業(yè)中對人事檔案管理工作重要性的認識還亟待提高，他們更愿意把精力放在能夠直接提高企業(yè)經(jīng)濟效益的生產(chǎn)活動和經(jīng)營活動中去，認為人事檔案管理工作無非就是檔案保管，只要保存好人事資料，不弄丟、不損壞就是做好了人事檔案管理工作，片面地把人事檔案管理看作是一個靜態(tài)化的管理，而不能以動態(tài)化的視角來看待人事檔案管理工作。

2.人事檔案完整性、真實性較低

很多企業(yè)都未能夠成立專門的人事檔案管理部門，而企業(yè)職工的人事檔案大多寄存在地方的人力資源與社會保障局，甚至有的企業(yè)從招聘職工到職工晉升、職工離退休都沒有見過職工的人事檔案。職工的檔案長期寄存在人力資源與社會保障局，職工在企業(yè)中的績效考核、工作獎懲情況等都不能及時的裝入個人人事檔案中去，由此造成斷檔情況的出現(xiàn)。一旦遇到實際需要檢查個人人事檔案材料時，為了應(yīng)付檢查，企業(yè)便會短時間內(nèi)編造一些虛假的績效考核及獎懲記錄等裝入職工個人人事檔案中去，造成人事檔案信息失真的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3.人事檔案現(xiàn)代化程度較低

從國內(nèi)人事檔案管理的現(xiàn)狀來看，現(xiàn)代化信息管理在行政、事業(yè)單位中已全面鋪開，提高了工作效率和工作質(zhì)量。但在企業(yè)中，人事檔案管理的現(xiàn)代化程度還比較低。盡管市場上已經(jīng)出現(xiàn)了人事檔案管理軟件，但大多數(shù)企業(yè)的人事檔案管理工作都仍然停留在人工管理模式上，人事檔案管理工作量大，且容易出錯。

4.人事檔案管理工作人員素質(zhì)偏低

一方面，專業(yè)管理人才緊缺。目前國內(nèi)的現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育仍以研究生階段教育為主，并未走進本科教育的舞臺，而具備研究生學(xué)歷的人才大多集中扎堆在上市企業(yè)、外資企業(yè)中，國內(nèi)一般中小型企業(yè)專業(yè)人事檔案管理人才緊缺，甚至大多為兼職管理。另一方面，隨著信息化水平的不斷提高，從事手工人事檔案管理的管理人才表現(xiàn)出極大的不適應(yīng)感，亟需提升他們的現(xiàn)代信息技術(shù)水平。

3 加強人事檔案管理工作的建議

1.增強人事檔案管理意識

企業(yè)管理者必須認識到認識當(dāng)管理工作對企業(yè)的重要性，必須認識到企業(yè)的人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的工具。增強人事檔案管理意識，必須首先把企業(yè)人事檔案管理工作提升到日常工作這樣的一個高度，把人事檔案管理列入年度工作計劃，加大對企業(yè)人事檔案管理的資金投入和人力資源投入，加快人事檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)等。

2.建立嚴格的人事檔案管理制度

嚴格的管理制度是各項管理工作得以有序開展的基礎(chǔ)，為了提高企業(yè)人事檔案管理工作質(zhì)量，必須建立嚴格的人事檔案管理制度，用制度來約束行為，保證人事檔案信息的完整性和真實性。首先，應(yīng)建立人事資料歸檔制度。對企業(yè)職工的年度考核，獎懲情況等，應(yīng)該在本年度及時歸入員工個人人事檔案中去；其次，應(yīng)建立人事檔案查閱制度。建立查閱臺賬和查閱簽名制度，但凡需要查閱職工人事檔案的，一律進行臺賬登記，并簽署查閱人姓名，規(guī)定查閱歸還時間等；最后，制定人事檔案交接制度。人事檔案從外部流入企業(yè)亦或者是從企業(yè)流出，都應(yīng)該辦理交接手續(xù)，仔細檢查人事檔案資料的完整性，并在密封處加蓋公章等。

3.建設(shè)現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)

一方面，加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)在充分認識到人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，應(yīng)加大對人事檔案管理工作的資金投入，購置計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，建立人事檔案管理內(nèi)網(wǎng)，為現(xiàn)代化、信息化人事檔案管理工作奠定堅實的硬件基礎(chǔ)。

另一方面，企業(yè)應(yīng)對自身有一個清晰地認知，結(jié)合行業(yè)特點等，從市場上選擇適合本企業(yè)人事檔案管理工作實際需求的管理軟件，切忌人云亦云。當(dāng)然，為了提高軟件的實用性，企業(yè)還可以與軟件開發(fā)公司合作，針對本企業(yè)人事檔案管理工作實際設(shè)計一款具有較高針對性的人事檔案管理軟件。

4.加快人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)

加快人事檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，需要多方參與，形成合力。首先，應(yīng)改革國內(nèi)現(xiàn)代教育體系中的現(xiàn)代企業(yè)管理教育體系，將現(xiàn)代企業(yè)管理專業(yè)教育下落到本科高校教育當(dāng)中，大面積培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)管理人才，滿足現(xiàn)代企業(yè)管理人才市場的需求；其次，社會培訓(xùn)機構(gòu)也應(yīng)該積極的參與到現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)的浪潮中，開設(shè)現(xiàn)代企業(yè)管理人才培訓(xùn)班，配合企業(yè)做好人事檔案管理人才素養(yǎng)提升工作；最后，企業(yè)應(yīng)該加大投入，提高人事檔案管理人才待遇，定期舉行培訓(xùn)課程，著重提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)和現(xiàn)代化信息素養(yǎng)。

總之，企業(yè)人事檔案對企業(yè)的一筆寶貴財務(wù)，企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)管理工作的重要組成部分，企業(yè)必須從軟硬件設(shè)施著手，提高思想認識，加快制度建設(shè)，加快隊伍建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化。

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